Wizehire verkürzt die Zeit für die Vertragserstellung mit PandaDoc von 1 Stunde auf 5 Minuten

Die Herausforderung war echt

Für das Team bei Wizehire fühlte sich das Erstellen von Verträgen wie ein Spießrutenlauf an – zeitaufwendig, repetitiv und viel schwieriger, als es sein müsste. Ihr Docusign-Setup reichte nicht aus: Salesforce-Vorschauen waren fehlerhaft, Datenfelder wurden nicht korrekt zugeordnet und selbst eine einfache Aufgabe wie das Ändern eines Unterzeichners löschte ganze Felder. Frustrierend, um es gelinde auszudrücken. 

Darüber hinaus fehlte es an Support, sodass ihr Team in einer permanenten Schleife der Fehlerbehebung gefangen war, anstatt Deals abzuschließen. Es wurde deutlich, dass sie eine Lösung brauchten, die tatsächlich funktionierte.

Die passende Lösung mit PandaDoc finden

PandaDoc hat dem Team bei Wizehire geholfen, seine Prozesse mit einer benutzerfreundlichen Plattform und einem zuverlässigen Kundensupport auf ein neues Niveau zu heben. Durch die Verkürzung der Vertragserstellungszeit um 92 % wurden erhebliche Effizienzsteigerungen erzielt. Zudem sind dank einer nahtlosen Salesforce-Integration die Zeiten manueller Korrekturen und der Fehlersuche vorbei.

Von frustrierenden Engpässen zu mühelosen Workflows

Bei Wizehire dreht sich alles darum, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Teams aufzubauen, indem intelligente Software mit praktischer Expertenunterstützung kombiniert wird. Als ihr Sales-Ops-Team eine Möglichkeit brauchte, das Vertragsmanagement zu optimieren, war PandaDoc die naheliegende Wahl.

Aber die Dinge nahmen eine Wende.

Durch eine Umstrukturierung im Unternehmen war April Fleming, Revenue Operations Analyst bei Wizehire, plötzlich für die Verwaltung von PandaDoc zuständig. Die Teammitglieder, die alles eingerichtet hatten? Weg. 

Ohne wirkliche Anleitung herrschte Chaos. Als es Zeit für etwas Neues war, da es keine etablierten Prozesse oder klare Übergaben durch ehemalige Administratoren gab, sah Wizehire die Gelegenheit für einen Neuanfang und verbesserte Effizienz gekommen. Angelockt von Versprechungen einer schnellen Einarbeitung, reibungslosen Integration, eines nahtlosen Übergangs und eines starken Supports entschied sich das Team strategisch für DocuSign. Schließlich ist es DocuSign – was könnte schon schiefgehen? 

Im Laufe des Prozesses traten jedoch Herausforderungen auf.

• Ihre Salesforce-Integration? Nicht besonders gut. Dokumentenvorschauen wiesen Fehler auf, sodass Aprils Team nur raten konnte, wie Verträge für Kunden tatsächlich aussehen würden.

• Die Vorlageneinrichtung? Ein absoluter Zeitfresser. Datenfelder aus Salesforce wurden nicht korrekt zugeordnet, sodass Daten manuell erneut in Dokumente eingegeben werden mussten.

• Bearbeitungsfunktionen? Führten zu mehr Fehlern. Das Ändern von Unterzeichnern löschte zufällig Felder, sodass April Vorlagen mehrmals neu erstellen musste. 

Zu allem Überfluss hatte sich auch der Kundenservice nicht verbessert. April war täglich mit der Fehlerbehebung beschäftigt – korrigierte Verträge, kümmerte sich um fehlerhafte Entwürfe und nahm endlose manuelle Bearbeitungen vor, nur um Dokumente auf den Weg zu bringen.

Zu diesem Zeitpunkt war klar: Wizehire musste etwas ändern. 

Wizehire kehrt zu PandaDoc zurück

Für Wizehire ging es bei der Rückkehr zu PandaDoc nicht nur darum, die Software zu wechseln – es ging darum, zu Prozessen des Tagesgeschäfts zurückzukehren, die tatsächlich funktionierten. Nachdem sie mit ständigen Hürden und Ineffizienzen zu kämpfen hatten, waren April und ihr Team mehr als bereit für eine Lösung, die konsistent und einfach zu bedienen war sowie durch einen zuverlässigen Support unterstützt wurde. Sie brauchten etwas, das sie nicht ausbremsen würde.

PandaDoc hat geliefert.

