Mehr als 18 Best Practices für die elektronische Dateiverwaltung
DOKUMENTENMANAGEMENT MIT ERWEITERTEN FILTERN
Dokumente mit Dokumentenmanagement-Filtern und Suchtools organisieren
Entdecken Sie Ihre digitalen Dokumente in Echtzeit mit unserem leistungsstarken integrierten Dokumentenmanagementsystem. Durchsuchen Sie Ihr Archiv schnell und sicher – mit vordefinierten Filtern, Dokumentstatus, individuell erstellten Tags, Metadaten und mehr.
Keine Kreditkarte erforderlich
Über 68,000 Unternehmen verwenden PandaDoc, um den Überblick über ihre Dokumente zu behalten.
Was sind Filter?
Vordefinierte Filter sind eine Möglichkeit Dokumente anhand ihrer wesentlichen Eigenschaften zu sortieren und zu organisieren.
Beispielsweise hat fast jedes Dokument einen Eigentümer, einen vorgesehenen Empfänger und ein Fälligkeitsdatum. Mit erweiterten Filtern für Dokumentenmanagement können Benutzer nach diesen wichtigen Eigenschaften suchen und sortieren, um den Überblick zu behalten.
Zwar ist diese Methode einfach, aber sie kann wertvolle Insights zu den komplexesten Dokumentenprozessen bieten. Mit Dokumentenmanagement-Filtern lässt sich leicht erkennen, wo in welcher Lebenszyklusphase sich bestimmte Dokumente befinden, wer sie besitzt und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen.
PandaDoc kombiniert voreingestellte Filter mit globaler Suche und Tags, die spezifisch für Arbeitsbereiche sind, um leistungsstärkere Sortier- und Organisationsoptionen bereitzustellen.
Behalten Sie stets den Überblick über Ihren Dokumentenspeicher
Mit dem Suchtool Zeit sparen
Auf der Suche nach einem Dokument? Geben Sie es einfach in die Suchleiste ein und verfeinern Sie Ihre Ergebnisse mühelos mit unseren Filtern für Dokumentenmanagement.
Die wichtigsten Dokumente priorisieren
Nutzen Sie Filter, um Dokumente zu überprüfen, die bald ablaufen, fällig sind oder Handlungsbedarf haben – so verpassen Sie keine Chance mehr.
Nach Datum, Status, Empfänger usw. filtern
Mit unseren vordefinierten Filtern können Sie Dokumente auffinden – schnell, effizient und ohne umständliches Durchklicken durch Ordner.
Tools für ein besseres Datensatzmanagement
Schnelle Suche nach elektronischen Dateien
Sie haben keine Lust mehr, in Unterordnern und verschiedenen Speicherorten nach einer bestimmten Datei zu suchen?
Verfeinern Sie die Suche mit vordefinierten Filtern, Tags oder Metadaten, um die gewünschte Datei im Handumdrehen zu finden. Oder suchen Sie nach Dokumenten, die von bestimmten Benutzern innerhalb Ihres Arbeitsbereichs erstellt wurden.
Das Dokumentenmanagement-
system digitalisieren
Mit PandaDoc können Sie Papierdokumente und Aktenordner hinter sich lassen und auf elektronische Dokumente sowie papierlose Arbeitsabläufe umsteigen.
Die OCR-Technologie indexiert Ihre Dateiliste, sodass Ihr Archiv jederzeit sofort durchsuchbar ist. Sie können u. a. nach Phrasen, Dokumententiteln, Nutzern suchen.
Intelligenter arbeiten – mit Filtern
Mit dem Suchtool und den Filterfunktionen von PandaDoc lassen sich Dokumente nach Status filtern und suchen.
Sie können Erinnerungen für Verträge senden, die noch auf Genehmigung warten, Interessenten an gesendete Angebote erinnern, die noch nicht angesehen wurden, oder das Team benachrichtigen, wenn ein Vertrag „bezahlt“ wurde.
Dieser Ansatz sorgt dafür, dass Vertriebsmitarbeiter ihre Verkaufspipeline im Blick behalten und in allgemeinen Übersichten stets die wichtigsten Deals sehen.
„PandaDoc macht viele Aufgaben so viel effizienter, als es früher der Fall war. Es ist ein Kinderspiel, die Einstellungsunterlagen an die Kandidaten zu schicken … ohne PandaDoc war dieser Vorgang ein zeitaufwändiger bürokratischer Akt.“
Director of Business Systems & Processes
Wichtige Dokumente professionell verwalten
Vertragserneuerungen
Möchten Sie Ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten und sicherstellen, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden?
Mit den Filtertools von PandaDoc können Sie nach Verlängerungsdatum sortieren und proaktiv auf Kunden zugehen, bevor Verträge ablaufen.
Zusätzlich können Sie nach Vertragsart und Branche filtern, um Muster bei vergangenen Verlängerungen zu erkennen und Ihre zukünftige Ansprache zu optimieren.
Onboarding
Neueinstellungen bringen oft eine Menge Schreibarbeiten mit sich – von Arbeitsverträgen bis hin zu Compliance-Formularen.
Mit den Organisations-Tools von PandaDoc sind diese Unterlagen auch Jahre später noch problemlos auffindbar. Sie können einfach einen Namen in die Suchleiste eingeben oder nach einem Dokumentenempfänger filtern, um schnell die passenden Vereinbarungen zu finden.
Rechnungen
Sind Sie es leid, endlos durch E-Mails und Ordner zu stöbern, um Rechnungen nachzuverfolgen?
Mit PandaDoc wird die Suche zum Kinderspiel! Ihr Team kann ganz einfach nach Unternehmen und Fälligkeitsdatum suchen, um schnell die benötigten Dokumente zu finden. So lassen sich inaktive Empfänger leichter erinnern und Zahlungen effizient abschließen – ganz ohne Stress.
