Une signature électronique est une marque numérique qui indique votre intention de signer un document. Elle est juridiquement valable en vertu de l’ESIGN Act, de l’UETA et de l’eIDAS. Vous pouvez en créer une gratuitement de plusieurs manières : un logiciel de signature électronique dédié, un outil de dessin, une image numérisée ou des méthodes basées sur un navigateur comme Google Docs et Gmail. PandaDoc vous permet de créer et d’envoyer un document signé en moins de deux minutes.
Peut-être avez-vous simplement besoin de signer un PDF pour vous-même. Peut-être devez-vous envoyer un contrat à un client et savoir quand il l’ouvre et le signe. Les deux situations sont abordées ci-dessous, à travers six méthodes gratuites.
Toutes les méthodes ci-dessous ne produisent pas le même type de signature. Certaines se contentent de coller une image de votre nom sur une page. D’autres créent un enregistrement indiquant qui a signé, quand et depuis quel appareil — un enregistrement essentiel si une signature est un jour contestée.
Cette différence n’a généralement pas d’importance pour une note interne. En revanche, elle revêt une grande importance pour un bail, un contrat ou tout autre document impliquant des sommes d’argent ou une responsabilité. En parcourant ces six méthodes, concentrez-vous sur deux aspects : la rapidité de la méthode et la présence ou non d’une piste d’audit.
Les 6 méthodes en un coup d'œil
PandaDoc : idéal pour envoyer des documents et savoir qui a signé.
Google Docs : idéal si vous rédigez déjà des contrats dans Google Workspace.
Signer de votre main : idéal pour un aspect manuscrit.
Saisir votre signature — l’option la plus rapide.
Charger une image numérisée — idéal pour numériser une signature manuscrite.
Gmail ou Outlook — idéal pour signer ce qui vient d’arriver dans votre boîte de réception.
Méthode 1 : Créer une signature électronique gratuitement avec PandaDoc
Le forfait gratuit de PandaDoc inclut les signatures électroniques sur les documents importés, aucune carte de crédit requise. Vous bénéficiez de 60 envois de documents gratuits par an, avec jusqu’à deux destinataires par document, ce qui couvre la plupart des besoins en matière de signature des particuliers et des petites entreprises.
Comment créer une signature électronique et signer électroniquement vos documents gratuitement (6 méthodes)
Anna Gallese est une gestionnaire du marketing des produits chez PandaDoc, où elle combine la narration, la stratégie et l'activation des ventes pour aider les équipes de revenus à associer la valeur du produit aux résultats clients concrets. Avec une formation en matière d'autonomisation et une passion pour simplifier la complexité, Anna a développé des programmes percutants qui favorisent l'adoption, alimentent la croissance et permettent aux équipes de vendre plus intelligemment. Quand elle ne peaufine pas les stratégies d'accès au marché ou ne collabore pas sur des plans de lancement, vous pouvez la trouver en train d'explorer les espaces naturels avec son chien nommé Happy ou en voyageant vers de nouveaux endroits simplement pour goûter à leur cuisine.
Inscrivez-vous pour créer un compte PandaDoc gratuit et cliquez sur +Document pour importer votre fichier (PDF, Word, Excel, PowerPoint, JPG ou PNG sont pris en charge).
Ajoutez un champ de signature au document et attribuez-le à vous-même ou à un autre signataire.
Cliquez sur Remplir et signer, puis choisissez de dessiner, saisir ou télécharger votre signature.
Signez et téléchargez le document dûment rempli, ou envoyez-le directement à un destinataire depuis PandaDoc et voyez quand il l’ouvre et le signe.
Lorsque nous avons testé ce processus sur un contrat au format PDF standard, l’ensemble de la procédure (téléchargement, remplissage des champs et signature) a pris moins de deux minutes du début à la fin. Le champ de signature détecte automatiquement l’emplacement approximatif de la ligne de signature sur un PDF numérisé, ce qui permet d’économiser une étape par rapport à une insertion manuelle.
Avantages
La formule gratuite comprend la signature et l’envoi de documents, sans installation de logiciel.
