So erstellen Sie eine elektronische Signatur und unterzeichnen Ihre Dokumente kostenlos elektronisch (6 Methoden)

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Kennzeichnung, die Ihre Absicht ausdrückt, ein Dokument zu unterzeichnen. Sie ist gemäß ESIGN Act, UETA und eIDAS rechtsgültig. Sie können kostenlos auf verschiedene Arten eine erstellen – mit spezieller E-Signatur-Software, einem Zeichen-Tool, einem gescannten Bild oder browserbasierten Methoden wie Google Docs und Gmail. Mit PandaDoc können Sie ein unterzeichnetes Dokument in weniger als zwei Minuten erstellen und versenden.

Vielleicht müssen Sie nur ein PDF für sich selbst unterzeichnen. Vielleicht müssen Sie einen Vertrag an einen Kunden senden und nachverfolgen, wann dieser ihn öffnet und unterzeichnet. Beide Situationen werden nachfolgend anhand von sechs kostenlosen Methoden behandelt.

Ihren kostenlosen PandaDoc-Testzeitraum starten → Kostenlos loslegen

Warum es wichtig ist, welche Methode Sie wählen

Nicht jede der unten aufgeführten Methoden erzeugt dieselbe Art von Unterschrift. Manche fügen einfach ein Bild Ihres Namens auf einer Seite ein. Andere erstellen ein Protokoll darüber, wer wann und von welchem Gerät aus unterzeichnet hat – ein Protokoll, das von Bedeutung ist, falls eine Unterschrift jemals infrage gestellt werden sollte.

Bei einem internen Memo spielt dieser Unterschied normalerweise keine Rolle. Bei einem Mietvertrag, einem Vertrag oder allem, was mit Geld oder Haftung verbunden ist, spielt er jedoch eine große Rolle. Achten Sie beim Durchlesen der sechs Methoden auf zwei Dinge: wie schnell die Methode ist und ob sie einen Audit Trail hinterlässt.

Die 6 Methoden auf einen Blick

1. PandaDoc – ideal zum Versenden von Dokumenten und Verfolgen, wer unterzeichnet hat.

2. Google Docs – am besten, wenn Sie bereits Verträge in Google Workspace verfassen.

3. Ihre Unterschrift zeichnen – ideal für ein handschriftliches Aussehen.

4. Ihre Unterschrift eingeben – die schnellste Option.

5. Ein gescanntes Bild hochladen – ideal für die Digitalisierung einer handschriftlichen Unterschrift.

6. Gmail oder Outlook – ideal zum Signieren von Dokumenten, die gerade in Ihrem Posteingang gelandet sind.

Methode 1: Erstellen Sie eine kostenlose elektronische Signatur mit PandaDoc

Das kostenlose Paket von PandaDoc beinhaltet elektronische Signaturen für hochgeladene Dokumente – keine Kreditkarte erforderlich. Sie erhalten 60 kostenlose Dokumentversendungen pro Jahr mit bis zu zwei Empfängern pro Dokument, was die meisten Signaturanforderungen von Privatpersonen und Kleinunternehmen abdeckt.

Kostenloses PandaDoc-Paket: 60 kostenlose Dokumente pro Jahr versenden, elektronische Signaturen inklusive, keine Kreditkarte erforderlich. Kostenlose Software für elektronische Signaturen ansehen →

So funktioniert es

1. Registrieren Sie sich für ein kostenloses PandaDoc-Konto und klicken Sie auf +Dokument, um Ihre Datei hochzuladen (PDF, Word, Excel, PowerPoint, JPG oder PNG funktionieren alle).

2. Fügen Sie dem Dokument ein Signaturfeld hinzu und weisen Sie es sich selbst oder einem anderen Unterzeichner zu.

3. Klicken Sie auf Ausfüllen und unterschreiben und wählen Sie dann, ob Sie Ihre Unterschrift zeichnen, eingeben oder hochladen möchten.

4. Unterzeichnen und laden Sie das abgeschlossene Dokument herunter oder senden Sie es direkt aus PandaDoc an einen Empfänger und verfolgen Sie, wann dieser es öffnet und unterzeichnet.

