Geschäftliche Kostenvoranschlag sind unverzichtbar, können jedoch schwierig zu verwalten sein. Teams müssen Kundenanfragen, Formatierungsprobleme, Genehmigungen, Freigaben und mehr unter einen Hut bringen und gleichzeitig versuchen, über den gesamten Vertriebsworkflow hinweg effizient und konsistent zu bleiben.
Software für Kostenvoranschläge bietet eine effizientere Möglichkeit, diesen Prozess effektiv zu verwalten. Anstatt sich auf getrennte Systeme und manuelle Schritte zu verlassen, bieten diese Lösungen eine schnellere Möglichkeit, Dokumente für Kostenvoranschläge zu erstellen, zu teilen, zu verfolgen und zu unterzeichnen. Die richtige Plattform kann sogar andere Einzellösungen überflüssig machen, wie etwa Apps für elektronische Signaturen oder spezielle Software für das Dokumentendesign.
Was macht eine Software für Kostenvoranschläge eigentlich, und worauf sollten Sie bei der Suche nach einer Lösung achten? Benötigen Sie überhaupt eine Software für Kostenvoranschläge für Ihr Team?
Dieser Leitfaden schlüsselt auf, wer Software für Kostenvoranschläge verwendet, warum Sie diese eventuell benötigen und wie sie sich in den umfassenderen Vertriebsprozess einfügt.
Was ist eine Vertriebssoftware für Verkaufsangebote?
Software für Kostenvoranschläge ist ein digitales Tool, das Teams dabei unterstützt, Angebote effizienter zu erstellen, zu verwalten, zu versenden und zu verfolgen.
Anstatt einen Kostenvoranschlag von Grund auf neu zu erstellen oder sich auf voneinander getrennte Tools wie Microsoft Word, E-Mail oder eigenständige Plattformen für elektronische Signaturen zu verlassen, führt eine Software für Kostenvoranschläge jeden dieser separaten Schritte in einem einzigen, einheitlichen Prozess zusammen.
Viele Lösungen für Kostenvoranschläge gehen jedoch sogar über diese Grundlagen hinaus und bieten Drag-and-Drop-Editoren oder umfassende Integrationen in CRM-Plattformen. In Kombination mit Automatisierungs-, Vorlagen- und Tracking-Tools ist es sogar möglich, den gesamten Kostenvoranschlagsprozess so zu optimieren, dass Dokumente innerhalb weniger Minuten vollständig generiert werden können.
Wer nutzt Software für Kostenvoranschläge?
Während die Funktionen einer Software für Kostenvoranschläge rein auf den Vertrieb ausgerichtet zu sein scheinen, können diese Plattformen eine Vielzahl von Benutzern und Anwendungsfällen unterstützen.
Die in diesen Systemen enthaltenen Tools sind über mehrere Abteilungen und Branchen hinweg wertvoll, insbesondere dort, wo Zusammenarbeit, Genauigkeit und Geschwindigkeit unerlässlich sind.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Teamkonfigurationen, die Software für Kostenvoranschläge üblicherweise unterstützt:
What is proposal software? A non-boring guide for busy teams
Brittany ist eine ehrgeizige, zielorientierte und erfinderische Marketingleiterin mit nachgewiesenen Erfolgen bei der Umsatzsteigerung durch robuste Marketingstrategien, funktionsübergreifende Projekte und erfolgreiche Produkteinführungen. Sie ist geschickt darin, Partnerschaften aufzubauen, Prozesse zu definieren und Ziele klar zu kommunizieren.
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Vertriebsmitarbeiter und -teams.Vertriebsmitarbeiter nutzen Software für Kostenvoranschläge, um Angebote schnell zu erstellen, Inhalte zu personalisieren und Interaktionen in Echtzeit nachzuverfolgen. Viele Lösungen für Kostenvoranschläge können zudem helfen, den Genehmigungsprozess zu optimieren, Follow-ups zu verwalten und mit verschiedenen Berichten und Dashboards die Transparenz über den gesamten Verkaufszyklus hinweg zu verbessern.
