Zo gebruik je audit trails in PandaDoc
Audit Trail
Volg alle wijzigingen van je document met audit trail en documentstatus
Elk document heeft een geschiedenis. Volg gebruikersactiviteiten en belangrijke gebeurtenissen met realtime trackingtools die ervoor zorgen dat je voldoet aan de regelgeving.
geen creditcard vereist
Meer dan 50.000 bedrijven gebruiken PandaDoc om documenten volgen en te voldoen aan de regelgeving
Wat is een audit trail?
Een audit trail, of auditspoor, geeft je een stapsgewijs overzicht van de wijzigingen in een document. Dus van het aanmaken ervan tot de afronding. Gebruik dit om beter te begrijpen waar je document zich bevindt in het proces en welke acties nodig zijn om het document te voltooien.
Een auditspoor geeft je een stapsgewijs overzicht van de wijzigingen in een document, vanaf het moment van opstellen tot de afronding.
Meestal bevatten auditlogboeken tijdstempels, gebruikersidentificatie en gedetailleerde gegevens van gebruikersactiviteiten zolang het document actief is. Je kunt dan denken aan het openen van een document, het toevoegen of verwijderen van tekst, een digitale handtekening onder een document en vergelijkbare acties.
Audit trail-gegevens kun je ook opsplitsen in verschillende onderdelen, zoals een logboek van wie toegang had of een tool die de versiegeschiedenis van specifieke gebruikersactiviteiten vastlegt. Deze onderverdeling van gebruikersactiviteiten kan handig zijn voor interne audits of als je wilt voldoen aan specifieke wettelijke eisen.
Bekijk het verhaal achter je document
Weet precies wanneer je documenten worden geopend
Laat potentiële klanten zien wat ze kopen. Versnel aankoopbeslissingen door de kosten duidelijk te presenteren.
Ontdek hoe medewerkers met documenten omgaan
Gebruik voordat je elektronisch ondertekent de audit trail-gegevens om te controleren op documentbewerkingen, suggesties en onopgeloste problemen.
Voldoe aan HIPAA, NIST en andere voorschriften
Controleer de toegang van gebruikers tot vertrouwelijke informatie. Houd ook rekening met de best practices op het gebied van cyberbeveiliging.
Beheer documentworkflows nauwkeurig
Volg het gedrag van ontvangers
Wil je weten wat er gebeurt nadat je op verzenden klikt?
Met PandaDoc kun je precies zien hoe ontvangers omgaan met je documenten. Je ziet ook in welke volgorde acties worden uitgevoerd in het proces.
Loopt het proces vast? Dan kan audit trail-informatie je helpen om op het juiste moment in te grijpen en te zorgen dat de deal wordt beklonken.
Verbeter de beveiliging van je gegevens
Samengevoegde audit trails en elektronische gegevens zijn een geweldige manier om je gevoelige gegevens te beveiligen.
Het auditspoor van PandaDoc werkt als een beveiligingscamera voor je documenten. Je ziet wie je documenten opent of wijzigt.
Combineer deze informatie met interne controles om de toegang tot documenten te beperken voor gebruikers die niet bevoegd zijn.
Voldoe aan branchevoorschriften
Geen gedoe meer met naleving van regels.
Het bijhouden van gegevens in het grootboek door middel van een auditspoor maakt het makkelijker om te voldoen aan strenge branchevoorschriften, zelfs op kritieke gebieden als gezondheidszorg en financiën.
Elk document bevat een gedetailleerde registratie van alle activiteiten. Zo ben je klaar voor externe audits en nalevingscontroles.
Optimaliseer documentworkflows
Versoepel je documentproces door knelpunten te herkennen.
Terwijl documenten het proces stap voor stap doorlopen, gebruik je audit trail-gegevens om problemen te vinden en het proces te versnellen.
Versnel het goedkeuringsproces, maak versturen eenvoudiger en ontdek automatiseringsmogelijkheden zonder de controle of veiligheid van informatie te verminderen
"PandaDoc maakt dit zoveel efficiënter dan het ooit was. De wervingspakketten zijn in een handomdraai naar de kandidaten gestuurd… zonder PandaDoc zou dit een tijdrovende administratieve rompslomp zijn geweest."