Als wir diesen Ablauf an einem Standard-PDF-Vertrag getestet haben, dauerte der gesamte Prozess – Hochladen, Feldplatzierung und Unterzeichnen – von Anfang bis Ende unter zwei Minuten. Das Unterschriftsfeld erkennt automatisch in etwa, wo sich eine Unterschriftenzeile auf einem gescannten PDF befindet, was im Vergleich zur manuellen Platzierung einen Schritt erspart.

Vorteile

• Das kostenlose Paket umfasst das Unterzeichnen und einen einfachen Versand – ganz ohne Softwareinstallation.

• Funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone gleichermaßen.

• Fügt automatisch einen Audit Trail hinzu, sodass Sie einen Nachweis darüber haben, wer wann unterzeichnet hat.

• Unterstützt das Zeichnen, Eingeben und Hochladen eines Unterschriftenbildes, alles an einem Ort.

Nachteile

• Das kostenlose Paket beschränkt Sie auf 60 Dokumentversendungen pro Jahr und zwei Empfänger pro Dokument.

• Erweiterte Workflows – Vorlagen, CRM-Integrationen, individuelles Branding – erfordern ein kostenpflichtiges Paket.

PandaDoc kostenlos testen → Keine Kreditkarte erforderlich.

Methode 2: Eine elektronische Signatur in Google Docs erstellen

Wenn Sie bereits Verträge oder Briefe in Google Docs verfassen, können Sie eine Unterschrift hinzufügen, ohne die Seite zu verlassen. Es gibt zwei Möglichkeiten: das integrierte Zeichen-Tool von Google oder ein Drittanbieter-Add-on wie PandaDoc.

Option A: Verwenden Sie das integrierte Zeichentool

1. Öffnen Sie Ihr Google Doc und klicken Sie auf Einfügen > Zeichnung > + Neu.

2. Wählen Sie im Zeichenfenster das Werkzeug Scribble (Linie) aus.

3. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Ihrer Maus, Ihrem Trackpad oder Ihrem Touchscreen.

4. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um das Unterschriftenbild in Ihr Dokument einzufügen.

5. Ziehen Sie das Bild an die Position über Ihrer Unterschriftenzeile und passen Sie bei Bedarf die Größe an.

Zu beachtende Einschränkung: Eine auf diese Weise erstellte Signatur ist lediglich ein in die Seite eingefügtes Bild. Sie ist nicht E-Signatur-konform – sie verfügt über keinen Audit Trail, keine Identitätsüberprüfung und keine manipulationssichere Aufzeichnung. Für eine formlose Notiz oder einen internen Entwurf ist das völlig in Ordnung, aber für einen Vertrag oder ein Dokument, das rechtlich Bestand haben muss, ist dies keine gute Wahl. Jeder mit Bearbeitungszugriff auf das Dokument könnte dieses Bild später verschieben oder ersetzen, und es gäbe keinerlei Protokollierung darüber.

Option B: Verwenden Sie das PandaDoc-Add-on für Google Docs

Für eine Signatur, die tatsächlich rechtsverbindlich ist, installieren Sie das PandaDoc-Add-on für Google Docs. Damit können Sie das Dokument direkt aus Google Docs zur Signatur senden, mit demselben Audit Trail und derselben Compliance, wie Sie sie in PandaDoc selbst erhalten würden.

Dies ist immer dann die bessere Option, wenn das Dokument durchsetzbar sein muss – ein Freelancer-Vertrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung, ein Mietvertrag oder alles, worauf Sie später als Nachweis dafür Bezug nehmen müssen, dass beide Seiten den Bedingungen zugestimmt haben.

Methode 3: Erstellen einer elektronischen Signatur durch Zeichnen

Wenn Sie Ihre Unterschrift zeichnen, sieht sie tatsächlich wie Ihre Handschrift aus, statt wie eine getippte Schriftart. In PandaDoc können Sie mit einer Maus, einem Trackpad oder Ihrem Finger auf einem Touchscreen zeichnen.

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie eine Unterschrift wünschen, die der ähnelt, die Sie auf Papier leisten. Das ist bei Dokumenten von Bedeutung, bei denen eine stärkere visuelle Übereinstimmung mit Ihrer gewohnten Unterschrift erwartet wird, wie etwa bei einem notariell beglaubigten Formular oder einer Unterschriftenkarte, die Sie bereits an anderer Stelle hinterlegt haben.

