El reto:

TPD se enfrentaba a verdaderas dificultades para gestionar el interminable papeleo que conlleva trabajar en Recursos Humanos. La falta de un repositorio centralizado desde donde el equipo pudiera acceder a documentos generaba un sinfín de errores, como contratos con lenguaje legal obsoleto y una imagen de marca incoherente, entre otros.

La solución:

Al incorporar PandaDoc en su CRM de HubSpot, TPD redujo en un 75 % el tiempo de incorporación de nuevos empleados, lo que se tradujo en un ahorro mensual de 3700 USD en costes laborales y 188 horas de trabajo. 

Detalles

TPD es una empresa internacional especializada en soluciones de Recursos Humanos y gestión del talento que trabaja codo con codo con clientes y profesionales para potenciar el éxito individual y el rendimiento organizacional. TPD ofrece soluciones escalables de RR. HH. respaldadas por los mejores programas de retención y garantías de servicio del sector.

Documentos con errores y papeleo interminable

En TPD el papeleo es parte del día a día… y, antes, era también responsable de muchos dolores de cabeza. Cualquiera que haya sido contratado, o haya contratado a alguien, sabe que hay que rellenar y firmar un sinfín de formularios y contratos. Esto implicaba imprimirlos, rellenarlos y firmarlos, escanearlos, enviarlos de vuelta y archivarlos.

Antes de empezar a trabajar con PandaDoc, todo este papeleo lo enviaban distintas personas dentro de TPD, y los empleados no contaban con una ubicación virtual centralizada desde donde acceder a los documentos en sus diferentes oficinas, repartidas por todo Norteamérica. Esto generaba inconsistencias legales, errores, formatos desactualizados y una notable falta de coherencia de marca.

El proceso que seguían antes de usar PandaDoc era algo así:

• Se añadían los elementos de marca y la información del destinatario en Microsoft Word.
• Se convertían los documentos en formularios PDF rellenables con Adobe.
• Se subían los formularios al CRM.
• Y, por último, se descargaban para su posterior envío. 

Dado que este proceso era tan poco eficiente, los empleados solían recurrir a versiones guardadas en sus propios equipos para ahorrar tiempo, lo que generaba múltiples errores y faltas de coherencia. 

Automatización de los flujos de trabajo documentales con PandaDoc

Kelsey Boyd, directora de sistemas y procesos & empresariales de TPD, llegó a la conclusión de que PandaDoc era la solución ideal por su integración con HubSpot y sus sólidas capacidades de automatización de documentos. Además, PandaDoc ofrecía mucho más que firmas electrónicas: permitía almacenar documentos de forma centralizada, aplicar controles de marca y estandarizar los flujos de trabajo. Con esta implementación, TPD buscaba mejorar la eficiencia y la productividad de sus procesos de Recursos Humanos en múltiples oficinas de Norteamérica. 

Gracias a la integración de PandaDoc y el CRM de HubSpot, TPD ahora puede crear, enviar, firmar y almacenar todos sus documentos sin salir de HubSpot. Este nuevo sistema les ha permitido reducir errores, recuperar el control sobre los procesos, garantizar la coherencia de su imagen de marca y reducir la cantidad de herramientas utilizadas, ahorrándoles así tiempo y dinero. La combinación de PandaDoc con los datos autocompletados desde HubSpot ha demostrado ser fundamental para lograrlo.

Firma de contratos y pago de las facturas mucho más rápidos, gracias a PandaDoc

A través de la integración de pagos con Stripe, TPD habilitó la opción Pay Now directamente en sus facturas en línea. Esta herramienta permite a los clientes pagar al instante y al equipo de ventas hacer un seguimiento en tiempo real sobre el estado de las facturas, sin necesidad de salir de PandaDoc.

Resultados: reducción del tiempo de incorporación en un 75 % y miles de dólares en ahorros 

Desde que TPD integrara PandaDoc con HubSpot en marzo de 2016, el retorno de inversión ha sido más que evidente:

• El tiempo de incorporación por nuevo empleado ha pasado de una hora a no más de 15 minutos.
• TPD ahorra 188 horas al mes, lo que representa 3700 USD al mes en salarios administrativos.
• Reducción del gasto en concepto de licencias y herramientas innecesarias, como Microsoft Office y Adobe Creative Cloud, de un 44 %.
• Gracias a la función Pay Now, TPD ha mejorado su flujo de caja y ha logrado reducir a la mitad los días en que los pagos permanecen pendientes.

La integración de PandaDoc con el CRM de HubSpot permitió a TPD tomar el control de sus procesos, reducir costes, ahorrar tiempo y lograr un crecimiento significativo. En la actualidad, TPD sigue optimizando el uso conjunto de HubSpot y PandaDoc con su equipo de ventas, permitiendo a los representantes acceder fácilmente a recursos clave y ahorrar tiempo en las propuestas que preparan para sus clientes potenciales. Ambos sistemas ofrecen una interfaz de usuario sumamente intuitiva, el nivel justo de complejidad y un equilibrio perfecto entre funcionalidad y facilidad de uso.

Además, PandaDoc demostró ser fundamental para que TPD pudiera actuar con rapidez en un momento crítico, facilitando la contratación e incorporación de más de 300 personas en menos de dos semanas.

Una de las responsabilidades de Kelsey Boyd es evaluar el retorno de inversión de cada nueva herramienta. Para ella, los resultados son claros: “Los números hablan por sí solos”.

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