Gagnez du temps grâce à la recherche
Vous cherchez un document ? Saisissez du texte dans la barre de recherche, puis affinez les résultats obtenus avec les filtres avancés pour la gestion des documents.
GESTION DE DOCUMENTS AVEC FILTRES
Organisez vos documents à l’aide d’outils de recherche et de filtres avancés
Retrouvez vos documents numériques en temps réel à l’aide d’un système intégré de gestion documentaire. Faites une recherche dans vos archives en toute sécurité à l’aide de filtres avancés pour la gestion des documents, des statuts, d’étiquettes personnalisées, de métadonnées et plus encore.
Aucune carte bancaire n’est requise
Plus de 68,000 entreprises utilisent PandaDoc pour gérer efficacement leurs documents
À quoi servent les filtres avancés pour la gestion des documents ?
Les filtres avancés pour la gestion des documents permettent de trier et d’organiser vos documents en fonction de leurs principales propriétés.
Par exemple, la quasi-totalité des documents dispose d’un propriétaire, d’un destinataire et d’une date d’échéance. Avec les filtres avancés pour la gestion des documents, vous pouvez rechercher et trier ces derniers sur la base de ces informations essentielles.
Cette approche pourtant simple se montre efficace avec les processus documentaires les plus complexes. Avec les filtres avancés pour la gestion des documents, vous pouvez facilement déterminer où en sont des documents donnés dans leur cycle de vie, qui en est responsable et quelles actions doivent être prises.
PandaDoc combine des filtres avancés pour la gestion des documents, une recherche globale et des étiquettes définies par espace de travail afin de muscler les possibilités de tri et d’organisation.
Ne vous laissez pas déborder par vos documents
Donnez la priorité aux documents essentiels
Appliquez des filtres avancés pour la gestion des documents pour passer en revue ceux d’entre eux qui ont expirés, sont en retard ou nécessitent une action. Exploitez toutes les opportunités.
Filtrez par date, statut, destinataire et plus encore
Utilisez des filtres avancés pour la gestion des documents pour trouver et consulter ces derniers sans fouiller des dizaines de dossiers.
Des outils pour mieux gérer vos informations
Retrouvez rapidement vos fichiers électroniques
Vous en avez assez de chercher partout le fichier dont vous avez besoin ?
Effectuez une d’étiquettes ou de métadonnées pour trouver votre bonheur en un clin d’œil à l’aide des filtres avancés pour la gestion des documents. Vous pouvez même retrouver facilement les documents créés par des utilisateurs spécifiques de votre espace de travail.
Numérisez votre système de gestion documentaire
Oubliez les documents papier et les armoires de classement pour passer au dématérialisé.
PandaDoc indexe vos fichiers en procédant à une reconnaissance optique des caractères. Vous pouvez ainsi faire immédiatement des recherches dans vos archives à partir d’une phrase, d’un titre de document, d’un utilisateur ou bien d’autres critères.
Travaillez plus efficacement grâce aux filtres avancés
Recherchez et filtrez vos documents en fonction de leur statut.
Envoyez des rappels pour les contrats en attente d’approbation, relancez les prospects qui n’ont pas consulté les propositions qui leur ont été envoyées ou informez votre équipe qu’un contrat a été réglé.
Les listes globales permettent aux commerciaux de suivre de près leur pipeline de vente en assurant la visibilité des transactions pour lesquelles une action est possible.
<< Grâce à PandaDoc, nous avons gagné en efficacité et pouvons envoyer les dossiers de recrutement rapidement aux candidats. Sans PandaDoc, cette tâche nous prendrait un temps fou. >>
Kelsey Boyd
Directrice Systèmes et processus commerciaux
Gérez avec professionnalisme les documents importants
Renouvellements
Simplifiez la gestion des contrats et veillez à ne manquer aucun délai essentiel.
Filtrez vos contrats pour les trier par date de renouvellement afin de pouvoir contacter vos clients avant l’expiration de leur contrat.
Vous pouvez même aller plus loin avec des filtres portant sur le type de contrat et le secteur : analysez les anciens renouvellements pour détecter d’éventuelles tendances et optimiser votre communication.
Outils de recherche avancée : pour quelles équipes ?
