PJ Callaghan steigert die Abschlussrate um 40 %

P.J. Callaghan ist ein Bauunternehmen in vierter Generation, das sich ausschließlich auf den Gewerbebau konzentriert. Sie sind auf vorgefertigte Metallgebäude für eine Kerngruppe von Qualitätskunden spezialisiert. Neben vorgefertigten Metallgebäuden bietet das 1948 gegründete Unternehmen auch Dienstleistungen in den Bereichen Generalunternehmung, Design-Build, Architektur, Baumanagement und Gebäudeinstandhaltung an.

Das Problem

Bevor sich PJ Callaghan auf den Gewerbebau konzentrierte, lag die ursprüngliche Nische des Unternehmens im Bau von Wohnhäusern im Raum St. Petersburg, Florida. 1967 wurden sie dann autorisierter Händler eines Metallbauherstellers und ihr Schwerpunkt verlagerte sich auf gewerbliche Projekte.

Bei gewerblichen Bauprojekten ist die Kommunikation mit Kunden, Subunternehmern und Lieferanten entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Das Unternehmen ist außerdem stolz darauf, ein kundenorientiertes Unternehmen zu sein, was ihm dabei geholfen hat, jahrzehntelange Beziehungen zu Unternehmen wie Coca-Cola, Southeastern Freight, Penske und vielen weiteren aufzubauen.

Leider spiegelte ihr Prozess zur Erstellung von Kostenvoranschlägen nicht ihre Werte wider. Der Prozess begann mit einer nicht gerade optimalen Vorlage in Microsoft Word. Anschließend musste der Ersteller des Kostenvoranschlags Inhalte und Informationen aus zahlreichen Quellen zusammentragen und sie per Copy-and-paste in die Vorlage einfügen. Aufgrund dieser Schritte war es nahezu unmöglich, jedes versendete Dokument individuell anzupassen, einfach weil es zu lange dauerte. Von Anfang bis Ende war der Workflow umständlich und ineffizient, ganz zu schweigen davon, dass das Design nicht in der Lage war, die großartigen Projekte widerzuspiegeln, die PJ Callaghan abgeschlossen hat.

Die Lösung

Als Thomas Burket, Präsident in 4. Generation, nach einer Lösung suchte, fand er ursprünglich Proposify und DocuSign. Aber diese Tools waren dennoch nicht die perfekte Lösung. Sie machten sein Team nicht effizienter, da sie immer noch zahlreiche Tools verwendeten, um eine einzige Kostenvoranschlagsaufgabe abzuschließen.

Also ging es für ihn wieder zurück ans Reißbrett. Als Thomas nach Alternativen zu seiner bestehenden Lösungen suchte, stieß er auf PandaDoc und entschied sich letztendlich dafür – aufgrund der Schnelligkeit, der Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit, Rich Media in ihre Kostenvoranschläge einzubinden.

Thomas liebt auch die PandaDoc-Vorlagen. Jetzt können er und sein Team dank der Vorlagen, die sie für jede spezifische Art von versendetem Kostenvoranschlag erstellt haben, in wenigen Minuten beeindruckende, individuelle und medienreiche Kostenvoranschläge erstellen.

„Ich liebe die Vorlagen. Sie helfen unserem Vertriebsteam, standardisierte Formulare für Kostenvoranschläge zu erstellen, die über die verschiedenen Arten von Kostenvoranschlägen, die wir versenden, hinweg einheitlich sind. Unsere Kunden sagen durchweg: ‚Das ist einer der schönsten Kostenvoranschläge für Bauvorhaben, die ich je gesehen habe!‘“ Thomas Burket, Präsident in 4. Generation

Die vielleicht größte Veränderung in ihrem Prozess ist die Möglichkeit, die hervorragende Arbeit zu präsentieren, die das Bauteam von PJ Callaghan leistet. Thomas und sein Team können Content-Bibliothekselemente wie Grafiken, Baupläne und Fotos früherer Projekte direkt per Drag-and-Drop in ihre Kostenvoranschläge einfügen, sodass diese hervorstechen und für ihre Kunden ansprechender zu lesen sind.

Das Team von PJ Callaghan nutzt außerdem benutzerfreundliche und automatisierte Funktionen wie Genehmigungs-Workflows, zugewiesene Rollen und unsere Google Drive-Integration. Dank der Speicherfunktionen von PandaDoc können Thomas und sein Team alle ihre Dokumente an einem durchsuchbaren Ort aufbewahren, was ihnen hilft, organisiert zu bleiben und Kostenvoranschläge besser zu verfolgen.

Die Ergebnisse

Der Prozess für Kostenvoranschläge von PJ Callaghan hat sich erheblich verbessert, da man von zwei unterschiedlichen Tools zu einem produktiven Workflow übergegangen ist. Thomas und sein Team sind nicht nur begeistert von ihren neuen, Kostenvoranschlägen und Angeboten, sondern sie freuen sich auch über die Benachrichtigungen in Echtzeit, die sie erhalten, wenn ihr Kunde ihre Dokumente öffnet, ansieht oder abschließt. Diese Einblicke machen einen langwierigen Vertriebszyklus spannender.

Apropos aufregend: PJ Callaghan ist begeistert, dass sie bei der Dokumentenerstellung über 3 Stunden einsparen konnten. Durch diese Zeitersparnis konnte die Produktivität gesteigert und die Anzahl der versendeten Kostenvoranschläge um das 3-Fache zu erhöht werden.

„PandaDoc ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern hat es mir und meinem Team auch ermöglicht, die versendeten Kostenvoranschläge effizienter und konsistenter zu machen. Wir sind ein Bauunternehmen in der 4. Generation, das seit 1948 besteht, und PandaDoc hat uns den Weg in das digitale Zeitalter erleichtert.“ Thomas Burket, President

Jetzt, da der Prozess für Angebote und Kostenvoranschläge von PJ Callaghan besser organisiert ist und Ineffizienzen beseitigt wurden, konnte sich das Team wieder auf das Wesentliche konzentrieren und weiterhin starke Beziehungen zu Interessenten und Kunden aufbauen. Das Unternehmen berichtet außerdem, dass PandaDoc dazu beigetragen hat, die Abschlussrate um 40 % und das Angebotsvolumen um 180 % zu steigern.

Vor allem können Thomas und sein Team die Arbeit von PJ Callaghan selbstbewusst präsentieren, was ihnen dabei hilft, mehr Aufträge zu gewinnen und auch für kommende Generationen weiterhin mehr Bauprojekte abzuschließen.