Fonctionne de la même manière sur ordinateur, tablette et mobile.
Ajoute automatiquement une piste d’audit, afin que vous ayez une trace de qui a signé et à quel moment.
Prend en charge le tracé, la saisie et le téléchargement d’une image de signature, le tout au même endroit.
Inconvénients
Le forfait gratuit vous limite à 60 envois de documents par an et deux destinataires par document.
Les flux de travail avancés (modèles, intégrations CRM, image de marque personnalisée) nécessitent un forfait payant.
Méthode 2 : Créer une signature électronique dans Google Docs
Si vous rédigez déjà des contrats ou des courriers dans Google Docs, vous pouvez ajouter une signature sans quitter la page. Il existe deux façons de procéder : l’outil de dessin intégré de Google ou un module complémentaire tiers comme PandaDoc.
Option A : utiliser l’outil de dessin intégré
Ouvrez votre Google Doc et cliquez sur Insérer > Dessin > + Nouveau.
Dans la fenêtre de dessin, sélectionnez l’outil Gribouillage (ligne).
Tracez votre signature à l’aide de votre souris, de votre trackpad ou de votre écran tactile.
Cliquez sur Enregistrer et fermer pour déposer l’image de la signature dans votre document.
Faites glisser l’image pour la placer au-dessus de la ligne de signature et redimensionnez-la si nécessaire.
Limite à connaître : une signature créée de cette manière n’est qu’une image insérée dans la page. Elle n’est pas conforme aux normes de signature électronique : elle ne comporte ni piste d’audit, ni vérification d’identité, ni trace permettant de détecter toute altération. Cela convient pour une note informelle ou un projet interne, mais c’est un choix peu sûr pour un contrat ou tout document devant avoir une valeur juridique. Toute personne disposant d’un accès en modification au document pourrait déplacer ou remplacer cette image ultérieurement, sans qu’il n’y ait aucune trace de cette modification.
Option B : utilisez le module complémentaire PandaDoc pour Google Docs
Pour une signature réellement juridiquement contraignante, installez lemodule complémentaire PandaDoc pour Google Docs. Il vous permet d’envoyer le document pour signature directement depuis Google Docs, en bénéficiant de la même piste d’audit et des mêmes garanties de conformité que celles offertes par PandaDoc lui-même.
C’est la meilleure option chaque fois que le document doit avoir force exécutoire : qu’il s’agisse d’un contrat de travail indépendant, d’un accord de confidentialité, d’un bail ou de tout autre document auquel vous pourriez avoir besoin de vous référer ultérieurement pour prouver que les deux parties ont accepté les conditions.
Méthode 3 : Créer une signature électronique en la dessinant
En dessinant votre signature, vous obtenez un résultat qui ressemble véritablement à votre écriture manuscrite, plutôt qu’à une police de caractères. Dans PandaDoc, vous pouvez dessiner à l’aide d’une souris, d’un trackpad ou de votre doigt sur un écran tactile.
Utilisez cette méthode lorsque vous souhaitez obtenir une signature qui ressemble à celle que vous apposez sur papier. Cela est important pour les documents où l’on exige une meilleure correspondance visuelle avec votre signature habituelle, comme un formulaire certifié par un notaire ou une signature que vous avez déjà utilisée ailleurs.
Sur mobile, la fonction « dessiner pour signer » fonctionne de la même manière : appuyez sur le champ de signature, puis utilisez votre doigt pour signer sur l’écran. Nous avons constaté que cela fonctionne parfaitement, même sur un petit écran de téléphone, car le champ de signature s’agrandit pendant que vous dessinez, ce qui vous offre plus d’espace que ne le laisse supposer la taille réelle du champ.
Avantages
Ressemble à votre véritable signature, ce qui compte pour les documents comparés visuellement.
Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire en dehors de l’appareil dont vous disposez déjà.
Elles peuvent être enregistrées et réutilisées dans d’autres documents créés ultérieurement avec le même outil.
