Używany system CRM:
Saleslogix
Obszar:
dział sprzedaży

Crystal Ball to zlokalizowany w Wielkiej Brytanii dostawca platformy do zarządzania siłą roboczą. Portfolio produktów tej firmy pomaga przedsiębiorstwom w monitorowaniu personelu i wyposażenia oraz zarządzania nimi w sposób zwiększający bezpieczeństwo i skuteczność.

Problem

Tara jest kierowniczką ds. marketingu w Crystal Ball. Oprócz spraw związanych z pozyskiwaniem potencjalnych klientów odpowiada również za zapewnienie odpowiednich narzędzi i wsparcia, które pozwalają działowi sprzedaży osiągać założone cele sprzedażowe.

Przed wprowadzeniem PandaDoc dział sprzedaży Crystal Ball korzystał z programów Microsoft Word i PowerPoint do tworzenia ofert i umów, które były wysyłane do klientów mailem w formie plików PDF.

Proces ten był dla działu sprzedaży dość czasochłonny – przygotowanie oferty zajmowało zazwyczaj pół godziny. Po wysłaniu umowy lub oferty zespół był zmuszony czekać dni, a często nawet tygodnie, na to, aby klient wydrukował, podpisał, zeskanował i odesłał mailem potrzebne dokumenty.

Taki stan rzeczy wywoływał tylko frustrację zespołu sprzedażowego, działu wsparcia oraz samych klientów Crystal Ball. Przedstawiciele handlowi nie mogli poznać powodu opóźnień w podpisaniu dokumentów, a zespół wsparcia miewał trudności z odczytaniem uwag zapisanych ręcznie na umowach. Budziło to poirytowanie i prowadziło do błędów, które odbijały się negatywnie na jakości obsługi klienta.

Jak często bywa w wielu rozwijających się firmach, te niedociągnięcia i frustracje wpływały na ogólną wydajność Crystal Ball, zmuszając Tarę do poszukiwania bardziej wydajnych rozwiązań.

Rozwiązanie

Firma Crystal Ball rozważała kilka platform do obsługi dokumentów, zanim zawęziła poszukiwania do rozwiązań Adobe Sign i PandaDoc. Ostatecznie korzystniejszy zestaw funkcji oraz niższy ogólny koszt platformy PandaDoc sprawiły, że Crystal Ball wybrało naszą propozycję dla swojego zespołu ds. sprzedaży.

Tara i zespół ds. sukcesu klienta PandaDoc natychmiast rozpoczęli współpracę nad przygotowaniem środowiska, które umożliwiłoby zespołowi ds. sprzedaży sprawniejsze tworzenie, wysyłanie i podpisywanie umów oraz ofert. Tara była w stanie stworzyć bibliotekę szablonów do umów i ofert oraz bibliotekę zasobów zatwierdzonych do wykorzystania w dokumentach ofertowych.

Obecnie dział sprzedaży Crystal Ball korzysta z rozwiązania PandaDoc do codziennego tworzenia, śledzenia i podpisywania ofert oraz umów.

Rezultaty

Crystal Ball zanotowała bardzo duży zwrot z inwestycji w platformę PandaDoc. Dzięki PandaDoc jej zespół ds. sprzedaży spędza o 60% mniej czasu na przygotowywaniu ofert, niż miało to miejsce w przypadku aplikacji Word i PowerPoint, jednocześnie zapewniając wyższą jakość dzięki zatwierdzonym zasobom dostarczonym przez Tarę.

Dział wsparcia Crystal Ball wykorzystał możliwości PandaDoc do wyeliminowania pisanych odręcznie uwag na umowach, co przekłada się na oszczędność czasu i minimalizuje liczbę błędów.

Zespół liderów Crystal Ball skorzystał z platformy PandaDoc na kilka sposobów. Mogą oni teraz używać funkcji analitycznych PandaDoc do badania procesów związanych z ofertami i umowami, co pozwala im zrozumieć, jak, kiedy i dlaczego udaje lub nie udaje się zrealizować transakcji. Co więcej, mają możliwość szybszego poszerzania bazy klientów Crystal Ball dzięki większej wydajności i skuteczności zespołu ds. sprzedaży.