Workflows documentaires rapides, flexibles et évolutifs pour une équipe en croissance

Viva est une startup en pleine croissance qui fournit des talents en assistance de direction aux entreprises de premier plan aux États-Unis et au-delà. Ce qui a commencé comme une petite entreprise s’est transformé en une équipe de 150 personnes soutenant de grandes entreprises comme Notion et Rebrandly. Alors que les cofondateurs Fineas Tatar et Adnan Khan constituaient leur équipe, ils avaient besoin d’un meilleur moyen de rationaliser les contrats, les bons de commande et les processus de paiement.

Nous avons discuté avec Fineas Tatar et Dania Maduro, assistante de direction chez Viva, de la manière dont leur équipe utilise PandaDoc pour accélérer l’intégration, organiser la documentation et conclure des contrats plus rapidement. Voici le contenu de leurs propos :

Quels défis vous ont conduit à utiliser PandaDoc ?

Fineas : L’acquisition de nouveaux clients se prêtait de moins en moins à l’échelle, et nous dépendions fortement de tâches manuelles pour l’envoi des bons de commande, la signature des contrats et le suivi des paiements d’onboarding. Il nous fallait un point central pour tout gérer, une solution simple et réplicable. PandaDoc est intervenu et a grandement simplifié le processus. Nous pouvions créer des modèles, attribuer des signataires et inclure des paiements uniques avec Stripe directement dans le document. Cela nous a fait gagner énormément de temps.

Pour quoi utilisez-vous PandaDoc aujourd’hui ?

Dania : Plusieurs choses. L’équipe commerciale s’en sert pour les bons de commande. L’équipe de réussite client peut également intervenir plus tôt dans le processus pour aider à faire avancer les opportunités. Notre équipe RH l’utilise lors du recrutement pour des choses comme les accords de confidentialité et les évaluations. Nous l’utilisons même pour les contrats fournisseurs. C’est notre outil privilégié pour recueillir les signatures et envoyer les documents rapidement.

Qui gère vos modèles PandaDoc ?

Dania : Je modifie nos modèles existants pour m’assurer qu’ils sont exacts et prêts à l’emploi. Il est facile de les dupliquer et de les personnaliser lorsque nous en avons besoin, puis nos équipes commerciales, de recrutement et de réussite client peuvent y accéder quand elles en ont besoin.

Comment votre équipe collecte-t-elle les paiements via PandaDoc ?

Fineas : Nous utilisons l’intégration Stripe pour collecter les frais d’intégration directement via le formulaire de commande. Lorsque c’est approprié, le champ de paiement est déjà prêt, permettant aux clients de signer et de payer en un seul geste fluide. Le reste de notre facturation se fait via la facturation et les renouvellements.

Avez-vous trouvé des intégrations particulièrement utiles ?

Dania : Absolument. Nous utilisons l’intégration PandaDoc HubSpot pour suivre les paiements et synchroniser toutes les données avec notre CRM. Nous utilisons également Zapier pour envoyer les documents signés directement dans Google Drive. Cela nous permet de rester organisés sans ajouter d’étapes supplémentaires.

Pouvez-vous donner un exemple de la manière dont PandaDoc a accéléré vos processus ?

Fineas : Tout récemment, nous avons eu un appel de présentation avec un prospect, et dans les 40 minutes suivant la fin de l’appel, elle avait signé le bon de commande. Ce processus complet pouvait s’étendre sur 24 heures en raison des nombreux allers-retours par e-mail. Lorsque vous vous engagez à trouver un candidat dans les 24 heures, chaque minute compte. PandaDoc a été d’une grande aide pour cela.

Comment décririez-vous votre expérience globale avec PandaDoc ?

Dania : Super facile. Nous avons envisagé d’autres outils mais PandaDoc reste le plus facile à utiliser. Il vous suffit de choisir votre modèle, de désigner les signataires et d’envoyer le document. Comparé au chaos qui régnait avant, avec tous les emails, c’est le jour et la nuit.

Diriez-vous que PandaDoc vous aide à vous développer ?

Fineas : Cela nous a aidés à nous développer sans avoir à embaucher davantage de personnes pour des tâches administratives manuelles. Au lieu d’échanger des e-mails pour chaque contrat ou paiement, nous offrons une expérience rationalisée et professionnelle à nos clients, ce qui nous libère du temps pour un travail plus stratégique.

Des conseils pour ceux qui envisagent PandaDoc ?

Dania : Si vous comparez des outils, regardez à quel point il est facile de les utiliser réellement. PandaDoc apporte de la clarté dès le début. Et si la rapidité est, comme pour notre processus, un élément clé du vôtre, vous ne trouverez pas de meilleure option.