Funktionsübergreifende Teams. Teams wie das Marketing, die Rechtsabteilung und die Finanzabteilung können Software für Kostenvoranschläge nutzen, um Vertriebsprozesse zu unterstützen und gleichzeitig die Unternehmensidentität zu wahren. So kann beispielsweise das Marketing für Markenkonsistenz sorgen, während die Rechtsabteilung die Vertragssprache überprüft und die Finanzabteilung Preise und spezifische Bedingungen genehmigt.
Freiberufler und Agenturen. Kleinere Teams und unabhängige Fachkräfte können diese Tools nutzen, um Kostenvoranschläge zu erstellen, auf Angebotsanfragen zu antworten, Projekte zu verwalten und vieles mehr effizienter zu erledigen. So können sie den Verwaltungsaufwand reduzieren, mehr Kunden betreuen und mehr Aufträge gewinnen.
Unabhängig von der Größe oder Struktur eines Teams hilft Software zur Verwaltung von Kostenvoranschlägen dabei, den Angebotsprozess zu vereinfachen, Mitwirkende aufeinander abzustimmen und die Gesamtqualität sowie Konsistenz von Vertriebsdokumenten zu verbessern.
Warum Sie Software für Kostenvoranschläge verwenden sollten
Ohne Automatisierung ist die Erstellung von Kostenvoranschlägen ein mühsamer Prozess, der nicht mit den Anforderungen des Unternehmens skaliert.
Wenn Teams wachsen und beginnen, komplexere Deals abzuwickeln, können Ineffizienzen bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten die Deal-Geschwindigkeit drastisch verlangsamen. Teammitglieder müssen Dokumente manuell aktualisieren, und es kann Stunden oder Tage dauern, selbst einfache Vorlagen für Kostenvoranschläge anzupassen und Dokumente für Kunden und Stakeholder vorzubereiten. Wenn der Prozess nicht genau befolgt wird, kann es außerdem leicht zu Fehlern bei Preisen oder Fristen kommen, was potenziell den Gewinn des Unternehmens und die Lieferfähigkeit beeinträchtigt.
Software für Kostenvoranschläge hilft dabei, Reibungsverluste im gesamten Prozess zu reduzieren, indem sie Workflows beschleunigt, Leitplanken für den Angebotsprozess bereitstellt und Teams eine strukturiertere Möglichkeit bietet, die Erstellung von Kostenvoranschlägen zu verwalten.
Häufige Herausforderungen, die mit Software für Kostenvoranschläge gelöst werden
Selbst bei einem klar definierten Vertriebsprozess verlassen sich viele Teams immer noch auf getrennte Tools wie Tabellenkalkulationen oder Standalone-Dokument-Editoren, um Kostenvoranschläge zu verwalten. Diese Lücken führen zu Ineffizienzen, verringern die Prozesstransparenz und schaffen Raum für kostspielige Fehler.
Mit der richtigen Softwarelösung können selbst kleine Unternehmen die folgenden großen Hürden bewältigen:
Zeitaufwendige Formatierung. Lösungen für Kostenvoranschläge beseitigen Formatierungsprobleme durch die Implementierung eines wiederverwendbaren Vorlagensystems. Dadurch können Teams dieselbe Struktur für jeden Kostenvoranschlag verwenden und gleichzeitig Kundendetails personalisieren sowie angebotene Lösungen an die Kundenbedürfnisse anpassen.
Probleme bei der Versionskontrolle. Während Verhandlungen werden Dokumente ständig geändert. Beim Versenden von Kostenvoranschlägen per E-Mail verliert man leicht den Überblick über diese Änderungen, was zu Verwirrung führen kann, während sich Deals entwickeln und finalisiert werden. Software für Kostenvoranschläge wie PandaDoc speichert das Dokument an einem zentralen Ort und nutzt sichere Links für den Zugriff, sodass alle Beteiligten stets die neueste Version des Dokuments vor sich haben.
Mangelnde Transparenz über den Status von Kostenvoranschlägen. Teams, die mit statischen Dokumenten arbeiten, haben keinen Einblick darin, wann ein Kostenvoranschlag geöffnet, angezeigt oder geteilt wurde. Lösungen für Kostenvoranschläge mit integrierter Dokumentenverfolgung und Benachrichtigung können Teams darüber informieren, wann auf Dokumente zugegriffen wird und welche Änderungen vorgenommen werden, sodass Vertriebsmitarbeiter strategisch planen können, wann sie nachfassen.