Inconvénients
Plus difficile d'obtenir un résultat net avec une souris ou un pavé tactile par rapport à un écran tactile.
Il faut quelques essais pour obtenir une signature qui vous convienne.
Méthode 4 : Créer une signature électronique en la saisissant
Saisir votre signature est la méthode la plus rapide des six. Dans PandaDoc, il vous suffit de saisir votre nom dans le champ de signature et de choisir un style de police — la plupart des plateformes proposent quelques polices de type script qui ressemblent à une écriture manuscrite cursive.
Une signature dactylographiée a la même valeur juridique qu’une signature dessinée ou manuscrite. En vertu de la loi ESIGN et de l’UETA, une signature n’a pas besoin de ressembler à une écriture manuscrite pour être valable : il suffit qu’elle témoigne de votre intention de signer. Le même principe s’applique dans l’Union européenne en vertu du règlement eIDAS.
La saisie au clavier est la solution idéale lorsque vous devez signer rapidement un document qui ne nécessite pas de style visuel particulier : une validation interne, un accusé de réception rapide ou un formulaire que vous avez déjà signé à de nombreuses reprises. Réservez la méthode consistant à dessiner ou à importer une image aux situations où une plus grande ressemblance avec votre signature manuscrite est requise, comme pour un document certifié par un notaire ou une signature qui doit correspondre à celle déjà enregistrée auprès d’une banque ou d’un organisme public.
Avantages
La méthode la plus rapide des six — quelques secondes suffisent.
Identique à chaque fois, car généré à partir de texte plutôt que d’un mouvement de la main.
Facile à lire, ce que certains signataires préfèrent à un gribouillage stylisé.
Inconvénients
Ne ressemble pas à votre signature manuscrite, ce qui peut sembler moins personnel.
Certains signataires et certaines contreparties souhaitent que l’écriture ait un aspect plus manuscrit, même si cela n’est pas exigé par la loi.
Méthode 5 : Créer une signature électronique à partir d’une image téléchargée
Cette méthode permet de numériser une signature que vous avez déjà sur papier. Elle est particulièrement adaptée si vous souhaitez que votre signature électronique ressemble exactement à celle que vous utilisez depuis des années.
Comment procéder
Signez votre nom sur une feuille de papier blanc ordinaire, à l’aide d’un stylo à bille à encre noire ou bleue.
Photographiez ou numérisez la signature avec votre téléphone ou un scanner.
Recadrez l’image au plus près de la signature à l’aide de l’éditeur de photos de votre téléphone ou d’un outil en ligne gratuit.
Si le fichier a été enregistré au format JPEG, convertissez-le au format PNG afin qu’il présente un fond transparent. La plupart des outils de conversion gratuits effectuent cette opération en quelques secondes.
Importez l’image dans PandaDoc (ou un autre outil de signature électronique) pour l’utiliser comme signature.
Conseils pour un résultat net
Utilisez un fond blanc uni et un bon éclairage pour éviter les ombres sur la signature.
Rognez au plus près de la signature afin qu’elle ne ressemble pas à une marque minuscule sur une grande page vierge.
Enregistrez le fichier au format PNG avec un arrière-plan transparent, si votre outil d'édition le prend en charge, afin qu'il s'intègre naturellement sur un document.
Utilisez un stylo plus foncé (noir ou bleu marine) pour un meilleur contraste lors de la numérisation.
Pourquoi cette méthode seule ne suffit pas : une image importée n’est qu’une simple image, elle ne comporte pas la piste d’audit qu’intègre une signature générée par une plateforme. Une piste d’audit enregistre qui a signé, son adresse IP, un horodatage et la confirmation que le document n’a pas été modifié ultérieurement. Cet enregistrement est souvent ce qui permet à une signature d’être valable en cas de contestation, car n’importe qui peut copier l’image de la signature de quelqu’un d’autre, mais il est impossible de falsifier une piste d’audit vérifiée. Pour en savoir plus à ce sujet, consultezune signature électronique est-elle sûre ?
Avantages
Correspond exactement à votre signature physique réelle.
