Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Le guide complet de la signature

Une signature électronique est l’équivalent numérique d’une signature manuscrite : elle sert à authentifier des documents et des accords en toute sécurité et en toute légalité. Devenue incontournable pour les entreprises, la signature électronique permet aux équipes d'accélérer l'approbation des contrats, de réduire les frais liés au papier et de collaborer à distance.

Découvrez les différents types de signatures électroniques et comment ils permettent aux entreprises de gagner en efficacité, en rapidité et en sécurité.

Comment fonctionne une signature électronique ?

Les signatures électroniques reposent sur des techniques cryptographiques et des méthodes d'authentification sécurisées qui permettent de vérifier l'authenticité et l'intégrité des documents numériques.

Lorsqu'une personne signe un document par voie électronique, une signature numérique unique est générée au moyen d'algorithmes reposant sur une paire de clés, l'une publique, l'autre privée.

Le signataire conserve la clé privée en lieu sûr et l’utilise pour générer la signature, tandis que la clé publique correspondante est accessible à tous pour la vérification.

La signature numérique garantit que le document n'a pas été modifié depuis sa signature.

Des méthodes d'authentification sécurisées, comme les mots de passe ou la biométrie, permettent de vérifier l'identité du signataire.

En combinant ces mesures, la signature électronique offre un moyen fiable et juridiquement reconnu de signer des documents en ligne, tout en apportant efficacité, simplicité et confiance aux transactions numériques.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Voici ce qui distingue chaque type de signature électronique :

Chaque type est présenté en détail ci-dessous :

Signatures électroniques simples (SES)

Également appelées e-signatures ou signatures virtuelles, elles sont couramment utilisées pour signer en ligne.

Elles reposent sur l’intention de signer de l’utilisateur, laquelle fait office de preuve de validité. Simples à utiliser, elles ne reposent toutefois pas sur des protocoles de sécurité robustes et peuvent facilement être contestées.

Signatures numériques et signatures électroniques avancées (AES)

Ces signatures exigent de vérifier l’identité du signataire et s’appuient souvent sur une infrastructure à clé publique (PKI).

Plus sécurisées, elles conviennent parfaitement aux documents importants, comme les contrats commerciaux. Pour être reconnue comme AES, une signature électronique doit remplir des critères précis fixés par le règlement eIDAS.

Lire la suite :

Signature numérique ou signature électronique : quelles différences et quand utiliser chacune ?

Signature électronique qualifiée (QES, Qualified electronic signature)

Propre à l'Union européenne, la signature électronique qualifiée (QES) reprend les exigences des signatures numériques et des signatures électroniques avancées. Elle impose également l’utilisation de dispositifs fournis par une autorité de certification agréée par l’UE.

Dans l’UE, la QES a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Signatures manuscrites (non électroniques)

Les signatures manuscrites sont apposées à l'encre, sur un document papier. Elles sont exigées dans certains cas où la loi n’admet pas la signature électronique.

Numériser une signature manuscrite sous forme d’image permet d’obtenir une signature électronique simple, mais celle-ci n’a pas nécessairement la même valeur juridique qu’une signature numérique

Les signatures électroniques n'offrent donc pas toutes le même niveau de sécurité ni la même reconnaissance juridique.

Pour garantir la conformité et la validité de vos signatures, choisissez le type adapté à chaque situation.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Avec l'essor du télétravail et des outils accessibles partout, à tout moment, les entreprises ont de multiples raisons d'adopter la signature électronique et de dématérialiser leurs documents :

✅ Rapidité La signature électronique d’un contrat PDF prend bien moins de temps qu’une signature manuscrite, qui implique souvent l’envoi du contrat papier par courrier.

✅ Stockage Les fichiers numériques limitent le gaspillage de papier et facilitent l'archivage ainsi que le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie.

✅ Sécurité Lorsqu’elles sont correctement apposées, les signatures numériques sont plus sûres que les signatures manuscrites et offrent une protection juridique supplémentaire en cas de non-respect d’un contrat ou d’un accord de confidentialité.

✅ Simplification Les outils numériques intègrent automatiquement les signatures électroniques à vos modèles et à vos documents, quel que soit leur format, ce qui accélère encore le processus de signature.

