DOCUMENT TRACKING
Track automatisch elk document in je salesproces
Stroomlijn je bedrijfsprocessen met geautomatiseerde auditsporen en tracking voor elk document in je workspace.
Geen creditcard vereist
Meer dan 68,000 bedrijven gebruiken PandaDoc om documenten te verzenden en te volgen
Wat is software voor document tracking?
Document tracking helpt gebruikers om de status van een document gedurende de volledige levenscyclus te volgen en te beheren.
Wanneer documenten door concept- en goedkeuringsprocessen gaan en uiteindelijk naar de bedoelde ontvangers worden gestuurd voor review en digitale ondertekening, houdt document tracking je op de hoogte in elke stap van het proces.
Met PandaDoc maakt document tracking deel uit van een groter document ecosysteem. Gebruikers kunnen documenten vanaf nul opstellen, naar de juiste ontvangers verzenden, digitale handtekeningen en betalingen vastleggen en voltooide documenten opslaan in een eigen documentenarchief.
Het beste van alles: PandaDoc beheert elke stap van de document levenscyclus, zodat je het platform nooit hoeft te verlaten.
Weet wat er met je documenten gebeurt
Volg documenten vanaf het begin
Tracking begint zodra documenten worden aangemaakt. Wijzigingen worden automatisch vastgelegd in het auditspoor van het document.
Documentanalyses bekijken
Gebruik analyses om te begrijpen hoe betrokkenen met elke pagina van je voorstellen en contracten omgaan.
Stroomlijn je templates
Gebruik analysetools om betere templates te maken, document workflows te verbeteren en sneller deals te sluiten.
Volg moeiteloos elk document
Blijf op de hoogte — in één oogopslag
Zeg vaarwel tegen spreadsheets voor document tracking!
Elk PandaDoc document bevat een realtime dashboard dat laat zien welke wijzigingen tijdens de volledige levenscyclus in een document zijn aangebracht.
Zie op één plek wanneer documenten worden aangemaakt, bekeken, gewijzigd, verzonden en ondertekend.
Breng je documenten naar een hoger niveau
Krijg belangrijke inzichten in hoe je documenten worden behandeld met geavanceerde tracking tools.
Zie welke onderdelen van je contracten en voorstellen de meeste en minste betrokkenheid krijgen en gebruik die inzichten om je templates verder te optimaliseren.
Test de resultaten van je aanpassingen met een nieuwe set documenten — en herhaal.
Handel op het juiste moment
Leer wanneer en hoe de status van een document verandert.
Gebruik ingebouwde tracking voor sales documenten om te zien wanneer documenten door ontvangers worden geopend en voltooid.
Houd controle over je documenten en weet precies wanneer het tijd is om follow-up te doen.
Beveiliging verbeteren
Verdedig automatisch tegen non-repudiation met een controleerbaar auditspoor van alle gebruikersactiviteiten binnen een document.
Zorg voor contract geldigheid en bescherm vertrouwelijke informatie voor elk verzonden document.
Bied unieke digitale certificaten aan bij digitale ondertekening om de geldigheid en authenticiteit van documenten te waarborgen. Bied unieke digitale certificaten aan bij digitale ondertekening om de geldigheid en authenticiteit van documenten te waarborgen.
Beheer toegang
Raadpleeg een gedetailleerde lijst met wijzigingen via ingebouwd versiebeheer en systemen voor document tracking.
Zie wat er is gewijzigd en wie met je documenten heeft gewerkt. Houd ongewenste bezoekers buiten door met machtigingen de toegang tot documenten te beperken.
Geef je documenten meer kracht met betere tracking
Voorstellen
Gebruik documentdeling en tracking om teamacties te beoordelen wanneer je samenwerkt aan een voorstel.
Ontdek wie specifieke documenten heeft geopend en bewerkt, en wanneer en waar die wijzigingen zijn aangebracht.
Het volgen van deze wijzigingen en input helpt teams om nauwkeurigere en waardevollere voorstellen te creëren voor alle project betrokkenen.
Contracten
Blijf veilig bij het verwerken van vertrouwelijke informatie voor elk type document.
Online document tracking kan worden gebruikt om de naleving van regelgeving te verbeteren en risico’s te minimaliseren door ervoor te zorgen dat ongeautoriseerde toegang wordt ontdekt en snel wordt beperkt.
Dit is nodig bij het omgaan met gevoelige informatie of het voldoen aan nalevingsnormen zoals HIPAA, GDPR en andere regelgeving.
Offertes
Ontvang e-mailmeldingen wanneer een klant je offerte bekijkt of ondertekent.
Verbeter de kans op het binnenhalen van deals door actief follow-up te doen en vragen te beantwoorden op momenten dat leads betrokken zijn en de informatie vers is.
Analyseer de prestaties van offertes en combineer deze gegevens met bijgehouden win ratio’s om je prijsstrategie en manier van klantbenadering te optimaliseren.
Facturen
Stroomlijn factuurbeheer door de status en zichtbaarheid van facturen te volgen.
Ontvang een melding wanneer ontvangers facturen openen. Monitor activiteiten en stuur herinneringen om tijdige betalingen te stimuleren, zonder extra handmatig werk.
Verbeter je online document tracking met PandaDoc
Vraag een persoonlijke demo van een van onze productspecialisten aan.
- Precies op maat voor je bedrijf
- Antwoorden op al je vragen
- Geheel vrijblijvend
Plan je gratis live demo
- Vul het formulier in
- Boek een tijdslot
- Volg een demo
Door dit formulier te verzenden, ga ik akkoord met de Servicevoorwaarden en de Privacyverklaring die van toepassing zijn op het gebruik van de services en mijn verstrekte persoonsgegevens.
Veelgestelde vragen
Wat kosten diensten voor document tracking (DTS)?
Alhoewel sommige bedrijven extra kosten rekenen voor diensten van document tracking (DTS), biedt PandaDoc document tracking aan als onderdeel van elk standaard prijsplan.
Deze belangrijke functie automatiseert het volgen van documenten en de geïntegreerde functionaliteit helpt de authenticiteit van ieder type document te waarborgen.
Werkt PandaDoc document tracking met CRM-integraties?
Brancheleiders importeren vaak CRM-gegevens uit Salesforce of HubSpot in PandaDoc en gebruiken het platform om documenten voor te bereiden en te verzenden.
Wanneer dat gebeurt, blijven documenten binnen PandaDoc en wordt alle activiteit met betrekking tot dat document automatisch bijgehouden.
Tijdens het aanmaken van documenten is het mogelijk om PandaDoc bestanden te exporteren als pdf of docx. Als documenten van het platform worden gedownload en als bijlage worden verstuurd, kan PandaDoc de gebruikersactiviteit niet registreren.
Welke documentanalyses zijn beschikbaar?
De functie voor document tracking bevat de volgende statistieken: aantal keren bekeken, totale bestede tijd, laatste weergave, Pdf download en of er op links is geklikt.
Daarnaast kunnen teamleden zien wanneer de status van een document is gewijzigd, zowel handmatige als automatische functionaliteit, zoals het digitaal ondertekenen van een document om het te compleet te maken.
Welke herinneringen kan ik met PandaDoc versturen?
Stel document herinneringen in het document menu in voor automatische verzending, wekelijks of vóór een vooraf bepaalde vervaldatum.
Het is ook mogelijk om handmatige herinneringen te sturen naar individuele ontvangers, voor follow-up of betrokkenen op de hoogte te brengen van een wijziging in het document.