Consensus sluit meer deals en maakt voorstellen twee keer zo snel

De uitdaging

Bij Consensus verliep het maken van voorstellen niet bepaald van een leien dakje. Het proces was niet logisch ingericht en ook nogal tijdrovend, wat tot knelpunten op de verkoopafdeling leidde. Daardoor werd de verkoopcyclus langer en kwam het merk niet goed tot zijn recht. Meestal stuurden ze een ratjetoe aan reclamemateriaal mee met hun voorstel, maar kregen de besluitvormers alleen het voorstel zelf te zien. Die hadden daardoor geen goed beeld van de meerwaarde van Consensus.

De oplossing

Toen Consensus met de integratie van HubSpot en PandaDoc aan de slag ging om voorstellen te maken en te versturen, merkten ze binnen drie maanden al een enorm verschil: ze hadden meer deals gesloten en maakten hun voorstellen ruim twee keer zo snel. De nieuwe voorstellen die ze in PandaDoc maken hebben de Concensus-huisstijl en worden ook veel vaker bekeken: maar liefst 84% van de verstuurde voorstellen wordt nu door de prospects geopend en bekeken.

Geen knelpunten en inconsistenties meer

Consensus ontwikkelt toonaangevende software voor de automatisering van demo’s. Deze software maakt een einde aan de lastige en tijdrovende klus om een goed verkoopvoorstel op te stellen – iets waar de meeste softwareleveranciers nog steeds mee worstelen. Door video’s, interactieve elementen en automatisering met elkaar te combineren, maakt Consensus het een stuk eenvoudiger om na een demo tot aankoop over te gaan. Daardoor sluiten de klanten van Consensus 30% sneller een deal en zien die hun sluitingspercentage meestal verdubbelen.

Taylor Jeffrey is Sales Manager bij Consensus. Hij zag dat hun eigen proces om verkoopvoorstellen te maken een negatieve invloed had op hun verkoopcyclus en het imago van hun merk. Rex Galbraith, de Chief Revenue Officer bij Consensus, vond dat hun merk niet voldoende tot zijn recht kwam in de uitgestuurde voorstellen. Bij Consensus wilden ze dat hun voorstellen voortaan recht deden aan het imago van hun bedrijf en professioneel en coherent overkwamen, zodat prospects een duidelijk beeld krijgen van het aanbod.

Zo zag hun proces er ongeveer uit voordat ze met PandaDoc aan de slag gingen:

• Het verkoopteam stelt het voorstel op. 
• De manager controleert de prijzen in het voorstel. 
• De verkoper stelt een pakket met extra reclamemateriaal samen, zoals casestudy’s en gebruiksscenario’s, om dat naar de prospect te mailen.
• Het salesteam uploadt het voorstel naar DocuSign om het te laten ondertekenen.
• De verkoper mailt de pdf’s en presentaties naar de prospect.

Er gingen elke dag zo veel voorstellen de deur uit dat de manager van het salesteam er meestal op vertrouwde dat de verkopers zelf hadden gecontroleerd of er geen fouten in stonden.

“We hebben [bij Consensus] fantastische mensen werken, maar het is gewoon niet goed om er maar het beste van te hopen. Ik vertrouw erop dat hun voorstellen in orde zijn en dat ze ook de juiste informatie sturen, maar als manager is het mijn taak om te controleren of alles klopt.”

Dat de verkopers zelf aanvullende informatie als casestudy’s en gebruiksscenario’s bij elkaar sprokkelden, had ook gevolgen voor de verkoopcyclus: die werd langer. Dat was niet alleen een logistiek probleem, maar ook strategisch gezien niet handig. Het lukte niet om prospects snel van de juiste informatie te voorzien, en besluitvormers hadden maar zelden een goed beeld van de meerwaarde van Consensus.

“Een van de ergste dingen die je als verkoper kan overkomen, is dat je na een gesprek met een prospect een voorstel stuurt en dat diegene dat doorstuurt naar een CFO of CRO die nog nooit van je heeft gehoord. Diegene ziet alleen wat het gaat kosten, maar krijgt niet het hele verhaal voorgeschoteld en weet dus ook niet wat onze meerwaarde is.”