Mehr Stunden am Tag zurückgewinnen

Nach monatelangen Problemen mit fehlerhaften Feldzuordnungen, frustrierenden Workarounds und Zeitverschwendung wusste Wizehire, dass sie eine Vertragslösung brauchten, die das Leben tatsächlich einfacher machte. Die nahtlose Salesforce-Integration von PandaDoc und die automatisierte Anpassung boten ihnen endlich die reibungslose und effiziente Vertragslösung, nach der sie gesucht hatten.

Nun arbeitet das Vertriebsteam von Wizehire wie eine gut geölte Maschine:

• Sie können intelligente, anpassbare Vorlagen erstellen, die automatisch Daten zwischen Salesforce und PandaDoc synchronisieren.

• Sie können Vereinbarungen mit nur wenigen Klicks erstellen, fertigstellen und senden – ohne Salesforce jemals zu verlassen.

• Sie haben die Zeit für die Vertragserstellung von einer Stunde verkürzt auf nur fünf Minuten, wodurch Zeit frei wird, um sich auf den Abschluss von Deals zu konzentrieren.

Nicht repräsentativ für die PandaDoc-Instanz von Wizhire

Mit PandaDoc bringt Wizehire deutlich mehr Verträge sicher auf den Weg und spart den Vertriebsmitarbeitern Zeit und Energie, sodass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Kunden ein erstklassiges Kauferlebnis zu bieten.

Kleine Änderungen, große Wirkung

Vor PandaDoc war der Versand von Verträgen per E-Mail ein mehrstufiger, komplizierter Vorgang – jetzt kann Wizehire Verträge direkt aus PandaDoc per E-Mail und SMS versenden, in einem einzigen einfachen Schritt. Eine kleine Anpassung, die dem Vertriebsteam jedoch Unmengen an Zeit spart.

Nicht repräsentativ für die PandaDoc-Instanz von Wizhire

„Schon die E-Mail- und SMS-Funktion ist großartig. Unsere Vertriebsmitarbeiter müssen den Link nicht kopieren und einfügen, um ihn dann per E-Mail oder SMS zu versenden. Sie können das alles auf einmal erledigen.“–April Fleming, Revenue Operations Analyst bei Wizehire

Vertragssoftware? Mehr als nur das. 

Neben der Technologie fand Wizehire etwas noch Wertvolleres: eine echte Partnerschaft. Im Gegensatz zu ihren Erfahrungen mit dem Support ihres vorherigen Anbieters steht das Team von PandaDoc ihnen bei jedem Schritt zur Seite und hilft ihnen dabei, ihre Einrichtung zu optimieren und das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Das Onboarding von PandaDoc schloss eine kritische Lücke in ihrer bisherigen Erfahrung mit der Plattform. Bei der früheren Erfahrung von Wizhire durchliefen nur Administratoren den Onboarding-Prozess. Als das Unternehmen zurückkehrte, stellte PandaDoc sicher, dass sowohl Administratoren als auch Vertriebsmitarbeiter ein Onboarding durchliefen, sodass das gesamte Team die Plattform effektiv nutzen konnte. 

Konkrete, alltägliche Ergebnisse mit PandaDoc

• Erhöhter Dokumentenversand: Mit PandaDoc versendet der Kunde 25 % mehr Dokumente pro Monat als mit DocuSign.

• Schnellere Dokumentenerstellung: PandaDoc verkürzt die Zeit für die Erstellung und den Versand von Dokumenten von 2 Stunden auf nur 6 Minuten – eine Zeitersparnis von 95 %.

• Blitzschneller Abschluss: Dokumente werden mit PandaDoc 46-mal schneller unterzeichnet, was die durchschnittliche Abschlusszeit von 3,7 Tagen auf nur 1 Stunde und 57 Minuten reduziert.

Mit PandaDoc kann sich das Team von Wizehire auf das konzentrieren, was es am besten kann – Unternehmen dabei zu helfen, großartige Mitarbeiter einzustellen, ohne sich mit manuellen Prozessen aufzuhalten.

PandaDoc hat eine persönliche Note – sie hören uns zu, passen sich an und unterstützen uns wie echte Partner. Das war für uns entscheidend. Ich weiß, dass ich sie jederzeit erreichen kann. Sie nehmen sich Zeit, um uns durch alles zu führen, und ich kann darauf vertrauen, dass sie uns helfen, alle Probleme schnell zu lösen.

April Fleming

Revenue Operations Analystin bei Wizehire