De uitdaging

Saratoga Group is een vastgoedbedrijf dat mobiele woninggemeenschappen bezit en beheert in de VS. Het bedrijf is gevestigd in Knoxville, Tennessee, en breidt uit naar een groeiend aantal staten in het hele land. Ze waren op zoek naar een manier om de inefficiënties en ongewenste opmaakfouten te elimineren die ze ondervonden bij het gebruik van DocuSign voor honderden van hun agenten in de Verenigde Staten.

Zij moesten:

• PDF’s uploaden en handtekeningen en initialen daaruit parseren
• Vakken voor handtekeningen en initialen invoegen in hun huurovereenkomsten met meerdere documenten
• Namen, bedragen en andere gegevens invoegen in hun huurovereenkomsten
• Een oplossing vinden waarbij niet voor elke staat specifieke huurovereenkomst meerdere sjablonen moesten worden bijgehouden
• Een tool voor het genereren van handtekeningen integreren in hun workflows, zodat agenten in het veld en medewerkers op het hoofdkantoor gemakkelijker met hun documenten konden werken

De oplossing

Saratoga begon met het onderzoeken van mogelijkheden om meer leesbare, minder foutgevoelige huurovereenkomsten op te stellen.

Door de gratis API sandbox van PandaDoc kon het IT-team van Saratoga experimenteren en ontdekken hoe PandaDoc in hun workflows kon passen.

Doordat we de sandbox konden gebruiken, verliep de API-integratie soepel. Saratoga omschrijft hun integratietijd als “extreem snel”, dankzij de uitgebreide documentatie die PandaDoc biedt. Voor Sam duurde het van begin tot eind drie weken om van de API naar het publiceren van de voltooide documenten te gaan.

Ze vonden de functie veldlabels bijzonder nuttig om velden voor handtekeningen en initialen in hun documenten te plaatsen. “Dat het mogelijk was om veldlabels te verwerken, was enorm belangrijk. Hierdoor konden we per staat verschillende contracten opstellen. Dankzij de API Sandbox kon ik zien dat dit precies was wat we nodig hadden, waardoor ik mijn onderzoek naar Adobe Sign, HelloSign en andere oplossingen niet hoefde voort te zetten,” deelt Sam Hales, Software Engineer bij Saratoga Group. “Sinds de overstap naar PandaDoc zijn onze huurovereenkomsten beter opgemaakt, bevatten ze minder fouten en werken ze veel gemakkelijker voor onze teams.”

Sam kon veldlabels toevoegen aan de PDF-huurovereenkomsten van Saratoga, waardoor hij velden voor handtekeningen en initialen overal in het document kon plaatsen waar dat nodig was. Met de functie veldlabels van PandaDoc worden namen, data, bedragen en andere gegevens automatisch in vooraf gedefinieerde tekstvelden geplaatst. Deze velden kunnen worden aangepast tot handtekeningenvelden, initialenvelden, enzovoort. Dankzij veldlabels kan Saratoga nu betrouwbaar nettere documenten genereren met minder fouten. Naast de mogelijkheid om PDF’s te verwerken met veldlabels, waren de concurrerende prijsopties van PandaDoc en de ongeëvenaarde gebruikservaring belangrijke factoren in hun beslissing.

Resultaten

Door de API van PandaDoc te integreren in hun workflows heeft Saratoga het proces voor het opstellen van huurovereenkomsten drastisch vereenvoudigd. Managers en agenten van Saratoga kunnen nu eenvoudig een nieuwe huurovereenkomst maken door in hun database de naam van de huurder te selecteren en op ‘Verzenden’ te klikken.

Dit eenvoudige proces is alles wat nodig is om een nieuwe, volledig ingevulde en correct opgemaakte huurovereenkomst te maken. Het heeft de tijd die medewerkers besteden aan het opstellen van documenten flink verkort en het verzamelen van handtekeningen van alle partijen een stuk eenvoudiger gemaakt. Sam vertelt dat hun huurovereenkomsten sinds de overstap naar PandaDoc beter zijn opgemaakt, minder fouten bevatten en veel gemakkelijker zijn voor hun teams om mee te werken.

De API van PandaDoc is volledig gedocumenteerd en openbaar beschikbaar, waardoor Saratoga deze binnen drie weken in hun workflows kon integreren.