Más de 18 buenas prácticas de gestión de expedientes electrónicos
FILTROS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Organiza tus documentos con filtros y herramientas de búsqueda
Localiza documentos en tiempo real con un sistema de gestión documental integrado. Realiza búsquedas seguras en tu archivo mediante filtros predefinidos, el estado del documento, etiquetas personalizadas, metadatos, etcétera.
No se requiere tarjeta de crédito
Más de 68,000 empresas confían en PandaDoc para tener el control de sus documentos.
¿Qué son los filtros avanzados?
Los filtros para gestión de documentos sirven para clasificar y ordenar tus documentos según sus propiedades básicas.
Por ejemplo, casi todos los documentos tienen un propietario, un destinatario y una fecha de vencimiento. Los filtros permiten a los usuarios buscar y clasificar en función de esas propiedades básicas.
Aunque es sencillo, este enfoque ofrece una valiosa perspectiva de los procesos documentales más complejos. Mediante el uso de filtros, es fácil ver en qué parte del ciclo de vida de los documentos se encuentran, quién es su propietario y qué medidas deben tomarse.
PandaDoc combina los filtros para gestión de documentos con funciones de herramientas de búsqueda global y etiquetas específicas del espacio de trabajo para ofrecer opciones de clasificación y organización más sólidas.
Controla tu repositorio de documentos
Ahorra tiempo con las búsquedas
¿Necesitas encontrar un documento? Búscalo en la barra de búsqueda y ajusta los resultados con los filtros integrados.
Prioriza los documentos más importantes
Aplica filtros para revisar los documentos que caducan, los que vencen o los que necesitan una acción. No pierdas nunca una oportunidad.
Filtra por fecha, estado, destinatario, etc.
Usa filtros para gestión de documentos para buscar y revisar documentos sin tener que hacer clic en varias carpetas.
Herramientas de búsqueda para una gestión de registros más eficiente
Agiliza la búsqueda de archivos electrónicos
¿Cansado de rebuscar archivos en subcarpetas y repositorios?
Con los filtros, etiquetas o metadatos predefinidos encontrarás el archivo que necesitas en tiempo récord. Localiza documentos creados por usuarios específicos dentro de tu espacio de trabajo.
Digitaliza tu sistema de gestión documental
Olvídate de los documentos en papel y los archivadores y opta por documentos electrónicos y flujos de trabajo sin papel.
PandaDoc indexa tu lista de archivos mediante OCR para que puedas realizar búsquedas instantáneas en tu archivo. Busca por frase, título del documento, usuario, etcétera.
Trabaja de forma más inteligente con los filtros avanzados
Busca y filtra tus documentos por estado.
Envía recordatorios de los contratos que están a la espera de aprobación, avisa a los clientes potenciales que no hayan visto las propuestas enviadas o informa a tu equipo del pago de un contrato.
Este método ayuda a los representantes a seguir de cerca su canal de ventas mediante resúmenes completos y a visualizar en todo momento los acuerdos viables.
"PandaDoc ha hecho que el proceso sea mucho más eficiente. Los paquetes de contratación se envían a los candidatos de forma rápida… habría sido una carga administrativa muy pesada si no fuera por PandaDoc".
Directora de Sistemas de Negocios y Procesos
Gestiona los documentos importantes como un profesional
Renovaciones
Agiliza la gestión de los contratos y asegúrate de no incumplir plazos importantes.
Usa herramientas de búsqueda para ordenar por fecha de renovación y contactar con los clientes antes de que caduquen los contratos.
No te quedes ahí: utiliza filtros para gestión de documentos por tipo de contrato y sector. Analiza las renovaciones anteriores, identifica patrones y optimiza tus contactos futuros.
Incorporación
Contratos laborales, formularios de cumplimiento normativo… los nuevos empleados suelen requerir una gran cantidad de papeleo.
Con las herramientas de organización de PandaDoc, podrás encontrar años después los documentos de las contrataciones. Escribe un nombre en la barra de búsqueda o filtra por destinatario del documento y localiza rápidamente los contratos relevantes.
Facturas
¿Cansado de revisar interminables correos electrónicos y carpetas en busca de facturas?
Con PandaDoc, los equipos pueden buscar por empresa y fecha de vencimiento y localizar rápidamente los documentos que requieren atención. De este modo es más fácil gestionar los destinatarios inactivos y asegurar los pagos prácticamente sin complicaciones.
