Wie Ion Solar durch die Umstellung weg von Docusign die Überarbeitung von Angeboten um 20 % beschleunigen konnte

Die Herausforderung

Ion Solar hatte Probleme mit dem Preismodell von Docusign, das für das wachsende Team nicht mehr geeignet war. Das aus 100 Mitarbeitenden bestehende Team teilte sich vier Benutzerlizenzen untereinander, was den Führungskräften nur einen minimalen Einblick in die Dokumentenmanagementprozesse ermöglichte. Die Salesforce-Integration von Docusign war ebenfalls kompliziert einzurichten und verursachte unnötige Unterbrechungen im Vertriebsprozess.

Die Lösung

PandaDoc füllte die Lücken, die Docusign hinterlassen hatte, und bot eine robuste Lösung, die Ion Solar benötigte, als das Unternehmen sein Geschäft ausbaute. Mit einer nahtlosen API, einer Salesforce-Integration und einer benutzerfreundlichen Oberfläche entsprach PandaDoc nicht nur perfekt den Anforderungen von Ion Solar, sondern übertraf auch die Erwartungen, indem es mehr Funktionalität, eine schnellere Einrichtung und mehr Kontrolle über den Dokumentengenehmigungsprozess bot.

Entdeckung des Potenzials von PandaDoc

Ion Solar ist eines der 20 größten Solarunternehmen in den USA und bietet seinen Kunden Solar-Komplettlösungen. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren ein phänomenales Wachstum erzielt und ist von einem Team von nur 50 Mitarbeitenden auf über 500 angewachsen. Angesichts dieses rasanten Wachstums suchte Brandon Mullen, IT Director von Ion Solar, nach Möglichkeiten, im Rahmen der Weiterentwicklung des Unternehmens intelligentere Technologien zu integrieren.

Ein Problempunkt war Docusign, das das Unternehmen zur Dokumenten- und Angebotsverwaltung nutzte. Die Einschränkungen des Preismodells von Docusign führten dazu, dass viele Mitarbeitende mit einer begrenzten Anzahl von Benutzerkonten arbeiten mussten, was wiederum zu einem Mangel an Transparenz über den Status der Verträge führte. Da dem wachsenden Team nur vier Benutzerlizenzen zur Verfügung standen, wurde eine effektive Zusammenarbeit an Dokumenten zunehmend erschwert.

Das Unternehmen hatte auch mit der Komplexität der Salesforce-Integration von Docusign zu kämpfen, die ein entscheidender Aspekt der Prozesse des Unternehmens war. Die Mitarbeitenden waren oft verwirrt über den Status von Verträgen und Angeboten, was die Kommunikation behinderte und zu verpassten Fristen führte. Brandon Mullen wusste, dass Docusign die Übermittlung von Angeboten an Kunden verlangsamte, und nahm sich vor, eine Lösung zu finden, die den wachsenden Betrieb des Unternehmens unterstützen würde.

Die Umstellung auf PandaDoc

Ion Solar suchte eine neue Dokumentenmanagement-Lösung mit klaren Prioritäten:

• Eine starke Partnerschaft, die die nahtlose Einführung neuer Funktionen unterstützen könnte

• Eine intuitive Salesforce-Integration, die den Dokumentenfortschritt direkt im Salesforce CRM ohne zusätzliche Komplexität sichtbar machen würde

• Ein Preismodell, das es Ion Solar ermöglichen würde, mit seiner wachsenden Belegschaft und den wachsenden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten

• Eine robuste API-Funktionalität, die benutzerdefinierte Integrationen ermöglicht, sodass Ion Solar PandaDoc nahtlos mit seinen bestehenden Arbeitsabläufen und Anwendungen von Drittanbietern verbinden kann

• Ein effizienter Genehmigungsworkflow, der Engpässe minimiert und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verbessert

Die Umstellung auf PandaDoc verlief schneller als erwartet, da die Einrichtung in nur anderthalb Wochen abgeschlossen werden konnte, statt wie geschätzt in einem Monat. PandaDoc ermöglichte es Ion Solar, den Überblick über alle Vereinbarungen zu behalten, wobei wichtige Informationen direkt über API und die Salesforce-Integration integriert wurden. Dies war ein wesentlicher Fortschritt gegenüber dem vorherigen Zustand mit unsortierten Dokumenten und Benutzerberechtigungen.

Die zusätzlichen Funktionen von PandaDoc – wie SMS-Versand und die Möglichkeit, Dokumente unter der Marke von Ion Solar zu kennzeichnen – stärkten auch das Markenimage des Unternehmens und trugen dazu bei, seinen Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Gesteigerte Geschäftseffizienz

Mit PandaDoc haben alle Teams von Ion Solar, einschließlich Lieferkette, Beschaffung und Vertrieb, eine einzige, optimierte Plattform für ihre Abläufe erhalten. Die nahtlose Integration von PandaDoc in Salesforce ermöglichte es verschiedenen Gruppen, je nach ihrem Arbeitsprozess effizient zu arbeiten. 

So konnten die Vertriebsmitarbeitenden im Außendienst beispielsweise über die API-Integration von PandaDoc eine benutzerdefinierte App verwenden, während andere direkt in Salesforce arbeiten konnten. Der verbesserte Prozess reduzierte die dokumentenbezogene Arbeitsbelastung und sorgte dafür, dass sich Aufgaben einfacher und schneller erledigen ließen. Infolgedessen verzeichnete das Unternehmen einen deutlichen Anstieg bei der Vertriebsgeschwindigkeit.

Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis

Mit PandaDoc konnte Ion Solar nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis erzielen, sondern auch die Akzeptanz der Dokumentenmanagementlösung im gesamten Unternehmen deutlich steigern. Auch der Prozess der Vertragsüberprüfung wurde um 20 % beschleunigt, was sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkte. Das Team konnte sich stärker auf den Abschluss von Geschäften konzentrieren, die Kundeninteraktionen verbessern und insgesamt die Vertriebsperformance steigern.

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Brandon Mullen

IT Director at Ion Solar