Verzögerungen bei der Genehmigung. Das Weiterleiten von Kostenvoranschlägen an die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung oder die Geschäftsleitung per E-Mail kann zu Engpässen im Prozess führen, sodass Deals ins Stocken geraten oder durchs Raster fallen. Lösungen für Kostenvoranschläge nutzen in der Regel automatisierte Workflows und einen strukturierten Prozess, um diese Hindernisse zu beseitigen und interne Prüfungen zu beschleunigen, damit Deals in kürzerer Zeit bei Kunden eingehen.
Manuelle Preis- und Angebotserstellung. Das manuelle Eingeben von Zahlen in jeden Kostenvoranschlag erhöht das Risiko eines falschen Angebots, insbesondere bei Produkten und Dienstleistungen mit variabler Preisgestaltung. Dies kann die Rentabilität beeinträchtigen, Verhandlungen verlangsamen und Beziehungen in der Anfangsphase ruinieren, wenn sich potenzielle Kunden durch falsche Zahlen getäuscht fühlen. Lösungen für Kostenvoranschläge lösen dies mit integrierten Produktkatalogen oder spezieller CPQ-Funktionalität.
Inkonsistente Nachverfolgungen und Freigaben. Auch wenn dies nicht in jeder Lösung für Kostenvoranschläge enthalten ist, bieten einige Plattformen elektronische Signaturen und automatische Nachverfolgung. Dadurch müssen Vertriebsmitarbeiter keinen Status-Updates mehr hinterherjagen oder Deals auf eine völlig andere Plattform exportieren, um eine finale Freigabe einzuholen.
Durch die Beseitigung dieser häufigen Hindernisse sorgt eine Software für Kostenvoranschläge für einen effizienteren und zuverlässigeren Prozess. Teams können schneller agieren, Fehler vermeiden und zusammenarbeiten, um verlässlichere Deal-Ergebnisse zu erzielen.
Wichtigste Vorteile einer Software für Kostenvoranschläge
Bei richtiger Implementierung leistet Software für Kostenvoranschläge mehr, als nur die Dokumenterstellung zu vereinfachen. Diese Plattformen sorgen für konsistentere Vertriebsprozesse, indem sie Dokumente an einem zentralen Ort zusammenführen und Tools bereitstellen, um den Zugriff zu verwalten und zu kontrollieren.
Sobald die unmittelbaren Schwachstellen bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen unter Kontrolle sind, wird der langfristige Wert, den diese Softwarelösungen bieten, noch deutlicher.
Geschwindigkeit und Effizienz
Kostenvoranschlagssoftware optimiert jede Phase der Erstellung von Kostenvoranschlägen effektiv. Anstatt Dokumente von Grund auf neu zu erstellen, können Teams Vorlagen für Kostenvoranschläge wiederverwenden, vorab genehmigte Content-Blöcke einfügen und kundenspezifische Details über Variablen und Platzhalter einfügen, um jedes Dokument zu personalisieren.
Der Grad der Anpassung und Kontrolle in diesem Prozess variiert je nach Plattform stark. So verwenden beispielsweise sowohl PandaDoc als auch Proposify einen blockbasierten Drag-and-Drop-Dokumenteneditor, um schnelle, anpassbare Designs zu ermöglichen, während Lösungen wie Bidsketch und QuoteWerks (sehr unterschiedliche) Compiler-Technologien einsetzen.
Unabhängig von der Lösung setzt fast jede Plattform auf wiederverwendbare Vorlagen, Content-Bibliotheken, Produktkataloge und ähnliche Funktionen, um den Vertriebs-Output zu beschleunigen.
Markenkonforme Professionalität
Der erste Eindruck zählt, und Dokumente mit Branding sind keine Ausnahme. Auch wenn sie nicht direkt mit dem Vertrieb zusammenhängen, bieten Softwarelösungen für Kostenvoranschläge im Rahmen des Erstellungsprozesses in der Regel eine Vielzahl von Branding-Optionen. Mit PandaDoc können Teams Logos hinzufügen, Dokumente in bestimmten Markenfarben formatieren, bestimmte Schriftarten verwenden und freigegebene Medien einfügen, die auf eine Zielbranche oder ein ideales Kundenprofil abgestimmt sind.
