TheKey spart mit PandaDoc 3.000 Stunden pro Jahr ein

Die Herausforderung 

TheKey, der führende Anbieter von hochwertiger häuslicher Pflege in den Vereinigten Staaten, sah sich mit enormen Herausforderungen im Dokumentenmanagement konfrontiert, als das Unternehmen landesweit schnell von 14 auf 120 Standorte expandierte. Mit Niederlassungen in 31 Bundesstaaten, die jeweils individuelle Einwilligungsvereinbarungen erforderten, hatte das Unternehmen bei der Nutzung seiner bestehenden Contract Lifecycle Management-(CLM-)Lösung mit einer zunehmenden Zahl von Vorlagen, Vertraulichkeitsbedenken und steigenden Kosten zu kämpfen.

Die Lösung

Durch die Implementierung von PandaDoc in mehreren Abteilungen konnte TheKey seine Dokumentenprozesse konsolidieren und optimieren. Sie haben alle bestehenden Vorlagen in PandaDoc neu erstellt und können nun Änderungen an Rechtstexten sofort umsetzen. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die robusten Funktionen der Plattform ermöglichten es TheKey, 10 Abteilungen einzubinden und Dokumente für über 8.000 Pflegekräfte sowie 1.500 Unternehmensmitarbeiter und mehr zu verwalten.

Umgang mit Dokumentenkomplexität

TheKey, ehemals Home Care Assistance, ist seit zwei Jahrzehnten führend in der qualitativ hochwertigen häuslichen Seniorenbetreuung. Während sie ein rasantes Wachstum erlebten und in nur zwei Jahren von 14 auf 120 Unternehmensstandorte in den gesamten Vereinigten Staaten expandierten, sahen sie sich mit einer Überlastung durch dokumentenbezogene Herausforderungen konfrontiert.

Katie Buell, ein digitaler Produktmanager bei TheKey, beschrieb das Chaos so: „Wo sind die Sachen?“ In welche Richtung bewegen Sie sich? Wie bleiben wir darüber auf dem Laufenden? Die Präsenz des Unternehmens in 31 Bundesstaaten erforderte aufgrund der unterschiedlichen lokalen Vorschriften für Home-Gesundheits- und Home-Pflegeeinrichtungen mindestens eine oder zwei verschiedene Einwilligungsvereinbarungen für jeden Bundesstaat.

Ihre bestehende CLM-Lösung, DocuSign, hat das Problem noch verschärfte. „Die Herausforderung bei der Nutzung von DocuSign bestand für uns darin, dass wir Word-Dokumente für all diese verschiedenen Vereinbarungen hatten. Sechzig verschiedene Vorlagen für dieselbe Sache, mit derselben Sprache“, erklärte Buell. „Dass wir eine Änderung rechtlicher Formulierungen nicht praktisch sofort umsetzen konnten, war für uns ein großes Problem.“

Die Ineffizienzen wirkten sich negativ auf das Team und das Geschäftsergebnis aus. „Wir ertranken einfach in Arbeit“, fuhr Buell fort. „Wir wussten, dass einige überraschende Kosten entstehen, wenn wir DocuSign weiterhin verwenden, und dass die jährlichen Ausgaben zu hoch für etwas sind, das nur etwa ein Drittel unseres Geschäfts nutzt.“

Darüber hinaus wuchsen die Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit und der Systemverwaltung. „Es war einfach sehr eingeschränkt. Wir konnten keine weiteren Abteilungen anbinden. Es gab auch Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit. Niemand wollte das System verwalten“, fügte Buell hinzu.

Die Lösungen von PandaDoc nutzen

Mitten in ihrer Dokumentenmanagementkrise erregte eine rechtzeitige E-Mail von PandaDoc Buells Aufmerksamkeit. „War ich interessiert?“ „Ja“, erinnerte sie sich. TheKey begann im Juni 2022 mit PandaDoc zu arbeiten und überarbeitete umfassend ihre Dokumentenprozesse.

