Le défi à relever :
TPD avait du mal à gérer tous les documents générés par son activité de ressources humaines. Aucun système centralisé ne permettait aux collaborateurs de ses divers bureaux d’accéder à des documents partagés, ce qui aboutissait à des erreurs, comme des mentions légales obsolètes ou une charte graphique incohérente.
La solution :
Le déploiement de PandaDoc et son inclusion dans HubSpot CRM ont permis à TPD de réduire le temps d’intégration des nouvelles recrues de 75 %, avec à la clé 3 700 $ et 188 heures de main-d’œuvre en moins.
Les détails :
Spécialisée dans les ressources humaines, TPD met en relation talents et entreprises en Amérique du Nord pour assurer leur réussite mutuelle. TPD propose des solutions évolutives associées aux meilleurs programmes de fidélisation et garanties de service du secteur.
Erreurs dans les documents et lourdeurs administratives
Comme toutes les entreprises de ressources humaines, TPD doit composer avec une quantité pharaonique de documents, des lourdeurs administratives à l’origine de nombreux problèmes. Tout d’abord, comme le sait toute personne ayant recruté ou candidaté, ce processus génère une multitude de formulaires et contrats à imprimer, renseigner, signer, scanner, renvoyer et classer si vous ne disposez pas d’une solution comme PandaDoc.
Avant PandaDoc, aucun système centralisé ne permettait aux employés de ses divers bureaux d’accéder à des documents partagés, ce qui aboutissait à la création de documents contenant des erreurs, comme des mentions légales obsolètes ou une charte graphique incohérente.
Le processus ressemblait à ceci :
- Application de la charte graphique et ajout des informations du destinataire dans Microsoft Word pour chaque document
- Conversion des documents Word en formulaires Adobe PDF éditables
- Envoi des formulaires dans le CRM
- Téléchargement des formulaires pour les envoyer à leurs destinataires
En raison de la lourdeur de ce processus, les employés s’appuyaient souvent sur des formulaires enregistrés en local pour gagner du temps, ce qui entraînait de nombreuses incohérences et erreurs.
Automatisation des flux documentaires avec PandaDoc
Kelsey Boyd, la directrice Processus et systèmes commerciaux de TPD, a compris que PandaDoc serait la solution idéale pour résoudre ces problèmes en raison de son intégration à HubSpot et de ses puissantes fonctionnalités d’automatisation documentaire. Plus que la gestion des signatures électroniques, PandaDoc propose de centraliser le stockage des documents, de garder la main sur la charte graphique et de standardiser les flux de travail. En déployant PandaDoc, TPD comptait gagner en efficacité et en productivité sur l’ensemble de ses processus RH et bureaux d’Amérique du Nord.
Avec PandaDoc et HubSpot CRM, TPD peut désormais créer, envoyer, signer et stocker l’ensemble de ses documents sans jamais quitter HubSpot. La nouvelle intégration de PandaDoc lui a permis de réduire les erreurs dans ses processus, d’appliquer sa charte graphique de manière cohérente et de réduire le nombre d’outils utilisés, tout en gagnant du temps et en économisant de l’argent. Le système de PandaDoc, associé aux informations fournies automatiquement par HubSport CRM, a joué un rôle clé dans sa réussite.
TPD accélère la signature des contrats et le paiement des factures directement depuis PandaDoc
Grâce à l’intégration de paiement de PandaDoc avec Stripe, TPD peut proposer à ses clients une option de paiement immédiat accessible sur ses factures en ligne. Cette fonctionnalité offre à son équipe de vente une visibilité sur le paiement des factures dans PandaDoc.
« Grâce à PandaDoc, nous avons gagné en efficacité et pouvons envoyer les dossiers de recrutement rapidement aux candidats. Sans PandaDoc, cette tâche nous prendrait un temps fou. »
Impact : réduction du temps d’intégration de 75 % et des milliers de dollars d’économies
Le retour sur investissement de l’intégration de PandaDoc à HubSpot en mars 2016 est évident.
- Le délai d’intégration des nouvelles recrues est passé de 1 heure à seulement 15 minutes
- TPD gagne 188 heures par mois, soit 3 700 $ par mois en réduction des salaires administratifs
- Réduction de 44 % des dépenses consacrées aux licences et outils devenus superflus, comme Microsoft Office et Adobe Creative Cloud
- L’option de paiement immédiat de TPD a permis à l’entreprise d’assainir sa trésorerie en réduisant de moitié le délai moyen de règlement par rapport aux autres moyens de paiement.
L’utilisation de HubSpot CRM avec l’intégration de PandaDoc a permis à TPD de reprendre la main sur ses processus métier et d’économiser du temps et de l’argent, tout en s’assurant une croissance solide. TPD continue d’optimiser son utilisation de ce duo par son équipe de vente pour que ses commerciaux puissent accéder à des supports efficaces et gagner du temps sur la création de chaque proposition. Les deux systèmes sont pratiques et présentent une complexité raisonnable : ils ont su trouver le bon équilibre entre fonctionnalités et simplicité.
PandaDoc a également joué un rôle crucial dans l’intervention rapide de TPD lors d’une situation urgente en facilitant le recrutement et l’intégration de plus de 300 personnes en moins de 2 semaines.
Pour Kelsey Boyd, qui est chargée d’analyser et de quantifier le ROI des nouveaux outils de l’entreprise, « les chiffres [de PandaDoc] sont clairs ».
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