Poll Everywhere macht Verlängerungen mit PandaDoc zum Kinderspiel

Sie kämpfen mit dem Alptraum manueller Verlängerungen 

Poll Everywhere hilft Vortragenden, ihr Publikum mit Live-Umfragen, F&A-Sitzungen und Wortwolken zum Leben zu erwecken. Professoren, Führungskräfte aus Unternehmen und Event-Gastgeber schwören darauf. Aber intern? Ihr Dokumentenmanagementprozess benötigte ein umfassendes Upgrade.

Vor PandaDoc erhielten viele Verlängerungskunden keinen formellen Vertrag für ihre Verlängerung – nur einen per E-Mail gesendeten QuickBooks-Kostenvoranschlag, was zu einem uneinheitlichen Deal-Fluss führte und zu viel Spielraum für Fehler ließ.

Chase King, Customer Success Operations Manager, und sein Team versanken in manueller Arbeit. Sie mussten oft Bestellungen hinterherjagen, Rechnungen manuell nachverfolgen und ein endloses Hin und Her per E-Mail erdulden. Es war langsam, frustrierend und viel zu zeitaufwendig.

„Unser Erneuerungsprozess glich dem Wilden Westen“, sagte Chase. „Keine offiziellen Vereinbarungen, keine Automatisierung, nur QuickBooks-Schätzungen per E-Mail gesendet.“ Keine rechtlichen Dokumente, keine Nutzungsbedingungen und definitiv keine einfache Möglichkeit, Dinge zu verfolgen. „Mit über 500 Kunden war es nicht nachhaltig.“

Vom Chaos zur Klarheit

Bevor Poll Everywhere einen großen Anbieter wie PandaDoc verpflichten konnte, musste das Unternehmen beweisen, dass es die richtige Wahl war. Hier schaltete sich Jeffrey Beaver, Compliance and Security Officer, ein.

„Für uns geht es bei der Auswahl eines Anbieters nicht nur um Funktionen. Wir brauchen harte Daten, um die Investition zu rechtfertigen“, erklärte Jeffrey. „Mitarbeiter müssen ein datengestütztes Dokument (DDD) erstellen und es in der Hierarchie nach oben weiterleiten, um zu zeigen, dass das Produkt notwendig, die beste Option für unsere Anforderungen und im Rahmen des Budgets ist.“

Was waren die Must-Haves für Poll Everywhere?

• Bessere Nutzererfahrung: Einfach, intuitiv und teamübergreifend leicht einzuführen

• All-in-One-Funktionalität: Eine Dokumentenbibliothek, ein Signatur-Tool und eine Workstation in einem

• Unverzichtbare Funktionen: Gewährleistung von Compliance, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit in allen Abteilungen

• Integration in bestehende Tools: Verbindung von Vertragsprozessen mit QuickBooks zur Automatisierung der Rechnungsstellung und Vermeidung manueller Dateneingaben

„PandaDoc hat alle Kriterien erfüllt. Aber was uns wirklich überzeugt hat, war, wie nahtlos es sich in unseren Workflow einfügte. Es war nicht einfach nur ein weiteres Tool – es wurde zu einem zentralen Bestandteil unserer Arbeitsweise.“ — Jeffrey Beaver, Compliance and Security Officer bei Poll Everywhere

Transformation des Verlängerungsprozesses mit PandaDoc 

Im Rahmen ihrer Lieferantenbewertung evaluierte Poll Everywhere Dropbox Sign und Breadwinner, aber PandaDoc ging als klarer Gewinner hervor. Sicherheit und Compliance sowie Integrationen mit Salesforce und QuickBooks waren entscheidend für den Erfolg, und PandaDoc hat alle diese Anforderungen erfüllt.

Mit PandaDoc hat sich alles verändert. Das ist viel besser geworden:

• Kunden unterzeichnen jetzt eine mit PandaDoc erstellte formelle Vereinbarung, anstatt nur einen QuickBooks-Kostenvoranschlag zu erhalten.

• Sobald ein Kunde einen Vertrag unterzeichnet, wird automatisch ein QuickBooks-Angebot erstellt und zur Überprüfung versendet.

• Kein Warten mehr auf Bestellungen – Dokumentenunterschriften lösen jetzt den Erneuerungsprozess aus.

• Sales- und Customer-Success-Manager verschwenden keine Zeit mehr mit Rechnungs-Follow-ups, und E-Mail-Ketten sind drastisch geschrumpft.

„Früher zogen sich Erneuerungen über Monate hin. Jetzt ist es ein Unterschied wie Tag und Nacht, sagte Chase. „Früher hatten wir gleichzeitig 30–40 überfällige Erneuerungen, jetzt sind es unter 15. Kunden unterzeichnen Verträge 30–60 Tage vor Ablauf der Fristen, sodass alles im Zeitplan bleibt.“

Finden Sie Mehrwert jenseits von Verlängerungen

Was als einfache Lösung zur Verbesserung ihres Verlängerungsprozesses begann, entwickelte sich schnell zu einer umfassenden Einführung von PandaDoc im gesamten Unternehmen. Das Vertriebsteam nutzt PandaDoc jetzt, um Verträge mühelos zu verwalten und den Deal-Status zu verfolgen, was für reibungslosere Übergaben und schnellere Abschlüsse sorgt. Finanz- und Compliance-Teams verlassen sich mittlerweile auf die Plattform, um wichtige Vereinbarungen sicher zu speichern und zu verwalten, was ihnen Sorgenfreiheit und bei Bedarf einfachen Zugriff bietet. Darüber hinaus schätzen C-Suite-Führungskräfte die Transparenz und Effizienz, die sie bringt. Die Zeiten des Verlängerungschaos sind vorbei und wurden durch ein optimiertes System ersetzt, das jede Phase des Kundenlebenszyklus unterstützt.

Messbare Wirkung erzielen

Seit dem Wechsel zu PandaDoc hat Poll Everywhere große Erfolge erzielt:

• 33–66 % schnellere Verlängerungen: Der Prozess dauert jetzt 30 bis 60 Tage, statt 90 vor PandaDoc. 

• 50 % weniger überfällige Verträge: Von 40 vor PandaDoc auf unter 15.

• Keine unnötige Arbeit: Schluss mit endlosen Nachfassaktionen und manuellen E-Mails.

Für Poll Everywhere ist PandaDoc nicht nur ein weiteres Tool – es bildet den Kern ihres Geschäfts. 

PandaDoc hat die Art und Weise, wie wir Erneuerungen handhaben, komplett transformiert. Es ist von einem „Nice-to-have“ zu einem absoluten Must-have geworden.

Chase King

Manager für Customer-Success-Operations bei Poll Everywhere