Utile si vous avez besoin d’une image de signature cohérente sur de nombreux outils et documents différents.
Inconvénients
Pas de piste d’audit intégrée en soi : la sécurité dépend uniquement de l’outil dans lequel vous l’importez.
Nécessite un appareil photo de téléphone ou un scanner, ainsi que quelques étapes de modifications supplémentaires.
Il est facile pour quelqu’un d’autre de copier ou de réutiliser l’image si elle n’est pas protégée.
Méthode 6 : créer une signature électronique dans Gmail ou Outlook
Il convient tout d’abord de dissiper une confusion courante : un bloc de signature e-mail, c’est-à-dire votre nom et votre fonction au bas d’un e-mail, n’est pas la même chose qu’une signature électronique apposée sur un document. L’un est un pied de page ; l’autre est une marque juridiquement contraignante sur un contrat ou un formulaire.
Si quelqu’un vous envoie un PDF à signer par e-mail, vous avez deux options :
Téléchargez et signez séparément. Téléchargez la pièce jointe, ouvrez-la dans PandaDoc (ou Adobe), signez-la, puis répondez en joignant la copie signée.
Utilisez l’intégration PandaDoc pour Gmail. Cela vous permet d’ouvrir, de signer et d’envoyer des documents sans quitter votre boîte de réception. Aucun téléchargement ni nouveau chargement n’est nécessaire, et le document signé bénéficie de la même piste d’audit que celle dont vous disposeriez directement dans PandaDoc.
La même logique s’applique dans Outlook : téléchargez la pièce jointe, signez-la dans l’outil de signature électronique de votre choix et renvoyez-la. Si vous signez régulièrement des documents par e-mail, le fait de configurer cette intégration une seule fois vous évite à chaque fois de devoir télécharger, signer puis joindre à nouveau le document. Pour en savoir plus sur le flux de travail spécifique à Gmail, consultezcomment ajouter une signature électronique dans Gmail.
La meilleure façon d’envoyer des contrats et de les faire signer depuis un navigateur
Si vous devez simplement signer un document vous-même, n’importe laquelle des six méthodes ci-dessus fera l’affaire. Mais si vous devez envoyer un contrat à quelqu’un d’autre et le faire signer avant qu’il ne vous soit renvoyé, il est préférable d’utiliser un outil spécialement conçu à cet effet.
PandaDoc est la solution de référence pour envoyer des contrats et recueillir des signatures directement depuis un navigateur, sans avoir à télécharger de logiciel. Vous pouvez importer un contrat existant ou partir d’un modèle, définir un ordre de signature pour plusieurs destinataires et suivre en temps réel les ouvertures et l’avancement des signatures, le tout depuis un seul tableau de bord.
Si vous envoyez le document à plusieurs signataires, vous pouvez également définir unordre de signature afin que chaque personne ne reçoive le document qu’après la signature de la personne précédente. Cela permet d’éviter le problème courant consistant à ce qu’un document circule entre les signataires dans un ordre incorrect.
Une signature électronique gratuite est-elle juridiquement contraignante ?
Oui — une signature électronique gratuite est juridiquement contraignante dans la plupart des pays, à condition qu’elle réponde aux exigences de la législation applicable : l’ESIGN Act et l’UETA aux États-Unis, et l’eIDAS dans l’UE.
Qu’est-ce qui rend une signature juridiquement valable
Une signature a une valeur juridique lorsqu’elle présente :
Une intention de signer : le signataire avait clairement l’intention de signer le document, et pas seulement de le consulter.
Un consentement à la conduite des affaires par voie électronique : le signataire a accepté d’utiliser des signatures électroniques plutôt que du papier et un stylo.
Conservation des documents — le document signé et son historique sont stockés et peuvent être récupérés ultérieurement.
Authentification : il existe un moyen de confirmer qui a réellement signé.