Marketing- und Brand-Teams können dies zentral verwalten und Vertriebsmitarbeitern gleichzeitig die Möglichkeit geben, Botschaften dort zu personalisieren, wo es am wichtigsten ist. Dies geschieht meistens durch das Hinzufügen von Standardtextbausteinen zu einer bestimmten Vorlage. Teams, die mehr Flexibilität benötigen, können der Content-Bibliothek auch nützliche Textbausteine hinzufügen und Vertriebsmitarbeitern die Berechtigung erteilen, diese Formulierungen bei Bedarf zu einem Dokument hinzuzufügen.
Dieser Ansatz verbessert die Qualitätskontrolle und ermöglicht es Unternehmen, potenziellen Kunden ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild zu präsentieren. In Kombination mit den anderen Automatisierungslösungen, die eine Software für Kostenvoranschläge bietet, werden diese Änderungen fest in den Angebotsprozess integriert und ermöglichen eine verbesserte Kontrolle, ohne den Prozess zu verlangsamen.
Sichtbarkeit und Nachverfolgung
Die meisten Tools für Kostenvoranschläge enthalten integrierte Analysen, die Kostenvoranschläge nachverfolgen und Benutzer benachrichtigen, wenn Kunden mit einem bestimmten Dokument interagieren.
Die genauen Daten variieren je nach Plattform. PandaDoc benachrichtigt Vertriebsmitarbeiter, wenn Dokumente geöffnet werden, und Audit Trails verfolgen Benutzeraktivitäten. Es ist sogar möglich zu sehen, wie lange jemand auf jeder Seite Ihres Dokuments verbracht hat. Andere Plattformen liefern andere Informationen. Qwilr – eine webbasierte Lösung für Kostenvoranschläge – verfolgt Kennzahlen wie die Module, mit denen ein Nutzer interagiert hat, und die angeklickten Links.
Während jede Lösung leicht unterschiedliche Daten bereitstellt, besteht das eigentliche Ziel darin, Teams die Möglichkeit zu geben, zum richtigen Zeitpunkt mit potenziellen Käufern in Kontakt zu treten und Deals auf intuitive und natürliche Weise abzuschließen.
Zusammenarbeit und Skalierbarkeit
In den meisten Unternehmen ist die Erstellung von Kostenvoranschlägen Teamarbeit: Vertriebsmitarbeiter müssen Kostenvoranschläge erstellen, während die Rechts- und Finanzabteilung möglicherweise Bedingungen und Angebote überprüfen, Preise genehmigen oder die Compliance bestätigen muss. Unterdessen muss das Marketing zielgerichtete Dokumentationen für bestimmte Märkte erstellen, und der Bereich Customer Success benötigt möglicherweise Post-Sale-Lösungen für Upsell-Opportunities.
Mit der richtigen Software für Kostenvoranschläge lässt sich all dies auf ein und derselben Plattform erledigen. Zugriffskontrollen, dedizierte Workspaces, interne Kommentare und Genehmigungsworkflows sind Tools für die Zusammenarbeit, die Verwirrung reduzieren und sicherstellen, dass der gesamte Workflow konsistent bleibt – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Durch die Einführung anpassbarer, wiederholbarer Workflows durch Software-Automatisierung können Teams zusammenarbeiten, um Deals mit größerer Zuversicht abzuschließen. Die Verwaltung von Kostenvoranschlägen kann als natürlicher Teil des Verkaufsprozesses erfolgen, sodass Teams jede Phase des Dokumentenlebenszyklus selbst verwalten können.
Funktionen, auf die Sie bei Software für Kostenvoranschläge achten sollten
Jede Software für Kostenvoranschläge kann sich in ihrer Funktionalität stark unterscheiden.
Einige Lösungen bieten lediglich einfache Bearbeitungstools. Damit lassen sich gute Kostenvoranschläge erstellen und sie eignen sich möglicherweise hervorragend für kleine Teams, doch oft fehlen ihnen die Funktionen, die für Skalierbarkeit und Wachstum erforderlich sind. Gleichzeitig kann Ultra-High-End-Software leicht das Budget übersteigen oder mit einer Fülle an Funktionen ausgestattet sein, die nicht unmittelbar nützlich sind.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen, abgestimmt auf optionale Tools, die die Leistung steigern können, während Ihr Vertriebsprozess heranreift.
