SUIVI DES DOCUMENTS
Suivez chaque document de votre pipeline automatiquement
Simplifiez vos processus grâce aux journaux d’audit automatisés et au suivi de chaque document sur votre espace de travail.
Aucune carte bancaire n’est requise
Plus de 68,000 entreprises utilisent PandaDoc pour envoyer et suivre leurs documents
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des documents ?
Le suivi des documents permet aux utilisateurs de suivre et de gérer le statut d’un document tout au long de son cycle de vie.
Le suivi des documents vous permet de rester informé à chaque étape du processus, de la rédaction et la validation, à l’envoi aux destinataires désignés pour la vérification et la signature électronique.
Avec PandaDoc, le suivi des documents fait partie d’un écosystème de documents plus large. Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux documents, les envoyer aux destinataires concernés, collecter les signatures électroniques et les paiements, puis enregistrer les documents complets dans un espace de stockage dédié.
L’avantage : PandaDoc prend en charge tous les stades du cycle de vie des documents. Vous n’avez donc jamais besoin de quitter la plateforme.
Gardez un œil sur vos documents
Suivez les documents dès le début
Le suivi débute dès la création des documents. Les modifications sont automatiquement enregistrées dans le journal d’audit du document.
Analysez l’utilisation de vos documents
Découvrez comment les personnes concernées interagissent avec chaque page de vos propositions et contrats.
Optimisez vos modèles
Exploitez les données de suivi pour créer de meilleurs modèles, améliorer la gestion des documents et conclure des contrats plus rapidement.
Suivez chaque document sans effort
Suivez l’avancée de vos documents — en un coup d’œil
Dites adieu aux tableaux de suivi des documents !
Chaque document PandaDoc comporte un tableau de bord qui affiche en temps réel les modifications apportées au document tout au long de son cycle de vie.
Vous êtes informé de la création, de la consultation, de la modification, de l’envoi et de la signature des documents, au même endroit.
Améliorez vos documents
Découvrez comment vos documents sont utilisés grâce à des outils de suivi avancés.
Identifiez les parties de vos contrats et propositions qui suscitent le plus et le moins d’intérêt, puis utilisez ces données pour optimiser vos modèles et améliorer vos performances.
Évaluez les effets de vos modifications sur un nouvel ensemble de documents, puis répétez le processus.
Agissez au bon moment
Soyez informé des changements de statut des documents.
Utilisez le suivi intégré des documents commerciaux pour savoir quand les destinataires ouvrent et remplissent les documents.
Gardez un œil sur vos documents pour déterminer à quel moment envoyer une relance.
Améliorez la sécurité
Protégez-vous automatiquement contre la non-répudiation grâce à un registre vérifiable de toutes les actions effectuées par les utilisateurs dans un document.
Garantissez la validité des contrats et protégez les informations confidentielles pour chaque document envoyé.
Proposez des certificats numériques uniques lors de la signature électronique afin de garantir la validité et l’authenticité des documents.
Gérez les accès
Consultez la liste détaillée des modifications à l’aide des systèmes intégrés de contrôle de versions et de suivi des documents.
Identifiez les modifications apportées et les personnes qui ont interagi avec vos documents. Protégez-vous avec les autorisations pour restreindre l’accès aux documents.
Améliorez vos documents grâce à un meilleur suivi
Propositions
Utilisez le partage et le suivi des documents pour garder un œil sur les actions de l’équipe lors de la collaboration sur une proposition.
Identifiez qui a consulté et modifié des documents spécifiques, à quel moment et à quel endroit ces modifications ont été apportées.
Le suivi de ces modifications et contributions peut permettre aux équipes de créer des propositions plus précises et plus avantageuses pour les personnes impliquées dans le projet.
Contrats
Veillez à la sécurité lorsque vous traitez des informations confidentielles pour tout type de document.
Le suivi des documents en ligne peut être utilisé pour améliorer la conformité aux réglementations et minimiser les risques en garantissant que tout accès non autorisé soit détecté et rapidement restreint.
Ceci est essentiel lorsque vous traitez des informations sensibles ou que vous devez respecter des normes de conformité réglementaire telles que le RGPD.
Devis
Recevez des notifications par e-mail lorsqu’un client consulte ou signe votre devis.
Améliorez la fidélisation client répondant aux questions des clients lorsque les leads sont actifs et que les informations sont récentes.
Analysez les performances des devis et combinez ces données aux taux de réussite enregistrés afin d’optimiser vos tarifs et votre stratégie d’engagement.
Factures
Optimisez la gestion des factures en suivant leur statut et leur visibilité.
Soyez averti lorsque les destinataires consultent les factures. Surveillez l’activité et envoyez des rappels pour garantir des paiements dans les délais sans effort supplémentaire.
Améliorez le suivi de vos documents en ligne grâce à PandaDoc
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En envoyant ce formulaire, j’accepte que les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité régissent respectivement mon utilisation des services et l’utilisation qui sera faite des données personnelles que je fournis.
Questions fréquentes
Combien coûtent les services de suivi des documents (DTS) ?
Alors que certaines entreprises appliquent des frais supplémentaires pour les services DTS, PandaDoc inclut le suivi des documents dans tous ses forfaits standard.
Cette fonctionnalité clé automatise le suivi des documents et la fonctionnalité intégrée permet de garantir l’authenticité de chaque type de document.
Le suivi des documents PandaDoc fonctionne-t-il avec les intégrations CRM ?
Les leaders du secteur importent souvent les données CRM de Salesforce ou HubSpot dans PandaDoc, et utilisent la plateforme pour préparer et envoyer des documents.
Dans ce cas, les documents restent dans PandaDoc et toute activité liée à ces documents est automatiquement enregistrée.
Lors de la création d’un document, il est possible d’exporter les fichiers PandaDoc au format PDF ou DOCX. Si les documents sont téléchargés depuis la plateforme et envoyés en pièce jointe, PandaDoc ne pourra pas suivre l’activité des utilisateurs.
Quelles données sont disponibles pour analyser l’utilisation des documents ?
La fonctionnalité de suivi des documents inclut les statistiques suivantes : nombre de vues, temps total de lecture, dernière vue, téléchargement du PDF et clics sur les liens éventuels.
De plus, votre équipe peut voir quand le statut d’un document a été modifié, manuellement ou automatiquement, notamment lorsqu’un document est signé électroniquement pour être complété.
Comment envoyer des rappels avec PandaDoc ?
Les rappels peuvent être configurés dans le menu du document afin d’être envoyés automatiquement chaque semaine ou avant une date limite prédéfinie.
Il est également possible d’envoyer manuellement des rappels à des destinataires individuels afin de déclencher un suivi ou d’informer les participants d’une modification effectuée au document.