Impact Networking

Impact wurde 1999 gegründet und ist einer der am schnellsten wachsenden Managed-Services-Anbieter des Landes mit über 650 Branchenexperten an 23 Standorten in den USA. Impact ist auf die Konzeption, Entwicklung und Umsetzung maßgeschneiderter Strategien und Lösungen spezialisiert, die die technischen, finanziellen, operativen und kreativen Aspekte eines Unternehmens verbessern. Das Serviceangebot von Impact umfasst Managed IT & Cloud Services, Cybersecurity, Digital Innovation, Print & Document Management und Branding & Marketing.

Das Problem 

Marry Zellers leitet die Personalabteilung von Impact Networking und betreut alle 26 Niederlassungen in den gesamten USA. Angesichts der Größe der Organisation sind Tools, die die Zusammenarbeit und die Ausführung von Geschäftsdokumenten erleichtern, eine Notwendigkeit.

Bis vor wenigen Jahren verließ sich Impact stark auf Papier und veraltete Technologien, um Mitarbeitervereinbarungen, das Onboarding und Vergütungspläne zu dokumentieren sowie Unterschriften einzuholen. Und bei 600 Mitarbeitern im ganzen Land ging leicht etwas unter oder funktionierte nicht mehr. Wenn es darum ging, Unterschriften einzuholen oder Dokumente im Blick zu behalten, gab es kein universelles System oder Verfahren, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Das sorgte für viel Frustration und kostete Impact Zeit und Geld.

„Unser größtes Problem war die mangelnde Organisation, wenn es darum ging, den Überblick über alles zu behalten, insbesondere als wir wuchsen.“ Mary Zellers, Personalleiterin

Die Lösung

Impact Networking war auf der Suche nach einer Lösung zur Optimierung des HR-Prozesses, und als COVID-19 ausbrach, wussten sie, dass sie schnell handeln mussten – und ihr CTO tat genau das und kaufte PandaDoc. 

Ihr Business Analyst, Daniel Bennett, arbeitete mit den verschiedenen Abteilungen zusammen, um ihnen dabei zu helfen, sofort einsatzbereit zu sein, was wichtig war, da gerade eine Ausgangsbeschränkung verhängt worden war. 

Mary Zellers, die Personalleiterin von Impact, konnte sich schnell schulen lassen und über 600 Dokumente zum Thema „Arbeiten im Homeoffice“ versenden. „Einer der größten Vorteile von PandaDoc ist seine Benutzerfreundlichkeit“, erklärt Mary. Von März bis Juni 2020 hat Mary aufgrund der vielen Änderungen, die zu dieser Zeit stattfanden, über 1.800 Dokumente in PandaDoc gesendet. Alle Angebotsschreiben, Vertragsänderungen und sämtliche administrativen Änderungsbenachrichtigungen liefen über PandaDoc. Das Beste daran ist, dass sie eine lückenlose Übersicht über alles hat und die Dokumente am selben Ort gespeichert sind. 

„PandaDoc hat uns wirklich dabei geholfen, effizienter und proaktiver zu arbeiten. Jetzt ist es einfach, den Überblick zu behalten und nachzufassen, da wir auf einen Blick sehen, welche Dokumente gesendet, empfangen, geöffnet und abgeschlossen wurden.“

Vor PandaDoc erfolgten Positionsänderungen oder Gehaltserhöhungen immer auf Papier und mussten von einem Büro zum anderen geschickt oder über E-Mail-Verläufe zwischen verschiedenen Parteien hin- und hergeschickt werden. Jetzt, da alles digital abläuft, verbringt das Team von Mary weniger Zeit damit, Dokumente zu erstellen und Unterschriften hinterherzujagen, was den Prozess für alle Beteiligten erheblich vereinfacht.

„PandaDoc hat für unsere Abteilung einen echten Unterschied gemacht. Den Großteil unserer Zeit haben wir im Endeffekt mit Admin-Arbeit verbracht. Jetzt können wir uns endlich auf Projekte konzentrieren, die unsere Mitarbeiter und Unternehmenskultur voranbringen.“ Mary Zellers, Personalleiterin.

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von PandaDoc nutzt Mary Zellers es praktisch jeden Tag – von administrativen Änderungsformularen über Zusatzleistungen und Urlaube bis hin zu vielem mehr. Ihr Team kann Dokumente jetzt an verschiedene Beteiligte oder Abteilungen senden, die schnell zusammenarbeiten und das Dokument direkt in PandaDoc unterzeichnen können. Sogar ihr CEO kennt sich bestens mit PandaDoc aus und sie können seine Unterschrift schnell einholen. Das Talent-Acquisition-Team nutzt PandaDoc zudem für den gesamten Onboarding-Prozess. Sie nutzen PandaDoc, um Angebotsschreiben, das Vergütungspaket sowie die Provisionsstruktur zu versenden.

„Wir haben jetzt mehr Zeit, uns wichtigen Dingen zu widmen, die keine Verwaltungsaufgaben sind, wie etwa der Verbesserung unseres Onboarding-Erlebnisses.“ Mary Zellers, Personalleiterin.

Andere Abteilungen bei Impact erkannten den Mehrwert einer digitalen Dokumentenplattform wie PandaDoc und führten sie als Teil ihrer IT-Umgebung ein. Die Vertriebs-, Logistik- und Finanzteams von Impact erstellen, versenden und unterzeichnen alle Dokumente über PandaDoc.

PandaDoc hat die Art und Weise, wie Dokumente erstellt, versendet, unterzeichnet und gespeichert werden, grundlegend verändert und Impact so Zeit, Geld und Ärger erspart. Dank des deutlich verbesserten Geschäftsprozesses kann sich Marys Team darauf konzentrieren, ihre Abteilung und ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.