Elementos que faltan
Tarde o temprano, todos los equipos pierden algún documento. Los archivos acaban en la carpeta incorrecta o en el lugar equivocado.
Con PandaDoc, una simple búsqueda basta para recuperar un archivo.
Añade los datos relevantes a la barra de búsqueda y espera a que PandaDoc revise todos los archivos de tu espacio de trabajo en busca del documento perdido.
Descubre cómo los filtros y la búsqueda optimizan la administración
Encuentra tus documentos más fácil y rápido con PandaDoc
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Preguntas frecuentes
¿Es PandaDoc un software de gestión de documentos?
PandaDoc es una plataforma integral de gestión de documentos que ayuda a los equipos a crear, colaborar, automatizar y firmar electrónicamente documentos digitales.
Además, los usuarios pueden guardar los documentos creados con el almacenamiento en la nube conectado a su espacio de trabajo.
Para las empresas que buscan mejorar la seguridad de los datos y consolidar sus procesos de negocio, guardar los registros electrónicos dentro de PandaDoc es una opción excelente.
¿Cuál es la mejor forma de organizar los archivos electrónicos?
PandaDoc te ofrece muchas opciones para organizar tus archivos.
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos electrónicos (también conocidos como DMS o EDMS) organizan la información a través de metadatos y etiquetas o piden a los usuarios que creen estructuras de carpetas para una navegación lógica.
Toda esta funcionalidad está disponible para los usuarios de PandaDoc. Algunas características, como la numeración automática, pueden incluso proporcionar una copia de seguridad en caso de que las convenciones de nomenclatura de archivos generen alguna confusión.
Los propios documentos llevan adjuntos otros datos críticos, como las pistas de auditoría y el control de versiones, por lo que todos los cambios en los documentos se guardan en un solo lugar.
¿Cómo se utilizan las funciones de búsqueda de PandaDoc (etiquetas, barra de búsqueda, filtros avanzados, etc.)?
Todas estas herramientas de búsqueda y ordenación están integradas automáticamente en tu espacio de trabajo de PandaDoc.
Desde la pestaña Documentos, podrás utilizar filtros predefinidos para ordenar cualquier documento que no se haya archivado en tu jerarquía de carpetas. Para filtrar el contenido de una carpeta determinada, primero tendrás que navegar hasta la carpeta correspondiente dentro de tu almacén de documentos.
Recuerda que puedes saltarte este paso usando la barra de búsqueda. Tu búsqueda te devolverá una lista de resultados basada en los datos que hayas entrado. A partir de ahí, puedes utilizar filtros para gestión de documentos para restringir la búsqueda y encontrar documentos específicos.
Las etiquetas, aunque potentes, deben asignarse manualmente a archivos y carpetas específicos. Esto puede llevar algún tiempo de configuración, aunque permite aspectos de la gestión de contenidos que quedan fuera del alcance de los filtros avanzados.
¿Cuál es el mejor método para guardar archivos de forma electrónica?
Esto depende del tipo de archivo y del caso de uso.
PandaDoc, por ejemplo, destaca en la gestión de documentos. La nuestra es una propuesta excelente cuando los equipos necesitan almacenar o compartir documentos que contienen información confidencial o cumplir requisitos normativos específicos, como la HIPAA. Ofrecemos una gran selección de herramientas de colaboración que facilitan estos procesos y reducen las ineficiencias.
Sin embargo, si necesitas un sistema de gestión de archivos para los datos en otro formato (archivos de música, fotos, etc.), deberás plantearte qué software de gestión de archivos vas a seleccionar.
¿Cómo se crea un sistema de archivado digital?
La mayoría de las empresas y equipos ya cuentan con un sistema de archivo, aunque no esté muy organizado.
Normalmente, los archivos se almacenan dentro de una serie de carpetas en un disco duro; estos se pueden encontrar haciendo clic en ellas o buscando los nombres de los archivos. Las estructuras son familiares y comunes en la mayoría de los sectores.
PandaDoc ofrece una versión digitalizada y basada en la nube de esa estructura básica, con algunas características adicionales como un mejor control de acceso y permisos optimizados.
En lo fundamental, el enfoque es similar. Esto facilita a los equipos la importación de la mayoría de sus archivos existentes (DOCX, PDF, etc.) al ecosistema PandaDoc y permite mejorar la gestión de los archivos a largo plazo.