Must-haves
Dieser Abschnitt enthält die wesentlichen Funktionen, die für die Erstellung eines wettbewerbsfähigen, professionellen Kostenvoranschlags erforderlich sind. Auch wenn die meisten Plattformen auf dem heutigen Markt diese Funktionen als Teil eines Mindest- oder Standardpakets anbieten, ist es möglich, dass einige Kernfunktionen fehlen.
Wenn Sie sich nach der passenden Lösung umsehen, sollten Sie unbedingt noch einmal nachprüfen und sicherstellen, dass alles in dieser Liste enthalten ist.
Dokumentenersteller. Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, benötigen Sie eine Art Bearbeitungs- oder Erstellungstool. Dadurch erübrigt sich externe Design-Software und der Bearbeitungsprozess wird optimiert. Die meisten Lösungen für Kostenvoranschläge bieten ein etwas anderes Nutzungserlebnis, von unserem eigenen Drag-and-Drop-Editor bis hin zu programmatischer Kompilierung oder Editoren im WYSIWYG-Stil.
Vorlagentools. Vorlagen für Kostenvoranschläge ermöglichen es Teams, Layouts, Botschaften und Strukturen zu standardisieren. In Kombination mit Variablen und intelligenten Feldern sorgen Vorlagen für Einheitlichkeit und sparen gleichzeitig Zeit bei der manuellen Eingabe. Bei PandaDoc bieten wir außerdem eine umfangreiche Vorlagenbibliothek, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Unterstützung für Multimedia-Inhalte. Viele Angebote enthalten mehr als nur Text. Die Unterstützung für eingebettete Videos, Produktbilder und interaktive Elemente hilft Ihnen, ansprechende, moderne Angebote zu erstellen, die ins Auge springen.
Genehmigungs-Workflows. Für jedes Team, das Dokumente intern weitergeben muss, sind Genehmigungsprozesse und Benutzerberechtigungen essenziell: Sie schaffen eine interne Hierarchie, mit der Dokumente mit verschiedenen Teams überprüft und verifiziert werden können, bevor sie an potenzielle Kunden gesendet werden.
Analysen und Tracking.Echtzeit-Einblicke darüber, wann ein Dokument geöffnet, angesehen oder unterzeichnet wird, helfen Teams, die Interaktion während des gesamten Verkaufszyklus zu verfolgen und die Abschlussquoten zu steigern, indem sie Nachfassungen effektiver planen.
Angebotstools. Integrierte Preistabellen und Produktkataloge reduzieren das Fehlerrisiko und helfen Teams dabei, präzise, dynamische Angebote direkt im Kostenvoranschlag zu erstellen. In einigen Fällen lässt sich dies für eine noch schnellere Dokumentenerstellung mit CPQ (Configure, Price, Quote)-Funktionen kombinieren.
E-Signatur-Tools. Integrierte Funktionen für elektronische Signaturen ermöglichen es Kunden, Kostenvoranschläge zu unterzeichnen, ohne die Plattform zu verlassen. Dies beschleunigt den Deal-Abschluss und macht E-Signatur-Software von Drittanbietern überflüssig.
Die besten Tools für Kostenvoranschläge lassen sich nativ mit Vertragsmanagementsoftware verbinden, sodass die Übergabe vom gewonnenen Deal zum aktiven Vertrag automatisch erfolgt.
Nice-to-have
Dieser Abschnitt enthält Funktionen, die äußerst nützlich sind, aber nicht von jedem benötigt werden. Wenn Ihr Team jedoch wächst und komplexere Aufgaben übernimmt, können viele dieser Funktionen unerlässlich sein, um einen optimierten Workflow aufrechtzuerhalten.
Um einen erzwungenen Wechsel zu einer neuen Software zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden, halten Sie nach diesen Funktionen Ausschau und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Kostenvoranschlagslösung mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich weiterentwickeln kann.
Erweiterbare Dokumentfunktionen. Oft können dieselben Tools, die Teams zur Erstellung von Kostenvoranschlägen nutzen, auch für Rechnungen, Angebote, Verträge und andere geschäftliche Dokumente verwendet werden – aber nur, wenn die Software dies unterstützt. Wenn Sie möchten, dass die Software mehr als nur Kostenvoranschläge verarbeitet, sollten Sie sicherstellen, dass sie auch andere Arten von Dokumenten erstellen kann.
