Schnelle, flexible und skalierbare Dokumenten-Workflows für ein wachsendes Team 

Viva ist ein schnell expandierendes Startup, das Spitzenunternehmen in den USA und weltweit mit Executive-Assistenzkräften versorgt. Was als kleines Vorhaben begann, ist zu einem 150-köpfigen Team herangewachsen, das große Unternehmen wie Notion und Rebrandly unterstützt. Als die Mitgründer Fineas Tatar und Adnan Khan ihr Team aufbauten, brauchten sie eine bessere Lösung, um Verträge, Bestellformulare und Zahlungsprozesse zu optimieren.

Wir haben mit Fineas Tatar und Dania Maduro, Senior Executive Assistant bei Viva, darüber gesprochen, wie ihr Team PandaDoc einsetzt, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beschleunigen, die Dokumentation zu organisieren und Geschäfte schneller abzuschließen. Das haben sie dazu gesagt: 

Welche Herausforderungen haben Sie dazu veranlasst, PandaDoc zu nutzen?

Fineas: Die Neukundengewinnung wurde immer schwieriger zu skalieren, und wir hatten viele manuelle Prozesse für das Versenden von Bestellformularen, das Einholen von Unterschriften und das Verfolgen von Onboarding-Zahlungen. Wir brauchten einen zentralen Ort, um alles zu verwalten – etwas Einfaches und Wiederholbares. PandaDoc ist eingesprungen und hat alles wesentlich einfacher gemacht. Wir konnten Vorlagen erstellen, Unterzeichner zuweisen und einmalige Zahlungen über Stripe direkt im Dokument integrieren. Das hat uns enorm viel Zeit gespart.

Wofür verwenden Sie PandaDoc heute?

Dania: Ein paar Dinge. Der Vertrieb nutzt es für Bestellformulare. Customer Success kann auch früher im Prozess einsteigen, um dabei zu helfen, Deals voranzubringen. Unser HR-Team nutzt es im Recruiting für Aufgaben wie NDAs und Assessments. Wir verwenden es sogar für Lieferantenverträge. Das ist unser bevorzugtes Tool, um Unterschriften zu erfassen und Dokumente rasch zu verschicken.

Wer verwaltet eure PandaDoc-Vorlagen?

Dania: Ich überarbeite unsere bestehenden Vorlagen, damit sie korrekt sind und verwendet werden können. Ich überarbeite unsere bestehenden Vorlagen, damit sie korrekt sind und verwendet werden können.

Wie zieht euer Team Zahlungen über PandaDoc ein?

Fineas: Wir nutzen die Stripe-Integration, um Onboarding-Gebühren direkt über das Bestellformular einzuziehen. Falls zutreffend, befindet sich das Zahlungsfeld gleich dort und Kund:innen können in einem einzigen, reibungslosen Schritt unterschreiben und bezahlen. Der Rest unserer Abrechnungen erfolgt über Rechnungsstellung und Verlängerungen.

Gibt es Integrationen, die Sie als besonders hilfreich empfunden haben?

Dania: Auf jeden Fall. Wir verwenden die PandaDoc-HubSpot-Integration, um Zahlungen zu verfolgen und alles mit unserem CRM zu synchronisieren. Außerdem nutzen wir Zapier, um unterschriebene Dokumente direkt in Google Drive zu schicken. Dadurch bleiben wir organisiert, ohne dass zusätzliche Schritte nötig sind.

Können Sie ein Beispiel dafür geben, wie PandaDoc dazu beigetragen hat, Ihre Prozesse zu beschleunigen?

Fineas: Erst kürzlich hatten wir ein Einführungsgespräch mit einer Interessentin, und innerhalb von 40 Minuten nach Ende des Gesprächs hatte sie das Auftragsformular unterschrieben. Früher hat der gesamte Prozess mit E-Mails hin und her bis zu 24 Stunden gedauert. Wenn Sie versprechen, jemanden innerhalb von 24 Stunden zu einstellen, zählt jede Minute. Dafür war PandaDoc ein riesiger Gewinn.

Wie fällt Ihr Gesamteindruck von PandaDoc aus?

Dania: Super einfach. Wir haben uns auch andere Tools angesehen, aber PandaDoc überzeugt durch seine Benutzerfreundlichkeit. Ganz ohne Kopfzerbrechen: Vorlage einfügen, Unterzeichner zuweisen und versenden. Im Vergleich zu dem E-Mail-Chaos von früher ist das ein himmelweiter Unterschied.

Würden Sie sagen, dass PandaDoc Ihr Wachstum unterstützt?

Fineas: Dadurch konnten wir skalieren, ohne mehr Personal für manuelle Verwaltungsaufgaben einstellen zu müssen. Anstatt für jeden Vertrag oder jede Zahlung E‑Mails hin und her zu schicken, bieten wir unseren Kundinnen und Kunden jetzt ein schlankes, professionelles Erlebnis – und das verschafft uns mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Haben Sie einen Rat für andere, die PandaDoc in Betracht ziehen?

Dania: Wenn du Werkzeuge vergleichst, sieh dir an, wie leicht sie sich tatsächlich benutzen lassen. Mit PandaDoc ist vom ersten Moment an alles klar ersichtlich. Und wenn dein Prozess – so wie unserer – auf Geschwindigkeit setzt, gibt es keine bessere Option.