Auf Mobilgeräten funktioniert das Zeichnen zum Unterzeichnen genauso: Tippen Sie auf das Unterschriftsfeld und unterschreiben Sie dann mit Ihrem Finger auf dem Bildschirm. Wir haben festgestellt, dass dies selbst auf einem kleinen Smartphone-Bildschirm problemlos funktioniert, da das Unterschriftsfeld beim Zeichnen vergrößert wird, sodass Sie mehr Platz zum Arbeiten haben, als die tatsächliche Feldgröße vermuten lässt.

Vorteile

• Sieht aus wie Ihre echte Unterschrift, was bei Dokumenten wichtig ist, die visuell verglichen werden.

• Sie benötigen keine zusätzliche Hardware über das Gerät hinaus, das Sie bereits haben.

• Kann gespeichert und in zukünftigen Dokumenten im selben Tool wiederverwendet werden.

Nachteile

• Mit einer Maus oder einem Trackpad ist es schwieriger, ein sauberes Ergebnis zu erzielen als mit einem Touchscreen.

• Es braucht ein paar Versuche, um eine Unterschrift zu erhalten, mit der Sie zufrieden sind.

Bevorzugen Sie ein ausgefeilteres, freihändiges Ergebnis? In unserem Leitfaden zur Erstellung einer handschriftlichen Unterschrift online finden Sie weitere Tools und Tipps.

Methode 4: Eine elektronische Signatur durch Eintippen erstellen

Das Eintippen Ihrer Unterschrift ist die schnellste der sechs Methoden. In PandaDoc geben Sie einfach Ihren Namen in das Signaturfeld ein und wählen einen Schriftstil – die meisten Plattformen bieten mehrere Schriftarten im Schreibstil an, die einer Handschrift ähneln.

Eine getippte Unterschrift ist rechtlich genauso gültig wie eine gezeichnete oder handschriftliche Unterschrift. Nach dem ESIGN Act und UETA muss eine Unterschrift nicht wie eine handschriftliche Unterschrift aussehen, um gültig zu sein – sie muss lediglich Ihre Absicht zu unterschreiben erkennen lassen. Dieselbe Logik gilt in der EU gemäß der eIDAS-Verordnung.

Das Eintippen ist die richtige Wahl, wenn Sie etwas schnell unterzeichnen möchten und das Dokument keinen bestimmten visuellen Stil erfordert – eine interne Genehmigung, eine kurze Bestätigung oder ein Formular, das Sie schon oft unterzeichnet haben. Heben Sie sich die Methode mit gezeichneter Unterschrift oder hochgeladenem Bild für Situationen auf, in denen eine stärkere Übereinstimmung mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift erwartet wird, wie etwa bei einem notariell beglaubigten Dokument oder einer Unterschrift, die mit einer bereits bei einer Bank oder Behörde hinterlegten übereinstimmen muss.

Vorteile

• Die schnellste der sechs Methoden – es dauert nur wenige Sekunden.

• Jedes Mal einheitlich, da es aus Text statt aus Handbewegungen generiert wird.

• Leicht zu lesen, was manche Unterzeichner einem stilisierten Gekritzel vorziehen.

Nachteile

• Ähnelt nicht Ihrer handschriftlichen Unterschrift, was weniger persönlich wirken kann.

• Einige Unterzeichner und Vertragspartner erwarten ein eher handschriftliches Aussehen, obwohl dies rechtlich nicht erforderlich ist.

Methode 5: Erstellen einer elektronischen Signatur aus einem hochgeladenen Bild

Diese Methode digitalisiert eine Unterschrift, die Sie bereits auf Papier haben. Das ist eine gute Option, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Signatur genauso aussieht wie diejenige, mit der Sie seit Jahren unterschreiben.

So funktioniert es

1. Unterschreiben Sie Ihren Namen auf einem weißen Blatt Papier mit einem Kugelschreiber mit schwarzer oder blauer Tinte.

2. Fotografieren oder scannen Sie die Unterschrift mit Ihrem Smartphone oder einem Scanner.

3. Schneiden Sie das Bild mit dem Foto-Editor Ihres Smartphones oder einem kostenlosen Online-Tool eng um die Unterschrift herum zu.

4. Wenn die Datei als JPEG gespeichert wurde, konvertieren Sie sie in PNG, damit sie einen transparenten Hintergrund hat – die meisten kostenlosen Konvertierungstools erledigen dies in Sekundenschnelle.