Une fois la signature électronique recueillie, un logiciel de gestion des contrats assure le suivi des obligations, des échéances et des renouvellements.

Comment créer une signature électronique

Pour savoir précisément comment créer une signature électronique sur différentes plateformes, consultez les guides ci-dessous (en anglais) :

• Comment ajouter une signature numérique à un document PDF

• Comment créer une signature dans Excel

• Comment signer un document sur iPhone

• Comment créer rapidement une signature numérisée

• Comment créer une signature manuscrite

Comment choisir un logiciel de signature électronique ?

Pour choisir un logiciel de signature électronique, examinez ces fonctionnalités essentielles :

• Sécurité : Privilégiez un logiciel qui protège l'intégrité et la confidentialité de vos documents grâce au chiffrement, à l'authentification multifacteur et aux pistes d'audit.

• Conformité : vérifiez que le logiciel respecte les réglementations applicables, comme le règlement eIDAS dans l'Union européenne ou la loi ESIGN aux États-Unis, pour que vos signatures aient une valeur juridique.

• Facilité d’utilisation : Optez pour un logiciel intuitif et simple à prendre en main, que les signataires comme les administrateurs pourront utiliser efficacement sans formation approfondie.

• Intégration : Choisissez un logiciel qui s'intègre parfaitement aux outils métier les plus répandus, comme les systèmes de gestion documentaire, les plateformes CRM ou les services de stockage cloud, pour simplifier vos workflows.

• Personnalisation : Préférez un logiciel qui vous permet d'adapter le processus de signature à votre image (logo, charte graphique) et d'y ajouter des champs sur mesure, pour des documents plus professionnels.

• Compatibilité mobile : Vérifiez que le logiciel prend en charge les appareils mobiles, pour que vos destinataires puissent signer facilement depuis un smartphone ou une tablette, même en déplacement.

• Collaboration : Choisissez un logiciel qui permet à plusieurs parties de travailler ensemble sur un même document, avec des échanges et des modifications en temps réel.

Impact Networking, spécialiste de l'infogérance, a adopté PandaDoc pour optimiser ses processus RH et sa gestion documentaire.

Compatibilité mobile : Vérifiez que le logiciel prend en charge les appareils mobiles, pour que vos destinataires puissent signer facilement depuis un smartphone ou une tablette, même en déplacement.

« Nous avons désormais plus de temps pour nous consacrer à des choses importantes qui ne sont pas des tâches administratives, comme l’amélioration de notre expérience d’intégration. » Mary Zellers, directrice des ressources humaines.

• Évolutivité : Retenez un logiciel capable d'accompagner votre développement, qu'il s'agisse de traiter un grand volume de documents ou de gérer de nombreux utilisateurs au sein de votre organisation.

En tenant compte de ces critères, vous trouverez une solution de signature électronique adaptée à vos besoins, qui rendra vos workflows documentaires plus efficaces.

Quelle est la meilleure plateforme de signature électronique ?

Il existe de nombreuses solutions de signature : vous pouvez simplement dessiner puis numériser votre signature, ou passer par un outil en ligne pour signer rapidement et facilement.

Voici les options les plus utilisées pour signer des documents numériques :

PandaDoc

PandaDoc est un logiciel de signature électronique de premier plan, reconnu pour l'étendue de ses fonctionnalités.

La plateforme propose plusieurs options de signature personnalisables : vous pouvez saisir votre nom, importer une image ou dessiner votre signature.

La solution garantit la conformité aux réglementations, notamment ESIGN et UETA.

Avec PandaDoc, créez, gérez et suivez vos documents efficacement pour gagner en productivité.

Il offre une interface intuitive, des modèles prêts à l'emploi et la signature sur mobile.

Microsoft Word

Pour les entreprises qui créent leurs documents dans Word, les solutions de signature électronique disponibles dans l’application peuvent s’intégrer facilement à leur workflow habituel.

Pour créer une signature numérique dans Word, servez-vous des outils dédiés pour configurer le processus de signature, puis envoyez le document aux destinataires.

