Logiciel de flux de validation

De nombreux documents nécessitent des approbations de plusieurs personnes avant d’être considérés comme prêts à être envoyés. Les flux de travail d’approbation vous permettent de mettre en place un processus d’approbation interne automatisé qui connecte tous les utilisateurs nécessaires à un document avant qu’il ne soit envoyé au destinataire prévu. Vous pouvez envoyer des documents commerciaux aux membres de l’équipe interne avant et après la finalisation du document en activant l’ordre de signature et en ajoutant les collaborateurs requis en tant que destinataires finaux.

Commencez par accéder au modèle PandaDoc que vous souhaitez utiliser pour créer votre document. Vous verrez une ellipse en haut de votre modèle. Cliquez sur ce symbole, puis cliquez sur « Configurer le flux de travail » et faites basculer le bouton « Approuvé » sur la position « on ». Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant avec une liste des personnes de votre organisation. Sélectionnez toute personne appelée à approuver le document final ou ajoutez un groupe d’approbation spécifique pour l’envoyer simultanément à une équipe entière.

Si vous activez l’approbation de documents et désignez quelqu’un pour les approuver, le processus d’approbation commence dès que le processus de création du document est terminé. Une fois le document créé et le flux de travail d’approbation activé, l’approbateur reçoit automatiquement un e-mail de notification avec un lien vers le document. Le logiciel de flux de travail d’approbation de PandaDoc permet à l’approbateur de visualiser immédiatement le document et de déterminer s’il doit l’approuver ou le rejeter. Il peut également fournir des informations complémentaires, des modifications ou des commentaires directement dans le document afin que le créateur puisse facilement y apporter des ajustements. Si le document est approuvé, l’approbateur peut également le transmettre à d’autres approbateurs ou au destinataire final.‌

Ce qui suit l’approbation d’un document dépend entièrement de vous. C’est vous qui choisissez si l’approbation du document envoie automatiquement le document au destinataire final ou si la personne qui a créé le document doit en être informée en premier lieu. Vous disposez ainsi d’une flexibilité et d’un contrôle complets sur ce qu’il advient de votre document après sa création, son approbation ou son envoi. Contrairement à d’autres logiciels de flux de travail d’approbation open source, PandaDoc vous permet de vous assurer que votre flux de travail est entièrement sécurisé de bout en bout.

Oui, vous pouvez sélectionner des désignations d’approbation spécifiques et personnalisées dans chaque document et modèle que vous créez. Avec le logiciel de routage d’approbation de PandaDoc, vous évitez les processus d’approbation compliqués ou l’envoi accidentel de documents au mauvais destinataire. Pour personnaliser les flux de travail d’approbation, il vous suffit de répéter le processus pour établir un ordre d’approbation. Vous pouvez désigner autant d’approbateurs que nécessaire.‌

Basé sur le cloud, le logiciel de flux de travail de PandaDoc facilite plus que jamais l’approbation de documents. Si votre approbateur désigné n’est pas à son bureau lorsqu’un document important doit être examiné et approuvé, cela ne pose aucun problème. Il peut examiner et approuver tout document en temps réel depuis n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde, du moment qu’il dispose d’une connexion Internet.