De uitdaging:

TPD had problemen met de steeds groter worden stapels papierwerk die gepaard gingen met werken in HR. Medewerkers hadden geen centrale locatie om toegang te krijgen tot documenten van verschillende kantoorlocaties. Dit zorgde voor problemen met menselijke fouten, zoals verouderd juridisch vakjargon, inconsistente branding en nog veel meer.

De oplossing:

Inwerken en integreren van PandaDoc in hun HubSpot CRM verlaagde hun inwerktijd voor nieuwe medewerkers met 75%. dat leverden eenbesparing op van $ 3700 aan arbeidskosten plus 188 uren per maand. 

Details

TPD is een internationaal bedrijf voor Workforce en HR-oplossingen. Ze werken samen met klanten en de talentenpool om werknemers te helpen slagen en organisaties beter te laten presteren. TPD biedt flexibele HR-oplossingen ondersteund door de beste beste programma’s om klanten te behouden en servicegaranties in de hele branche.

Fouten in documenten en hoofdpijn van het papierwerk

TPD krijgt veel papierwerk op hun bord. Dit papierwerk bezorgt hun hoofdpijn. Iedereen die ooit is aangenomen of anderen heeft aangenomen, weet dat er veel formulieren en contracten moeten worden ingevuld. Beschik je niet over een oplossing zoals PandaDoc? Dan kan dit leiden tot veel printen, invullen/ondertekenen, scannen, terugsturen en archiveren.

Voordat PandaDoc in beeld kwam, werd papierwerk verzonden naar meerdere kantoren. Er was geen centrale hun vor toegang tot documenten van hun verschillende kantoorlocaties in Noord-Amerika. Dat zorgde voor problemen met verouderd juridisch vakjargon, inconsistente branding, fouten en meer.

Hun proces zag er ongeveer zou uit:

• Brandingelementen en informatie over de ontvanger toegevoegen aan elk document via Microsoft Word
• De Word-documenten omzetten naar invulbare Adobe PDF-formulieren
• De formulieren uploaden in hun CRM
• Het formulier voor downloaden voor verzenden 

Dit proces was heel omslachtig. Om tijd te besparen verwezen medewerkers vaak naar formulieren die lokaal waren opgeslagen. Dit zorgde voor een hoop consistentieproblemen en fouten. 

Documentstromen automatiseren met PandaDoc

Kelsey Boyd, Director of Business Systems & Processes van TPD, zag in PandaDoc de ideale oplossing. Het integreert namelijk met HubSpot en biedt robuuste mogelijkheden voor het automatiseren van documenten. PandaDoc bood meer dan alleen elektronische handtekeningen. Het zorgde ook voor centrale documentopslag, merkbeheer en gestandaardiseerde workflows.​ Door PandaDoc te gebruiken wilde TPD de efficiëntie en productiviteit van hun HR-processen en hun kantoren in Noord-Amerika optimaliseren. 

Door PandaDoc te gebruiken in combinatie met het HubSpot CRM, maakte TPD al hun documenten, leverde ze af, liet ze ondertekenen en slaat ze op. En dat allemaal zonder HubSpot te verlaten. Door PandaDoc nu te integreren wist TPD fouten in hun processen te verminderen, controle terug te krijgen, consistentie met branding te bereiken en het aantal gebruikte tools te verminderen. Intussen bespaarden ze tijd en geld. Het systeem van PandaDoc, in combinatie met de automatisch ingevulde inzichten uit het HubSpot CRM, was enorm belangrijk voor hun succes.

TPD tekent contracten sneller af en betaalt facturen direct vanuit PandaDoc

Door PandaDoc’s betalingsintegratie te gebruiken met Stripe, biedt TPD klanten de optie ‘Nu betalen’ in hun online facturen. Deze functie geeft het sales-team inzicht in het innen van facturen binnen PandaDoc.

Impact: de inwerktijd met 75% verkort en duizenden euro’s bespaard 

Sinds ze in maart 2016 PandaDoc integreerden met HubSpot, is de winst uit deze investering duidelijk te zien.

• Ze hebben de tijd die nodig is om elke nieuwe medewerker in te werken teruggebracht van een uur naar slechts 15 minuten.
• TPD bespaart nu 188 uur per maand. Dit levert in een besparing op van $ 3700 per maand aan lagere administratieve lonen.
• En 44% minder uitgaven aan onnodige licenties en gebruikte tools, zoals Microsoft Office en Adobe Creative Cloud
• De optie ‘Nu betalen’ TPD verbeterde de geldstroom door het aantal uitstaande dagen met 50% te verminderen als je het vergelijkt met andere betaalmethoden.

Door HubSpot CRM met PandaDoc samen te integreren konTPD in staat controle nemen over bedrijfsprocessen, geld en tijd te besparen en tegelijkertijd groeien. TPD gaat verder met het optimaliseren van het gebruik van HubSpot en integratie van PandaDoc met hun sales-team. Dit doen ze om verkopers toegang te geven tot waardevolle informatie. Ook besparen ze tijd op elk voorstel dat ze maken voor potentiële klanten. Beide systemen zijn gebruiksvriendelijk, niet te ingewikkeld en bieden de perfecte balans tussen mogelijkheden en eenvoud.

PandaDoc hielp TPD snel te reageren tijdens een crisis door in minder dan twee weken meer dan 300 mensen aan te nemen en in te werken.

Het is Boyd’s taak om te oordelen of de nieuwe tools werken en de investering waard zijn. In reactie op het omzetaandeel van PandaDoc zegt ze: “de cijfers vertellenhier het verhaal.”

Ontdek hoe PandaDoc je voorstelworkflow versoepelt – Een demo boeken