El reto
Saratoga Group es una agencia inmobiliaria que posee y gestiona comunidades de casas móviles en todo Estados Unidos. Con sede en Knoxville, Tennessee, está en proceso de expansión y opera en cada vez más estados de todo el país. Buscaban la forma de eliminar las ineficiencias y los terribles errores de formato que experimentaban al usar DocuSign para cientos de sus agentes en todo Estados Unidos.
Necesitaban:
- Subir documentos PDF y analizar las firmas y las iniciales que contienen
- Insertar cuadros para firmas e iniciales en los contratos de arrendamiento de varios documentos de los inquilinos
- Insertar nombres, importes de dinero y otros datos en los contratos de arrendamiento
- Encontrar una solución que no implicara conservar varias plantillas para cada contrato de arrendamiento específico de cada estado
- Integrar una herramienta para generar firmas en sus flujos de trabajo, para que los agentes de campo y el personal de la sede central pudieran tramitar sus documentos más fácilmente
La solución
Saratoga comenzó a explorar opciones para crear contratos de arrendamiento más legibles y con menos errores.
El entorno aislado gratuito de la API de PandaDoc le permitió al equipo de TI de Saratoga experimentar y explorar cómo podía encajar PandaDoc en sus flujos de trabajo.
Poder utilizar el entorno aislado supuso que la integración de la API fuera un proceso fluido. Saratoga describe su proceso de integración como “increíblemente rápido”, gracias a la amplia documentación que facilita PandaDoc. Sam tardó tres semanas desde que tuvo la API hasta que publicó los documentos terminados.
Consideraron que la función de etiquetas de campo era de gran utilidad al insertar los cuadros de firma y de iniciales en sus documentos. “La función para poder analizar etiquetas de campo fue muy importante. Nos permitió crear contratos diferentes para cada estado. El entorno aislado de la API me permitió descubrir que era exactamente lo que necesitábamos, de modo que no seguí investigando Adobe Sign, HelloSign u otros servicios”, comentó Sam Hales, ingeniero de software de Saratoga Group. “Desde que nos cambiamos a PandaDoc, nuestros contratos de arrendamiento tienen un mejor formato, contienen menos errores y son mucho más fáciles de tramitar para nuestros equipos”.
Sam pudo insertar etiquetas de campo en los contratos de arrendamiento en PDF de Saratoga, lo que le permitió colocar cuadros para la firma y las iniciales donde los necesitara en el documento. La función de etiquetas de campo de PandaDoc inserta nombres, fechas, importes de dinero y otros datos en cuadros de texto predefinidos. Estos campos se pueden personalizar para convertirlos en cuadros de firmas, de iniciales, etc. Gracias al uso de etiquetas de campo, Saratoga ahora puede generar documentos más limpios y con menos errores. Además de poder analizar las etiquetas de campo de los archivos PDF, Saratoga consideró que las competitivas opciones de precios de PandaDoc y su inigualable experiencia de usuario fueron factores importantes en su decisión.
Resultados
La integración de la API de PandaDoc en su flujo de trabajo ha simplificado de forma drástica el proceso de generación de contratos de arrendamiento de Saratoga. Ahora, los gestores y agentes pueden elaborar nuevos contratos de arrendamiento dirigiéndose a sus bases de datos, seleccionando el nombre del inquilino y haciendo clic en “enviar”.
Este sencillo proceso es todo lo que se necesita para elaborar un contrato de arrendamiento nuevo, rellenado por completo y con un formato correcto. Esto ha reducido el tiempo que los empleados dedican a la generación de documentos y ha simplificado el proceso de recopilación de firmas de todas las partes. Sam dice que, desde que se ha cambiado a PandaDoc, sus contratos de arrendamiento tienen un mejor formato, contienen menos errores y son mucho más fáciles de gestionar para sus equipos.
La API de PandaDoc está completamente documentada y disponible públicamente, lo que significa que Saratoga pudo integrarla en su flujo de trabajo en un plazo de tres semanas.