Zahlungseinzug. Einige Plattformen unterstützen Direktzahlungen direkt in einem Kostenvoranschlag, was dazu beiträgt, dass Teams die Zeit von der unterzeichneten Vereinbarung bis zum Gesamtumsatz verkürzen können. Dies kann zwar Vertriebszyklen beschleunigen, Sie sollten sich jedoch die Zeit nehmen, um zu prüfen, ob die Plattform die von Ihnen genutzten Zahlungsanbieter unterstützt.
Content-Bibliothek. Eine zentrale Bibliothek mit genehmigten Formulierungen, Fallstudien und Produktbeschreibungen ermöglicht es Teams, Inhalte wiederzuverwenden und die Markenkonsistenz zu wahren, ohne jedes neue Dokument von Grund auf neu erstellen zu müssen. Dies ist eine großartige Ergänzung für Teams, die mehr Flexibilität bei der Erstellung erfolgreicher Kostenvoranschläge und anderer Dokumente benötigen.
KI-gestützte Inhaltserstellung. Der Einsatz von KI zum Entwerfen von Abschnitten für Kostenvoranschläge, zum Zusammenfassen von Dokumenten und zum Anpassen von Nachrichten basierend auf dem Kundenkontext hilft Vertriebsteams dabei, Kostenvoranschläge schneller zu erstellen und gleichzeitig Qualität und Markenkonsistenz zu wahren. Der KI-Dokumentenassistent von PandaDoc kann Teams dabei unterstützen, Texte für Kostenvoranschläge zu generieren und zu verfeinern, ohne bei null anfangen zu müssen.
Integrationen. Die Verknüpfung mit Salesforce, HubSpot, Slack und weiteren Tools im Tech-Stack des Unternehmens ermöglicht es Teams, Daten zu synchronisieren, Workflows auszulösen und Aktivitäten rund um Kostenvoranschläge auf umfassendere Vertriebsabläufe abzustimmen.
Automatisierungsworkflows. Die Möglichkeit, bestimmte Prozesse zu automatisieren, wie interne Freigaben, Erinnerungen und Follow-ups, reduziert administrative Aufgaben und nutzt Systematisierung, um Kostenvoranschläge voranzutreiben.
Benutzerdefinierte Domänenzuordnung. Einige Lösungen für Kostenvoranschläge (insbesondere Qwilr oder Bidsketch) ermöglichen es Benutzern, den Prozess für Kostenvoranschläge ihrer eigenen Web-Domäne zuzuordnen, um eine bessere Branding-Konsistenz zu erzielen.
API-Zugriff.API-Tools sind nützlich für Teams, die Daten aus Kostenvoranschlägen in andere Systeme oder Plattformen integrieren möchten, da sie Benutzern dabei helfen, benutzerdefinierte Automatisierungen basierend auf spezifischen Auslösern oder Geschäftslogiken zu erstellen und gleichzeitig die Plattformfunktionalität zu erweitern.
Kollaborative Workspaces. Die Unterstützung für gemeinsam genutzte Spaces und interne Kommentare hilft Teams dabei, gemeinsam Kostenvoranschläge zu überprüfen und zu verfeinern, ohne stark auf E-Mail-Verläufe oder externe Messaging-Tools angewiesen zu sein.
Leicht zugänglicher Support. Ein Live-Chat mit echten Menschen, Onboarding-Ressourcen und reaktionsschnelle Support-Teams verringern Reibungsverluste bei der Implementierung und können Teams dabei helfen, mit Plattform-Tools noch individuellere Kostenvoranschläge zu erstellen.
So wählen Sie die richtige Software für Kostenvoranschläge für Ihr Unternehmen aus
Plattformen für Kostenvoranschläge unterscheiden sich stark in Funktionsumfang, Preisgestaltung und allgemeiner Designphilosophie. Einige sind auf Schnelligkeit und Einfachheit ausgelegt. Andere priorisieren Anpassbarkeit, Integration und allgemeine Skalierbarkeit.
Die Wahl des richtigen Tools für Ihr Team bedeutet, Ihre aktuellen Anforderungen mit zukünftigem Wachstum in Einklang zu bringen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sich die Software in bestehende Workflows einfügt.