Hier zijn audit trails cruciaal
Voorstellen
Bij voorstellen is het belangrijk om een goede indruk maken, maar het is soms lastig om te weten hoe en wanneer je moet opvolgen.
Met een auditspoor zie je wie je voorstellen heeft bekeken en wanneer en in welke onderdelen ze de meeste interesse hadden.
Gebruik die inzichten om je volgende stappen aan te passen. Los pijnpunten op en vergroot je kans om de deal te sluiten.
Contracten
Contracten zijn een serieuze zaak. Het is belangrijk om te weten wie er wijzigingen aanbrengt en wanneer.
Audit trails in PandaDoc laten heel duidelijk alle bewerkingen, goedkeuringen, statuswijzigingen en elektronische handtekeningen zien in een document. Deze aanpak zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en voorkomt misverstanden en geschillen tijdens onderhandelingen.
Je kunt audit trails zelfs combineren met andere PandaDoc-tools zoals gebruikersverificatie en uitdagingen met identiteitscontrole. Zo hebben alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot vertrouwelijke en belangrijke documenten.
Offertes
In veel zakelijke relaties is een offerte het startpunt van grotere onderhandelingen.
Met een audit trail heb je meer inzicht in de manier waarop stakeholders met je document omgaan en wie er achter de schermen actief is.
Pas je aanpak direct aan op basis van nieuwe informatie. Zo ben je altijd klaar om de beste deals te bieden.
Vertrouwelijke documenten
Belangrijke documenten zoals inkooporders en financiële overzichten bevatten vaak vertrouwelijke informatie.
Met audit trails zie je aan de hand van de documentgeschiedenis wie wanneer toegang heeft gehad tot je document.
Een auditspoor is, samen met andere tools, een geweldige manier om financiële informatie te beveiligen en te voorkomen dat er gaten ontstaan in het proces.
Meer informatie over audit trails en documentgeschiedenis
Bekijk het verhaal achter elk document
Vraag een persoonlijke demo van een van onze productspecialisten aan.
- Precies op maat voor je bedrijf
- Antwoorden op al je vragen
- Geheel vrijblijvend
Plan je gratis live demo
- Formulier invullen
- Tijdstip boeken
- Demo bijwonen
Veelgestelde vragen
Waarom is een audit trail belangrijk?
Een audit trail laat zien welke acties hebben plaatsgevonden in een document. Dit geeft je informatie over het proces binnen je organisatie.
Met dit auditspoor kun je zien hoe documenten werden behandeld, wanneer hun status veranderde en hoe bepaalde problemen werden opgelost.
Door deze veranderingen bij te houden, help je je teams om problemen te identificeren, ze op één lijn te krijgen en geef je ze een kans om het proces in de toekomst te verbeteren.
Welke soorten audit trails biedt PandaDoc?
Auditsporen omvatten een groot aantal verschillende functies, zoals de mogelijkheid om gebruiker-ID’s vast te leggen en documentactiviteiten bij te houden.
In PandaDoc zijn deze mogelijkheden verdeeld over een aantal trackingtools, zoals;
- Auditsporen
- Versiegeschiedenis
- Opmerkingen en suggesties
- Documentanalyse
Je kunt deze toolkit ook combineren met extra beveiligingsfuncties zoals 2FA en uitdagingen bij de identiteitscontrole. Zo kun je belangrijke informatie, zoals financiële gegevens of bedrijfsactiviteiten, nog beter beveiligen.
Kan ik een voorbeeld zien van een audit trail van PandaDoc?
Natuurlijk kan dat! Bekijk onze support-documenten voor een beter idee van hoe zo’n audit trail eruit kan zien. Deze functie vind je aan de rechter zijde en organiseert activiteiten op documentstatus.
Je vindt ook andere traceerfuncties, zoals documentanalyse en versiegeschiedenis, in PandaDoc, maar deze staan op aparte locaties.
Kan ik een audit trail van PandaDoc overzetten?
Nee, dat kan helaas niet.
Onze audit trail-software bevindt zich alleen binnen het volledige PandaDoc-platform en kun je niet apart overzetten.
Je kunt wel certificaten van digitale handtekening voor ondertekende documenten downloaden. Dit geeft je unieke informatie over het identificeren van de ondertekenaars.