Impact Networking

Fondée en 1999, Impact est l’un des fournisseurs de services gérés à la croissance la plus rapide du pays, employant plus de 650 experts du secteur sur 23 sites à travers les États-Unis. Impact est spécialisée dans la conception, le développement et la mise en œuvre de stratégies et de solutions sur mesure visant à améliorer les aspects techniques, financiers, opérationnels et créatifs d’une entreprise. L’offre de services d’Impact comprend les services informatiques gérés et les services cloud, la cybersécurité, l’innovation numérique, la gestion de l’impression et des documents, ainsi que l’image de marque et le marketing.

Le problème 

Marry Zellers dirige le service des ressources humaines d’Impact Networking et supervise l’ensemble de ses 26 agences réparties à travers les États-Unis. Compte tenu de l’ampleur de l’organisation, il est indispensable de disposer d’outils facilitant la collaboration et le traitement des documents professionnels.

Jusqu’à il y a quelques années, Impact s’appuyait largement sur les documents papier et des technologies obsolètes pour consigner les contrats de travail, les procédures d’intégration et les plans de rémunération, ainsi que pour recueillir les signatures. Avec 600 collaborateurs répartis dans tout le pays, des erreurs ou des dysfonctionnements survenaient facilement. Qu’il s’agisse de recueillir des signatures ou d’assurer le suivi des documents, l’entreprise ne disposait d’aucun système ni processus unifié permettant à tous d’être sur la même longueur d’onde. Cette situation était source de nombreuses frustrations et coûtait du temps et de l’argent à Impact.

« Notre plus grand problème était le manque d’organisation lorsqu’il s’agissait de faire le suivi de tout, surtout à mesure que notre entreprise grandissait. » Mary Zellers, directrice des ressources humaines

La solution

Impact Networking recherchait une solution pour rationaliser le processus RH et, lorsque la COVID-19 a frappé, l’entreprise a compris qu’elle devait agir rapidement. Son directeur technique l’a fait en achetant PandaDoc. 

Leur analyste métier, Daniel Bennett, a collaboré avec les différents départements pour les aider à être opérationnels immédiatement, ce qui était important car un ordre de confinement venait tout juste d’être décrété. 

La directrice des ressources humaines d’Impact, Mary Zellers, a pu se former rapidement et envoyer plus de 600 documents relatifs au télétravail. « L’un des grands atouts de PandaDoc, c’est justement sa grande facilité d’utilisation », explique Mary. De mars à juin 2020, Mary a envoyé plus de 1 800 documents via PandaDoc en raison des nombreux bouleversements qui ont eu lieu à cette époque. Toutes les offres d’emploi, les modifications de contrat et les avis de changement administratif ont transité par PandaDoc. Et surtout, elle dispose d’un historique clair de toutes ces opérations, et les documents sont stockés au même endroit. 

« PandaDoc nous a vraiment permis d’être plus efficaces et proactifs. Il est désormais facile d’assurer le suivi et les relances, car nous pouvons voir en un coup d’œil quels documents ont été envoyés, reçus, ouverts et terminés. »

Avant PandaDoc, les changements de poste ou les augmentations de salaire se faisaient toujours sur papier et devaient être envoyés par courrier d’un bureau à l’autre ou échangés par le biais de chaînes d’e-mails entre les différentes parties concernées. Maintenant que tout est numérisé, l’équipe de Mary passe moins de temps à créer des documents et à courir après les signatures, ce qui facilite considérablement le processus pour toutes les personnes concernées.

« PandaDoc a véritablement changé la donne pour notre service. « Auparavant, nous passions l’essentiel de notre temps sur les tâches administratives. Aujourd’hui, nous pouvons nous consacrer à des dispositifs qui accompagnent nos collaborateurs et renforcent notre culture d’entreprise. » Mary Zellers, directrice des ressources humaines.

Les résultats

Depuis qu’elle a adopté PandaDoc, Mary Zellers l’utilise pratiquement tous les jours pour gérer les formulaires de modification administrative, les avantages sociaux, les congés payés et bien d’autres choses encore. Son équipe peut désormais envoyer des documents à différentes parties prenantes ou à différents services, qui peuvent rapidement les examiner et les valider, le tout au sein même de PandaDoc. Même leur PDG maîtrise parfaitement l’utilisation de PandaDoc, ce qui leur permet d’obtenir sa signature rapidement. L’équipe de recrutement utilise également PandaDoc pour l’ensemble du processus d’intégration. Elle s’en sert pour envoyer les offres d’emploi, le plan de rémunération ainsi que la structure des commissions.

« Nous avons désormais plus de temps pour nous consacrer à des choses importantes qui ne sont pas des tâches administratives, comme l’amélioration de notre expérience d’intégration. » Mary Zellers, directrice des ressources humaines.

D’autres services d’Impact ont compris l’intérêt d’utiliser une plateforme de gestion de documents numériques telle que PandaDoc et l’ont intégrée à leur infrastructure technologique. Les équipes commerciales, logistiques et financières d’Impact créent, envoient et signent toutes leurs documents via PandaDoc.

PandaDoc a révolutionné la manière dont les documents sont créés, envoyés, signés et archivés, ce qui a permis à Impact de gagner du temps, de réaliser des économies et d’éviter bien des tracas. Grâce à cette amélioration significative de ses processus métier, l’équipe de Mary peut désormais se concentrer sur le développement de son service et de son organisation.