PDF

Pour ajouter une signature électronique à un PDF, la solution la plus courante consiste à utiliser Adobe Acrobat Sign ou Adobe Acrobat Reader. Y

Dans ces applications, les outils Remplir et signer ou Ajouter une signature vous permettent de créer rapidement votre signature.

Google Docs

Google Workspace ne propose pas de fonction de signature électronique native.

Pour signer électroniquement un document Google Docs, installez un module complémentaire depuis Google Workspace Marketplace.

Sélectionnez la solution de signature électronique de votre choix parmi les modules complémentaires, puis installez-la.

Une fois le module installé, connectez-vous à la solution choisie pour finaliser le processus de signature électronique.

DocuSign

Docusign est l’un des principaux concurrents de PandaDoc sur le marché des logiciels de signature électronique. Docusign offre une expérience fluide et intuitive à ses utilisateurs.

Largement reconnue dans le secteur, la plateforme propose de nombreuses intégrations aux outils professionnels les plus répandus.

Toutefois, les fonctionnalités de gestion documentaire de Docusign ne sont pas nécessairement aussi étendues que celles de PandaDoc.

Les formules tarifaires de Docusign sont généralement assez coûteuses, ce qui peut peser dans le choix des utilisateurs soucieux de leur budget.

Le choix entre Docusign et PandaDoc dépend en définitive de vos besoins précis et de vos préférences.

Qu'est-ce qui donne sa valeur juridique à une signature ?

On considère qu'une signature a une valeur juridique lorsqu'elle exprime l'accord libre du signataire et sa volonté de respecter les termes d'un document ou d'un contrat.

Plusieurs facteurs contribuent à la validité d'une signature, qu'elle soit manuscrite ou électronique.

Il s'agit notamment de l'expression claire du consentement, de l'authenticité de la signature et de la vérification de l'identité du signataire, de l'absence de contrainte ou de pression et du respect des lois et réglementations applicables.

Notez que les exigences applicables aux signatures juridiquement valables peuvent varier d'un pays à l'autre.

Comment en savoir plus sur la signature électronique ?

Centre de formation PandaDoc (en anglais)

Accédez gratuitement à nos webinaires et à nos articles pour approfondir vos connaissances sur la signature électronique, les devis, les propositions commerciales et les contrats.

Notre programme couvre tout, de leur validité juridique à la façon dont ils peuvent simplifier vos workflows documentaires.

Participez à des formations en direct : des experts du secteur vous présentent les bonnes pratiques et répondent à toutes vos questions.

Comment créer une signature électronique

Votre guide complet pour créer une signature électronique : signez vos PDF, documents Word, Google Docs et fichiers Excel avec différents logiciels gratuits ou payants.

Blog PandaDoc

Parcourez facilement les contenus d’experts du secteur, classés par catégories sur le blog PandaDoc.

Vous y trouverez de nombreuses ressources utiles : des réponses aux questions juridiques sur la signature électronique et les contrats, ainsi que des articles réguliers sur tous les aspects de l’automatisation documentaire.

PandaDoc Ask

Explorez en détail les FAQ des pages PandaDoc Ask.

Gagnez du temps grâce à des réponses claires aux questions les plus courantes sur la signature électronique, sa validité, ses cas d’usage et bien plus encore.

Autres articles sur la signature électronique

Voici une liste de textes juridiques de référence sur la signature électronique dans l'Union européenne et aux États-Unis.

Notre page consacrée à la législation sur la signature électronique vous renseigne également sur les autres pays.

États-Unis

• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (loi ESIGN)

• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (loi ESIGN)

• Réglementation de la FDA sur la signature électronique

Union européenne

• Règlement eIDAS

• Ministère britannique des Entreprises, de l'Énergie et de la Stratégie industrielle : signatures électroniques et services de confiance

• Règlement général sur la protection des données (RGPD)

L’essentiel à retenir

Vous avez d'autres questions sur la signature électronique ou sur le processus de signature ?

Une idée pour rendre ce guide encore plus complet ?

Contactez-nous et faites-nous part de vos suggestions !

Publié initialement le 24.06.2021, mis à jour le 04.09.2025