Hier sind einige wesentliche Elemente, die Sie bei der Bewertung potenzieller Anbieter berücksichtigen sollten.
Budget und ROI
Preismodelle für Software für Kostenvoranschläge können von einfachen, kostengünstigen Tools mit eingeschränkter Funktionalität bis hin zu Plattformen der Unternehmensklasse mit umfangreichen Funktionen und Anpassungsoptionen reichen.
Auch wenn es verlockend sein mag, eine kostengünstige Lösung in Betracht zu ziehen, lohnt es sich zu bedenken, wie die Software zur Produktivität und Leistung des Teams beiträgt. Etwas höhere Kosten für einen größeren Funktionsumfang können zu mehr Zeitersparnis und weniger Stundenaufwand für Aufgaben wie Formatierung, Nachverfolgung oder manuelle Dateneingabe führen.
Es ist möglich, dass Sie zwar mehr für eine Lösung für Kostenvoranschläge bezahlen, dieses Geld jedoch durch eine höhere Teameffizienz wieder hereinholen, sodass Vertriebsmitarbeitende zusätzliche Kunden betreuen können, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
Benutzerfreundlichkeit
Moderne Software ist leistungsstark, liefert aber keine guten Ergebnisse, wenn sich Ihr Team damit nicht wohlfühlt.
Achten Sie auf Plattformen, die moderne, intuitive Benutzeroberflächen bieten und nur minimale Einarbeitung für die ersten Schritte erfordern. Bei PandaDoc haben wir jahrelang daran gearbeitet, genau dies zu perfektionieren. Unsere Benutzeroberfläche ähnelt stark der Oberfläche eines Standard-Textverarbeitungsprogramms oder eines Drag-and-Drop-Website-Builders. Änderungen lassen sich problemlos in Echtzeit nachvollziehen, was die Bearbeitung und Formatierung wesentlich erleichtert.
Viele Plattformen – insbesondere solche, die auf Dokument-Compiler oder -Generatoren setzen – trennen jedoch den Designprozess vom Bestellprozess. In diesem Szenario erstellt das Design-Team den Kostenvoranschlag mithilfe von Codeblöcken und die Vertriebsmitarbeiter nutzen eine separate Benutzeroberfläche, um Bestellungen anzulegen. Wenn die Vertriebsmitarbeiter alles für die Bestellung zusammengetragen haben, drücken sie auf eine Schaltfläche und die Plattform generiert einen neuen Kostenvoranschlag mit den erforderlichen Informationen. Der Nachteil ist, dass die Vertriebsmitarbeiter den fertigen Kostenvoranschlag erst sehen, wenn der gesamte Prozess abgeschlossen ist, und möglicherweise nur eingeschränkte Möglichkeiten haben, diese Ausgabe anzupassen.
Ziehen Sie vor dem Kauf in Erwägung, kostenlose Testzeiträume oder Live-Demos zu nutzen, um zu testen, wie schnell neue Benutzer ohne externe Hilfe Kostenvoranschläge erstellen und versenden können.
Komplexität des Vertriebszyklus
Die Komplexität Ihres Vertriebsprozesses sollte Ihre Funktionsanforderungen direkt bestimmen.
Teams, die mit kurzen, transaktionalen Vertriebszyklen arbeiten, benötigen möglicherweise eine schlanke Lösung, bei der Schnelligkeit und Vorlagenerstellung im Vordergrund stehen. Unternehmen, die langfristige Deals, RFP-Antworten und mehrstufige Verhandlungen verwalten, benötigen wahrscheinlich robustere Funktionen wie Freigabe-Workflows und vielseitige Preisgestaltungstools.
Einige Kostenvoranschlagslösungen umfassen auch ein CPQ-Element, das ein wertvoller Vorteil sein kann, wenn Ihr Produktkatalog oder Ihre Preismodelle umfangreich und komplex sind.
Teamgröße und Anforderungen an die Zusammenarbeit
Jeder möchte schneller vorankommen, aber die unkomplizierte Flexibilität, die kleinere Teams genießen, schwindet, wenn eine Organisation wächst.
