Die Herausforderung:
TPD wurde den nicht enden wollenden Schreibarbeiten, die in der Personalbranche anfallen, nicht mehr Herr. Mitarbeiter hatten keinen zentralen Speicherort, auf den sie von mehreren Standorten aus zugreifen konnten. Dadurch kam es zu menschlichen Fehlern wie alter Rechtssprache, inkonsistentem Branding usw.
Die Lösung:
Durch die Einführung von PandaDoc und die Integration der Lösung in HubSpot CRM wurde die Onboarding-Zeit für Neueinstellungen um 75 % reduziert. So ließen sich 3.700 $ an Arbeitskosten und 188 Stunden pro Monat einsparen.
Details
TPD ist ein internationaler Personaldienstleister, der mit Kunden und Talentpools zusammenarbeitet, um den Erfolg von Mitarbeitern und Unternehmen zu fördern. Das Unternehmen bietet skalierbare HR-Lösungen, die auf den branchenweit besten Kundenbindungsprogrammen und Servicegarantien beruhen.
Fehlerhafte Dokumente und mühsame Schreibarbeiten
Bei TPD fallen viele Schreibarbeiten an. Und die bereiten häufig Probleme. Jeder, der schon einmal einen Einstellungsprozess durchlaufen oder Mitarbeiter eingestellt hat, weiß, dass mehrere Formulare und Verträge ausgefüllt werden müssen. Zahlreiche Dokumente müssen gedruckt, ausgefüllt, unterzeichnet, eingescannt, zurückgesendet und abgelegt werden, wenn keine Lösung wie PandaDoc verfügbar ist.
Vor PandaDoc wurden Unterlagen von mehreren Büros aus versendet. Es gab keinen zentralen Hub, an dem diese Dokumente für alle Standorte in Nordamerika zugänglich waren. Durch entstanden u. a. Probleme durch veraltete Rechtssprache, inkonsistentes Branding und Fehler.
Der Prozess lief ungefähr so ab:
- Branding-Elemente und Empfängerinformationen wurden den einzelnen Dokumenten über Microsoft Word hinzugefügt.
- Die Word-Dokumente wurden in ausfüllbare Adobe PDF-Formulare umgewandelt.
- Die Formulare wurden in das CRM hochgeladen.
- Die Formulare wurden zum Versenden heruntergeladen.
Da dieser Prozess so mühselig war, griffen Mitarbeiter aus Zeitgründen häufig auf lokal gespeicherte Formulare zurück, was oft zu Konsistenzproblemen und Fehlern führte.
Die Dokumenten-Workflows mit PandaDoc automatisieren
Aufgrund der Integration mit HubSpot und der robusten Funktionen zur Dokumentenautomatisierung hält Kelsye Boyd, Direktorin für Geschäftssysteme und -prozesse bei TBD, PandaDoc für die ideale Lösung. PandaDoc hatte mehr zu bieten als nur elektronische Signaturen. Es stellte einen zentralen Dokumentenspeicher, Branding-Steuerelemente und standardisierte Workflows bereit. Ziel von TPD war es, mit PandaDoc die Effizienz und Produktivität der HR-Prozesse und mehrerer Standorte in Nordamerika zu optimieren.
Da PandaDoc mit HubSpot CRM kombiniert werden konnte, waren die Mitarbeiter bei TPD in der Lage, Dokumente zu erstellen, zu übermitteln, zu unterzeichnen und zu speichern, ohne HubSpot verlassen zu müssen. Mit der neuen PandaDoc-Integration konnte TPD Fehler in Prozessen reduzieren, die Kontrolle wiedererlangen, ein konsistentes Branding umsetzen und die Anzahl der verwendeten Tools verringern – und dabei noch Zeit und Geld sparen. Das PandaDoc-System in Kombination mit HubSpot CRM war entscheidend für den Unternehmenserfolg.
Bei TPD werden Verträge jetzt schneller unterzeichnet und Rechnungen direkt über PandaDoc bezahlt
Dank der Zahlungsintegration von PandaDoc mit Stripe haben Kunden von TPD jetzt die Möglichkeit, in Online-Rechnungen direkt zu bezahlen. Auf diese Weise erhält das Vertriebsteam innerhalb von PandaDoc einen Überblick über Rechnungseingänge.
„PandaDoc macht viele Aufgaben so viel effizienter, als es früher der Fall war. Es ist ein Kinderspiel, die Einstellungsunterlagen an die Kandidaten zu schicken … ohne PandaDoc war dieser Vorgang ein zeitaufwändiger bürokratischer Akt.“
Auswirkungen: 75 % kürzere Onboarding-Zeit und Einsparungen von mehreren Tausend Dollar
Die Kapitalrendite seit der Einführung der PandaDoc-Integration mit HubSpot im März 2016 sagt alles.
- Der Zeitraum für das Onboarding neuer Mitarbeiter wurde von einer Stunde auf nur 15 Minuten pro Person verkürzt
- TPD spart 188 Arbeitsstunden pro Monat. Das sind Einsparungen von 3.700 $ pro Monat bei Verwaltungsgehältern.
- 44 % weniger Ausgaben für unnötige Lizenzen und Tools, wie Microsoft Office und Adobe Creative Cloud
- Die Möglichkeit zur direkten Bezahlung von TPD hat den Cashflow verbessert. Im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden hat sich die Anzahl der Außenstandstage halbiert.
Durch die Nutzung des HubSpot CRM mit der PandaDoc-Integration konnte TPD die Kontrolle über Geschäftsprozesse übernehmen, Zeit und Geld sparen und gleichzeitig ein enormes Wachstum verzeichnen. TPD optimiert die Nutzung von HubSpot und der PandaDoc-Integration in Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam kontinuierlich, damit Vertriebsmitarbeiter Zugang zu hochwertigen Begleitmaterialien haben und die Angebotserstellung für potenzielle Kunden beschleunigen können. Beide Systeme sind benutzerfreundlich, nicht allzu schwierig und bieten den perfekten Ausgleich zwischen Systemleistung und Komplexität.
Dank PandaDoc konnte TPD darüber hinaus in einer Krise schnell reagieren, da mit der Lösung in weniger als zwei Wochen mehr als 300 Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet werden konnten.
Boyds Aufgabe ist es, den ROI aller neuen Tools zu prüfen und zu quantifizieren. „Die Zahlen sprechen für sich“, meint sie.
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