LeFederal ESIGN Act (15 U.S.C. § 7001) et l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) établissent tous deux qu’une signature électronique n’a pas besoin de ressembler à une signature manuscrite pour être valide : il lui suffit de respecter les critères ci-dessus. Dans l’UE, le règlement eIDAS établit une norme similaire, avec un niveau supplémentaire (signatures électroniques qualifiées) pour les documents nécessitant un niveau plus élevé de garantie d’identité.
Ce que proposent les outils gratuits — et ce qui peut leur manquer
La précision des pistes d’audit varie considérablement d’un outil gratuit à l’autre. Certains ne génèrent qu’une image basique, sans aucune indication sur l’identité de la personne qui a signé ni la date de la signature. Le forfait gratuit de PandaDoc inclut une piste d’audit complète pour chaque document signé, ce qui constitue l’élément essentiel garantissant la force exécutoire si une signature venait à être contestée.
Pour les documents comportant des enjeux juridiques ou financiers très élevés (grands contrats, transactions immobilières ou tout ce qui nécessite une vérification d’identité supplémentaire), envisagez unesignature électronique qualifiée (QES) plutôt qu’une signature standard. Une QES ajoute un certificat numérique vérifié lié à l’identité du signataire, ce qui va bien au-delà de ce que proposent la plupart des outils gratuits, y compris les forfaits gratuits de base.
Quelle méthode vous convient le mieux ?
Cas d’utilisation
Méthode recommandée
Outil
Signer un PDF que quelqu’un m’a envoyé
Saisir ou dessiner votre signature
PandaDoc, Aperçu (Mac)
Envoyer un contrat à un client
PandaDoc, avec l’ordre de signature défini
PandaDoc
Signer un Google Doc
Module complémentaire PandaDoc (pour la conformité)
Google Docs + PandaDoc
Numériser une signature que j’ai déjà sur papier
Signer manuellement et numériser
Appareil photo du téléphone + PandaDoc
Signature juridiquement la plus sécurisée
Signature générée par la plateforme avec piste d’audit
PandaDoc
Si vous avez encore des doutes, la solution par défaut la plus sûre est celle qui laisse une trace d’audit, ce qui exclut l’utilisation d’une simple image ou d’un dessin Google Docs à lui seul pour tout ce qui revêt une importance juridique.
PandaDoc n'est pas un cabinet d'avocats et ne saurait se substituer à un avocat ou un juriste. Cette page n'a pas vocation à fournir, et ne fournit pas, de conseils juridiques. Pour toute question juridique relative à la validité des signatures électroniques ou numériques et à leur force exécutoire, nous vous recommandons de consulter un juriste ou un avocat de votre choix.
PandaDoc n'est pas un cabinet d'avocats et ne saurait se substituer à un avocat ou un juriste. Cette page n'a pas vocation à fournir, et ne fournit pas, de conseils juridiques. Pour toute question juridique relative à la validité des signatures électroniques ou numériques et à leur force exécutoire, nous vous recommandons de consulter un juriste ou un avocat de votre choix. L'utilisation des services PandaDoc est régie par nos Conditions d'utilisation et notre Politique de confidentialité.
Questions fréquentes
Cela peut être le cas, selon l’outil. Recherchez une plateforme qui enregistre une piste d’audit — qui a signé, quand et d’où — plutôt qu’une plateforme qui produit simplement une image sans aucun enregistrement associé. Le forfait gratuit de PandaDoc inclut cette piste d’audit sur chaque document signé, sans coût supplémentaire.
Une signature électronique est toute marque numérique attestant de l’intention de signer : saisie, dessinée ou importée. Unesignature numérique est un type spécifique de signature électronique sécurisée par cryptographie, qui utilise un certificat numérique pour vérifier l’identité et détecter toute altération ultérieure. Toutes les signatures électroniques ne sont pas des signatures numériques, mais toute signature numérique est un type de signature électronique.
Souvent, non. De nombreux outils permettent à un destinataire de signer un document via un lien envoyé par e-mail sans avoir à créer son propre compte. Toutefois, pour créer et envoyer vos propres documents afin de les faire signer par d’autres, vous aurez généralement besoin d’un compte gratuit ou payant sur la plateforme de signature électronique de votre choix.
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