Größere Teams benötigen in der Regel einen strukturierteren Ansatz für das Teilen von Inhalten, Benutzerrollen und interne Überprüfungen. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihre Kostenvoranschläge Feedback aus mehreren Abteilungen benötigen (Recht, Finanzen usw.). Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Plattform Tools für die Zusammenarbeit wie interne Kommentare, Freigabeweiterleitungen und Benutzerberechtigungen unterstützt.
Die richtigen Tools können dabei helfen, Workflows zu optimieren, sodass größere Teams umständliche Übergaben sowie administrative Aufgaben hinter sich lassen und die Deal-Geschwindigkeit steigern können.
Integration mit bestehenden Tools
Eine leistungsstarke Software für Kostenvoranschläge sollte Ihren bestehenden Tech-Stack ergänzen und verbessern, anstatt mit ihm zu konkurrieren. Achten Sie auf Plattformen, die sich nahtlos in Ihre CRM-, Projektmanagement- und Kommunikationstools integrieren lassen.
Wenn möglich, versuchen Sie, eine Lösung zu wählen, die eine Datensynchronisation zwischen Ihren Systemen ermöglicht, was das für die Erstellung eines Dokuments erforderliche Wechseln zwischen Fenstern und Aufgaben weiter reduzieren kann.
So nutzt PandaDoc beispielsweise eine einzigartige Zwei-Wege-Datensynchronisierung bei der Integration mit HubSpot oder Salesforce. Während dies den Plattformen ermöglicht, Daten nahtlos auszutauschen, können Benutzer dadurch auch Kostenvoranschläge direkt im CRM mithilfe von PandaDoc-Tools erstellen. Mit anderen Worten: Die Erstellung von Kostenvoranschlägen kann an einem einzigen Ort (der CRM-Benutzeroberfläche) erfolgen, ohne dass Benutzer zwischen dem CRM und dem Tool für Kostenvoranschläge wechseln müssen.
Durch die Integration in Tools, die Sie bereits nutzen, ist es möglich, doppelte Dateneingaben zu eliminieren, die Dokumentenerstellung zu automatisieren und sicherzustellen, dass sich Kostenvoranschlagsprozesse nahtlos in Ihren Vertriebs-Workflow einfügen.
Wenn Integrationen eingeschränkt sind, prüfen Sie, ob die Plattform API-Zugriff unterstützt oder eine Roadmap für zukünftige Verbindungen bietet.
Beeindruckende Angebote im Handumdrehen mit PandaDoc erstellen
Die richtige Software für Kostenvoranschläge hilft Teams, schneller voranzukommen, abgestimmt zu bleiben und professionelle Kostenvoranschläge zu liefern, die konsistent, präzise und leicht nachzuverfolgen sind.
Durch die Zentralisierung der Dokumentenerstellung und die Bündelung der für das Erstellen umsetzbarer Kostenvoranschläge erforderlichen Tools (Dokumentdesign, E-Signing, Angebotserstellung usw.) an einem Ort fällt es Teams leichter zu skalieren, ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.
PandaDoc wurde dafür entwickelt, wachsende Vertriebsteams in jeder Phase des Kostenvoranschlags-Lebenszyklus zu unterstützen. Mit Tools für Dokumentenerstellung, Preisgestaltung, Inhaltsverwaltung und mehr können Teams, die PandaDoc nutzen, wahrlich beeindruckende Kostenvoranschläge erstellen, ohne auf Flexibilität oder Kontrolle zu verzichten.
Aber Sie müssen sich nicht auf unser Wort verlassen! Registrieren Sie sich für einen kostenlosen 14-tägigen Testzeitraum, um selbst zu erleben, wie PandaDoc Ihren gesamten Dokumenten-Workflow auf ein neues Level heben kann.
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Ashley Kemper
Senior Vice President Marketing
Ashley Kemper leitet das globale Marketing-Team bei PandaDoc. Sie hat bei Asana Marketingprogramme von Grund auf aufgebaut sowie skaliert und bei Double und HyperComply neue Marken eingeführt. Bevor sie ins Marketing wechselte, war sie jahrelang als Digital Media Producer und Graphic Designer bei National Geographic, Agence France-Presse und Government Executive tätig. Fun Fact: Ashley hat fünf Umzüge quer durchs Land mit ihrer Ehefrau Malorie und ihrer Französischen Bulldogge Frannie überstanden.