5. Laden Sie das Bild als Ihre Unterschrift in PandaDoc (oder ein anderes E-Signatur-Tool) hoch.

Tipps für ein sauberes Ergebnis

• Verwenden Sie einen einfachen weißen Hintergrund und eine gute Beleuchtung, um Schatten auf der Unterschrift zu vermeiden.

• Schneiden Sie nah an der Unterschrift zu, damit sie nicht wie eine winzige Markierung auf einer großen leeren Seite aussieht.

• Speichern Sie die Datei als PNG mit transparentem Hintergrund, falls Ihr Bearbeitungstool dies unterstützt, damit sie sich natürlich über ein Dokument legt.

• Verwenden Sie einen dunkleren Stift (schwarz oder dunkelblau) für einen besseren Kontrast beim Scannen.

Warum diese Methode allein nicht ausreicht: Ein hochgeladenes Bild ist nur ein Bild – es enthält nicht den Audit Trail, den eine von einer Plattform generierte Signatur bietet. Ein Audit Trail zeichnet auf, wer unterzeichnet hat, die jeweilige IP-Adresse, einen Zeitstempel sowie die Bestätigung, dass das Dokument anschließend nicht verändert wurde. Diese Aufzeichnung sorgt häufig dafür, dass eine Signatur Bestand hat, falls sie jemals angefochten wird, da jeder ein Bild der Unterschrift einer anderen Person kopieren kann, einen verifizierten Audit Trail jedoch nicht fälschen kann. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Ist eine elektronische Signatur sicher?

Vorteile

• Stimmt genau mit Ihrer echten, physischen Unterschrift überein.

• Nützlich, wenn Sie ein einheitliches Unterschriftsbild für viele verschiedene Tools und Dokumente benötigen.

Nachteile

• Kein integrierter Audit Trail an sich – er ist nur so sicher wie das Tool, in das Sie ihn hochladen.

• Erfordert eine Smartphone-Kamera oder einen Scanner sowie einige zusätzliche Bearbeitungsschritte.

• Für andere leicht, das Bild zu kopieren oder wiederzuverwenden, wenn es nicht geschützt ist.

Methode 6: Eine elektronische Signatur in Gmail oder Outlook erstellen

Zunächst sollte ein häufiges Missverständnis geklärt werden: Ein E-Mail-Signaturblock – Ihr Name und Titel am Ende einer E-Mail – ist nicht dasselbe wie eine elektronische Signatur für ein Dokument. Das eine ist eine Fußzeile; das andere eine rechtsverbindliche Kennzeichnung auf einem Vertrag oder Formular.

Wenn Ihnen jemand ein PDF zum Unterzeichnen per E-Mail sendet, haben Sie zwei Optionen:

1. Separat herunterladen und unterzeichnen. Laden Sie den Anhang herunter, öffnen Sie ihn in PandaDoc (oder Adobe), unterzeichnen Sie ihn und antworten Sie dann mit der angehängten unterzeichneten Kopie.

2. Die Gmail-Integration von PandaDoc verwenden. So können Sie Dokumente öffnen, unterzeichnen und senden, ohne Ihren Posteingang zu verlassen – kein Herunterladen oder erneutes Hochladen erforderlich, und das unterzeichnete Dokument erhält denselben Audit Trail, den Sie direkt in PandaDoc erhalten würden.

In Outlook gilt dieselbe Logik: Laden Sie den Anhang herunter, unterzeichnen Sie ihn mit dem E-Signatur-Tool Ihrer Wahl und senden Sie ihn zurück. Wenn Sie regelmäßig Dokumente per E-Mail unterzeichnen, erspart Ihnen die einmalige Einrichtung der Integration jedes Mal den Ablauf aus Herunterladen, Unterzeichnen und erneutem Anhängen. Weitere Informationen zum Gmail-spezifischen Workflow finden Sie unter So fügen Sie eine elektronische Signatur in Gmail hinzu.

Der beste Weg, Verträge direkt im Browser zu senden und unterzeichnen zu lassen

Wenn Sie ein Dokument nur selbst unterzeichnen müssen, funktioniert jede der oben genannten sechs Methoden. Wenn Sie jedoch einen Vertrag an eine andere Person senden und unterzeichnet zurückerhalten müssen, ist ein speziell dafür entwickeltes Tool die bessere Wahl.