„Wir haben jedes einzelne Element aus DocuSign übernommen und mit PandaDoc-Vorlagen neu erstellt“, erklärte Buell. „Wir wollten einfach keine Word-Dokumente oder PDFs wieder hochladen.“ Der Übergang war zeitkritisch, da TheKey über Nacht von DocuSign zu PandaDoc wechseln musste, um Serviceunterbrechungen für Patienten zu vermeiden.

Seit der erfolgreichen Umstellung hat TheKey 10 Abteilungen integriert, darunter Business Operations, Gehaltsabrechnung, Rechtsabteilung und Personalwesen. Buell betonte das Ausmaß dieses Vorhabens: „[PandaDoc] ist die Lösung, mit der wir all unsere Dokumente verwalten werden, insbesondere bei mehr als 8.000 Pflegekräften und 1.500 Mitarbeitern in der Unternehmenszentrale. Es ist unsere zentrale Informationsquelle für die gesamte Dokumentation an allen Unternehmensstandorten und in allen Abteilungen. Das ist eine gewaltige Aufgabe für eine einzige Plattform.“

PandaDoc war der Aufgabe mehr als gewachsen.

Effizienzsteigerungen freischalten

Die Implementierung von PandaDoc brachte TheKey eine beeindruckende Rendite ein. Buell berichtete: „Wir sparen dadurch jährlich 3.000 Stunden.“

Die zentralisierte Struktur von PandaDoc war ein Wendepunkt. „Jeder kann einfach in PandaDoc leben“, erklärte Buell. „Ich verwende dazu folgende Analogie: PandaDoc ist das Haus und die Workspaces sind die Zimmer darin.“ Es ist so übersichtlich, so unkompliziert und leicht verständlich. „Es ist unser Zentrum.“

Die Auswirkungen auf die Effizienz des Dokumentenmanagements waren insbesondere erheblich. „Im letzten Jahr konnten wir unsere Effizienz im Dokumentenmanagement dank unserer Partnerschaft mit PandaDoc um das Zehnfache steigern“, berichtete Buell.

Abgesehen von den quantitativen Verbesserungen schwärmte Buell vom Kundensupport von PandaDoc. „Ich habe mit vielen verschiedenen Anbietern aus unterschiedlichen Branchen zusammengearbeitet, und ich war noch nie so beeindruckt“, sagte sie. „Sie antworten mir in weniger als einer Stunde, selbst wenn gar keine Lösung nötig ist. Das gibt mir das Gefühl, dass sie immer für uns da sind.“

Den Weg für zukünftiges Wachstum ebnen

Durch die Einführung von PandaDoc hat TheKey seine Dokumentenmanagementprozesse abteilungsübergreifend revolutioniert. Die Möglichkeit, Vorlagen sofort zu erstellen und zu ändern, hat die früheren Herausforderungen bei der Umsetzung von Änderungen an rechtlichen Formulierungen gelöst. Die benutzerfreundliche Oberfläche hat eine weitreichende Akzeptanz im gesamten Unternehmen ermöglicht, von der Personalabteilung über die Rechtsabteilung und die Gehaltsabrechnung bis hin zum operativen Geschäft.

Die erhebliche Zeitersparnis – 3.000 Stunden pro Jahr – ermöglicht es dem Team von TheKey, sich auf seine Kernaufgabe zu konzentrieren: die Bereitstellung erstklassiger häuslicher Pflege für Senioren in den gesamten Vereinigten Staaten. Die zehnfache Verbesserung der Effizienz im Dokumentenmanagement optimiert nicht nur die Betriebsabläufe, sondern positioniert TheKey auch für weiteres Wachstum und Expansion. Sind Sie bereit, Ihre Dokumentenprozesse zu revolutionieren und wertvolle Zeit für Ihr Team zurückzugewinnen? Demo buchen.

So werden wir all unsere Dokumente verwalten, insbesondere bei mehr als 8.000 Pflegekräften und 1.500 Mitarbeitern in der Unternehmenszentrale. Es ist unsere zentrale Informationsquelle für die gesamte Dokumentation sowie für alle unsere Unternehmensstandorte und Abteilungen. Das ist eine gewaltige Aufgabe für eine einzige Plattform.

Katie Buell

Digital Product Manager