Fehlende Dokumente
Jedes Team verliert irgendwann einmal ein Dokument. Dateien werden in den falschen Ordner abgelegt oder landen an einem unerwarteten Ort.
Mit PandaDoc ist die Wiederherstellung von Dateien genauso einfach wie eine Suche.
Geben Sie einfach ein paar relevante Informationen in die Suchleiste ein. PandaDoc übernimmt den Rest und durchsucht alle Dateien in Ihrem Arbeitsbereich nach dem fehlenden Dokument.
So filtern Sie Ihre Dokumente und straffen Ihre Verwaltungsvorgänge
Dokumente dank PandaDoc schneller und einfacher finden
Erhalten Sie eine personalisierte 1:1-Demo mit einem PandaDoc Produktspezialisten.
- Individuell für Ihre Anforderungen
- Antworten auf alle Ihre Fragen
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Durch Übermittlung dieses Formulars erkläre ich mich damit einverstanden, dass die von mir genutzten Services und die von mir übermittelten personenbezogenen Daten den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung von PandaDoc unterliegen.
Häufig gestellte Fragen
Ist PandaDoc eine Dokumenten-Managementsoftware?
PandaDoc ist eine Komplettlösung für das Dokumenten-Management, die Teams dabei unterstützt, digitale Dokumente zu erstellen, zusammen daran zu arbeiten, Abläufe zu automatisieren und Dokumente elektronisch zu unterschreiben.
Zusätzlich können Benutzer Dokumente, die mit dem verbundenen Cloud-Speicher erstellt wurden, sicher speichern.
Für Unternehmen, die ihre Datensicherheit verbessern und ihre Geschäftsprozesse konsolidieren möchten, ist die Speicherung elektronischer Unterlagen innerhalb von PandaDoc eine ausgezeichnete Option.
Wie kann ich elektronische Dateien am besten organisieren?
PandaDoc bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Dateien übersichtlich zu organisieren.
Die meisten elektronischen Dokumenten-Managementsysteme (auch bekannt als DMS oder EDMS) nutzen dabei Funktionen wie Dokumentenmetadaten und -Tags oder lassen Benutzer Ordnerstrukturen erstellen, um eine logische Navigation zu ermöglichen.
All diese Funktionen stehen auch PandaDoc-Nutzern zur Verfügung. Einige Features, wie die automatische Nummerierung, können sogar eine hilfreiche Backup-Option sein, falls die Dateibenennung etwas verwirrend wird.
Wichtige Informationen, die an eine Datei angehängt sind, wie Audit Trails oder die Versionskontrolle, werden direkt an die Dokumente angefügt. So sind alle Änderungen stets an einer Stelle gespeichert und leicht nachvollziehbar.
Wie nutze ich die Suchfunktionen von PandaDoc (Tags, Suchleiste, erweiterte Filter usw.)?
Alle diese Suchtools und Sortierfunktionen sind automatisch in Ihren PandaDoc-Arbeitsbereich integriert.
Auf der Registerkarte „Dokumente“ können Sie mit vordefinierten Filtern durch Dokumente navigieren, die noch nicht in der Ordnerhierarchie archiviert wurden. Wenn Sie den Inhalt eines bestimmten Ordners filtern möchten, müssen Sie zunächst zum entsprechenden Ordner in Ihrem Dokumentspeicher wechseln.
Sie können diesen Schritt auch überspringen und die Suchleiste nutzen. Die Suche liefert eine Ergebnisliste basierend auf Ihren Eingaben. Mit weiteren Filtern lässt sie sich genauer eingrenzen, sodass Sie problemlos die richten Dokumente finden.
Tags sind ein leistungsstarkes Tool. Zwar müssen sie bestimmten Dateien und Ordnern manuell zugewiesen werden, was anfangs etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Doch der Aufwand lohnt sich: Mit Tags können Sie das Content-Management individuell gestalten und Bereiche abdecken, die über die einfachen Filter hinausgehen
Auf welche Weise werden Dateien elektronisch am besten gespeichert?
Das hängt vom Dateityp und vom Anwendungsfall ab.
PandaDoc eignet sich etwa hervorragend für das Dokumentenmanagement. Wenn Teams mit sensiblen Informationen arbeiten oder gesetzliche Vorgaben wie HIPAA einhalten müssen, sind wir die richtige Wahl. Unsere leistungsstarken Tools erleichtern die Zusammenarbeit, optimieren Prozesse und vermeiden unnötige Reibungsverluste.
Wer mit speziellen Dateiformaten wie Musikdateien, Fotos usw. arbeitet, sollte das bei der Wahl der passenden Dateimanagementsoftware unbedingt berücksichtigen.
Wie organisiere ich digitale Dateien effizient?
Die meisten Unternehmen und Teams verfügen bereits über ein Dateisystem, auch wenn es nicht sehr übersichtlich ist.
In der Regel werden Dateien in mehreren Ordnern auf einer Festplatte gespeichert und sind durch Klicken auf die Ordner oder Suchen nach Dateinamen auffindbar. Die Strukturen sind vertraut und in den meisten Branchen üblich.
PandaDOc bietet eine digitalisierte, Cloud-basierte Version dieser Grundstruktur sowie einige zusätzliche Funktionen wie optimierte Zugriffskontrolle und verbessertee Berechtigungen.
Im Prinzip ist der Ansatz ähnlich. So können Teams die meisten vorhandenen Dateien (DOCX, PDF usw.) einfach in die PandaDoc-Umgebung importieren, um sie langfristig besser zu verwalten.