PandaDoc ist die führende Option für den Versand von Verträgen und das Einholen von Unterschriften direkt über einen Browser – ganz ohne Software-Download. Sie können einen bestehenden Vertrag hochladen oder mit einer Vorlage beginnen, eine Reihenfolge der Unterschriften für mehrere Empfänger festlegen und das Öffnen sowie den Signierfortschritt in Echtzeit verfolgen – alles über ein einziges Dashboard.

Wenn Sie an mehrere Unterzeichner senden, können Sie auch eine Reihenfolge der Unterschriften festlegen, sodass jede Person das Dokument erst erhält, nachdem die Person vor ihr unterzeichnet hat. Dies vermeidet das häufige Problem, dass ein Dokument in der falschen Reihenfolge zwischen Unterzeichnern hin- und hergeschickt wird.

Beginnen Sie, Verträge kostenlos zu versenden →

Ist eine kostenlose elektronische Signatur rechtsverbindlich?

Ja – eine kostenlose elektronische Signatur ist in den meisten Ländern rechtsverbindlich, solange sie die Anforderungen der geltenden Gesetze erfüllt: den ESIGN Act und UETA in den USA sowie eIDAS in der EU.

Was eine Unterschrift rechtsgültig macht

Eine Unterschrift hat rechtlich Bestand, wenn sie Folgendes zeigt:

• Unterzeichnungsabsicht – der Unterzeichner wollte das Dokument eindeutig unterzeichnen und nicht nur anzeigen.

• Einwilligung in elektronische Geschäftsabwicklung – der Unterzeichner hat der Nutzung elektronischer Signaturen anstelle von Stift und Papier zugestimmt.

• Dokumentenaufbewahrung — das unterzeichnete Dokument und sein Verlauf werden gespeichert und können später abgerufen werden.

• Authentifizierung – es gibt eine Möglichkeit zu bestätigen, wer tatsächlich unterzeichnet hat.

Sowohl der Federal ESIGN Act (15 U.S.C. § 7001) als auch der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) legen fest, dass eine elektronische Signatur keiner handschriftlichen Unterschrift ähneln muss, um gültig zu sein – sie muss lediglich die oben genannten Kriterien erfüllen. In der EU legt die eIDAS-Verordnung einen ähnlichen Standard fest, mit einer zusätzlichen Stufe (qualifizierte elektronische Signaturen) für Dokumente, die ein höheres Maß an Identitätssicherung erfordern.

Was kostenlose Tools bieten – und was ihnen möglicherweise fehlt

Kostenlose Tools unterscheiden sich stark in dem Umfang des Audit Trails. Manche erstellen lediglich ein einfaches Bild ohne Aufzeichnung darüber, wer wann unterzeichnet hat. Das kostenlose Paket von PandaDoc enthält einen vollständigen Audit Trail für jedes unterzeichnete Dokument – was der entscheidende Aspekt für die Durchsetzbarkeit ist, falls eine Unterschrift jemals angefochten werden sollte.

Für Dokumente mit sehr hohem rechtlichen oder finanziellen Risiko – umfassende Verträge, Immobilientransaktionen oder alles, was eine zusätzliche Identitätsüberprüfung erfordert – sollten Sie anstelle einer Standard-Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Betracht ziehen. Eine QES fügt ein verifiziertes digitales Zertifikat hinzu, das an die Identität des Unterzeichners gebunden ist, was über das hinausgeht, was die meisten kostenlosen Tools, einschließlich grundlegender kostenloser Pakete, bieten.

Welche Methode ist die richtige für Sie?

Wenn Sie sich noch unsicher sind, ist der sicherste Standard die Methode, die einen Audit Trail hinterlässt – was ein einfaches Bild oder eine Google Docs-Zeichnung allein für alles ausschließt, was rechtlich von Bedeutung ist.

PandaDoc →

PandaDoc ist keine Anwaltskanzlei und stellt keinen Ersatz für eine Rechtsberatung oder eine Anwaltskanzlei dar. Die Inhalte dieser Seite dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Sollten Sie rechtliche Fragen zur Gültigkeit von elektronischen Signaturen oder digitalen Signaturen und deren Rechtswirksamkeit haben, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder eine Anwaltskanzlei.

Sind Sie bereit, Ihr erstes Dokument zu unterschreiben? Starten Sie eine kostenlose PandaDoc-Testversion