Consensus kwam tot de slotsom dat deze uitdagingen een belemmering vormden voor hun groei en ging daarom op zoek naar een robuuste oplossing voor hun verkoopvoorstellen.

De verkoopcyclus in een hogere versnelling

Consensus werkt met het CRM-platform van HubSpot. Het salesteam zit daar de hele dag in om deals naar de volgende fase in de pijplijn te sturen. Voor Consensus was het van groot belang dat de voorstellen gewoon in HubSpot kunnen worden opgesteld, zodat hun verkopers sneller klaar zijn en de verkoopcyclus korter wordt.

Jacob Landi is Sales & Rev Ops Manager bij Consensus en heeft de implementatie van PandaDoc begeleid. Sindsdien kunnen verkopers in een paar minuten een visueel aantrekkelijk en correct voorstel genereren, gewoon in HubSpot. Vanuit de contentbibliotheek van PandaDoc kunnen ze even snel een casestudy en gebruiksscenario’s in hun voorstel invoegen, zodat meteen duidelijk is wat de meerwaarde van Consensus is.

“Wanneer onze verkopers een nieuw document willen opstellen, klikken ze op de dealpagina in HubSpot op de PandaDoc-extensie. Daar kunnen ze zo’n document ook klonen en versturen. Het was voor ons essentieel dat dit allemaal vanuit HubSpot kan, want onze verkopers zitten daar de hele dag in. Voor hen is het noodzakelijk dat ze alles vanuit HubSpot kunnen regelen en niet ook nog een ander platform hoeven te gebruiken.” – Taylor Jeffery, Sales Manager bij Consensus

Voor elke deal een aparte verkoopruimte

De leverancier van de dealruimte waar Consensus tot voor kort mee werkte, ging een ander kant op. Consensus moest dus op zoek naar een andere oplossing. Voor hun voorstellen werkten ze toch al met PandaDoc, daarom hebben ze besloten om de digitale verkoopruimtes van PandaDoc beter te benutten. Ze zijn deze nieuwe functie nu in hun eigen processen aan het integreren, zodat verkopers hun deals van begin tot eind via één platform kunnen regelen – allemaal met een minimale impact op de manier waarop ze altijd al werkten.

Met de nieuwe verkoopruimtes in PandaDoc kunnen ze een digitale omgeving opzetten waarin ze met meerdere stakeholders tegelijk contact hebben. Alle betrokkenen hebben toegang tot het relevante salesmateriaal en kunnen de benodigde stappen zetten, in de wetenschap dat de onlineomgeving goed beveiligd is.

“We besloten om niet meer naar een andere leverancier te zoeken, maar voortaan in de functie Ruimtes van PandaDoc te werken.”

Meer deals en nieuwe voorstellen in de helft van de tijd

Zodra de implementatie van PandaDoc rond was, zag Consensus al na drie maanden een gigantische verbetering: het aantal gesloten deals lag aanzienlijk hoger, een voorstel maken kostte nog maar de helft van de tijd en het aantal bekeken voorstellen lag op 84% (wat wijst op een grotere betrokkenheid).

Dankzij de sjabloonfuncties en de contentbibliotheek van PandaDoc heeft Consensus nu meer invloed op de presentatie van hun eigen meerwaarde, zodat stakeholders daar een beter beeld van hebben. Daardoor sluiten ze nu meer deals en weten ze zeker dat hun merk in elk voorstel goed tot zijn recht komt. 

PandaDoc helpt Consensus aan betere resultaten

Dankzij PandaDoc kon Consensus de eigen verkoopprocessen beter inrichten, knelpunten oplossen en zorgen dat hun voorstellen sneller de deur uitgingen. Het resultaat mag er zijn: meer gesloten deals en meer interactie van de prospects met de verstuurde voorstellen. Tegenwoordig is bij elk contact met een prospect meteen duidelijk waar Consensus voor staat en wat het bedrijf te bieden heeft. 

Wil jij ook meer deals sluiten en tijd besparen op het maken van voorstellen die tot verkoop leiden?  Boek een demo