RH
RH
Selon les objectifs de l’entreprise, la structure des dossiers des systèmes RH peut être très complexe.
Les contrats de travail sont-ils rangés avec le fichier de l’employé ou dans un dossier généraliste ? Quel choix a été fait pour les documents de conformité ?
PandaDoc propose une gestion électronique unifiée des fichiers pour les RH avec des outils de recherche, de filtrage et d’étiquetage universels.
Vous pouvez ainsi accéder aux fichiers et contrats des employés en un instant, même si vous ne savez pas exactement dans quel dossier ils se trouvent.
Simplifiez l’administratif avec les filtres et les outils de recherche
18 bonnes pratiques de gestion des fichiers électroniques
Comment organiser vos documents avec des étiquettes et des filtres
Générez et ajoutez des étiquettes de document pour faciliter la recherche
Retrouvez tous vos documents plus rapidement et plus facilement avec PandaDoc
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Questions fréquentes
PandaDoc est une plateforme de gestion documentaire tout-en-un qui facilite les processus de création, la collaboration, l’automatisation et la signature électronique des documents numériques.
Elle permet également aux utilisateurs de stocker leurs documents dans l’espace cloud associé à leur espace de travail.
PandaDoc est une solution de choix pour les entreprises souhaitant renforcer la sécurité de leurs données et consolider leurs processus métier.
PandaDoc propose de nombreuses stratégies d’organisation des fichiers.
La plupart des systèmes de gestion des documents électroniques utilisent les métadonnées des documents ou invitent leurs utilisateurs à créer des hiérarchies de dossiers pour permettre une navigation logique.
Toutes ces possibilités sont disponibles dans PandaDoc. D’autres, comme la numérotation automatisée, peuvent même faire office de solution de secours lorsque les conventions de nommage deviennent trop complexes.
Les informations importantes concernant un fichier, comme sa piste d’audit et le contrôle de la version, lui sont liées afin que toutes les modifications soient consultables depuis le même endroit.
Tous ces outils de recherche et de tri sont intégrés à votre espace de travail PandaDoc automatiquement.
Vous trouverez dans l’onglet Documents des filtres prédéfinis qui vous permettront de parcourir les documents qui n’ont pas encore été archivés dans votre hiérarchie de dossiers. Pour filtrer le contenu d’un dossier donné, vous devez d’abord accéder à ce dossier.
Vous pouvez vous passer de cette étape si vous utilisez la barre de recherche, qui génère une liste des fichiers répondant à vos critères. Vous pouvez ensuite filtrer cette liste pour affiner votre recherche et trouver les documents qui vous intéressent.
Les étiquettes sont puissantes, mais doivent être attribuées manuellement aux fichiers et dossiers. Cette étape peut prendre un peu de temps, mais permet une gestion de votre contenu plus fine qu’avec les filtres prédéfinis.
Tout dépend du type des fichiers et de l’utilisation que vous en avez.
Par exemple, PandaDoc est la solution idéale pour gérer des documents. Notre logiciel convient parfaitement aux équipes qui ont besoin de stocker ou de partager des documents contenant des informations sensibles ou soumis à des exigences de conformité réglementaire spécifiques, comme la loi HIPAA. Nous proposons aussi des outils de collaboration très efficaces qui simplifient ces processus et améliorent l’efficacité.
En revanche, pour gérer des fichiers audio, des photos ou autres, une autre solution pourrait s’imposer. C’est donc un point à prendre en compte lors de l’évaluation de logiciels de gestion de fichiers.
La plupart des entreprises et équipes ont déjà un système de classement, même s’il n’est pas toujours très structuré.
Bien souvent, les fichiers sont stockés dans une série de dossiers sur un disque dur et sont accessibles en parcourant les dossiers ou en cherchant par nom. Cette structure est connue et se retrouve dans la plupart des secteurs.
PandaDoc propose une version dématérialisée et dans le cloud de cette structure, avec des fonctionnalités en plus, comme un contrôle des accès et des autorisations optimisés.
L’approche de base reste la même, ce qui permet aux équipes d’importer facilement la plupart de leurs fichiers existants (DOCX, PDF, etc.) dans l’écosystème PandaDoc pour en améliorer la
gestion à long terme.