Meer dan 18 best practices voor elektronisch bestandsbeheer
DOCUMENTBEHEER MET FILTERS
Organiseer je documenten met geavanceerde filters voor documentmanagement
Direct geavanceerd zoeken naar digitale documenten met behulp van een ingebouwd documentbeheersysteem. Doorzoek je archief veilig met ingestelde filters, documentstatussen, aangepaste tags, metagegevens en meer.
geen creditcard vereist
Meer dan 68,000 bedrijven gebruiken PandaDoc om hun documenten bij te houden
Wat zijn geavanceerde filters voor documentmanagement?
Vooraf ingestelde filters helpen je om documenten makkelijk te sorteren en organiseren op belangrijke eigenschappen.
Zo heeft bijna elk document een eigenaar, een beoogde ontvanger en een vervaldatum. Met zoekfilters kun je zoeken en sorteren op basis van die belangrijke kenmerken.
Deze eenvoudige aanpak kan waardevolle inzichten bieden in de meest complexe documentprocessen. Met geavanceerde filters kun je gemakkelijk zien waar specifieke documenten zich in de documentlevenscyclus bevinden, wie de eigenaar ervan is en welke acties er moeten worden ondernomen.
PandaDoc combineert vooraf ingestelde filters met een zoekbalk en tags voor specifieke werkruimten, zodat je documenten op een robuustere manier kunt sorteren en origaniseren.
Houd al je documenten bij in de repository
Bespaar tijd bij het zoeken
Heb je een document nodig? Zoek ernaar in de zoekbalk en verfijn je resultaten met de ingebouwde filters.
Geef prioriteit aan de belangrijkste documenten
Pas filters toe om de documenten te zien die bijna verlopen, binnenkort klaar moeten zijn of waarmee nog iets moet gebeuren. Mis nooit meer een kans.
Filter op datum, status, ontvanger en meer
Gebruik geavanceerde filters om documenten te vinden en te controleren zonder door meerdere mappen te moeten klikken.
Tools voor beter archiefbeheer
Vind snel elektronische bestanden
Ben je het beu om submappen en repositories door te spitten voor één specifiek bestand?
Met geavanceerd zoeken selecteer je tags of metadata om in recordtijd het bestand te vinden dat je nodig hebt. Zoek binnen je werkruimte documenten die door specifieke gebruikers zijn gemaakt.
Digitaliseer je documentbeheersysteem
Verruil papieren documenten en archiefkasten voor elektronische documenten en papierloze workflows.
PandaDoc gebruikt OCR om je bestanden te indexeren. Zo is je archief altijd makkelijk doorzoekbaar. Zoek op zin, titel, gebruiker en meer.
Werk slimmer met zoekfilters
Zoek documenten en filter ze op status.
Verstuur herinneringen voor contracten die wachten op goedkeuring, stuur potentiële klanten een bericht wanneer ‘verzonden’ voorstellen nog niet zijn bekeken. Stel het team op de hoogte dat een contract is ‘betaald’.
Op die manier kunnen salesmedewerkers hun pijplijn makkelijk volgen via duidelijke overzichten. Zo weten ze altijd welke deals haalbaar zijn.
"PandaDoc maakt dit zoveel efficiënter dan het ooit was. De wervingspakketten zijn in een handomdraai naar de kandidaten gestuurd… zonder PandaDoc zou dit een tijdrovende administratieve rompslomp zijn geweest."
Director of Business Systems & Processes
Beheer belangrijke documenten als een professional
Verlengingen
Stroomlijn contractbeheer en zorg dat je geen enkele belangrijke deadline mist.
Gebruik geavanceerd zoeken om te sorteren op verlengingsdatum en neem proactief contact op met de klant voordat het contract afloopt.
Ga een stap verder met zoekfilters voor contracttype en branche. Analyseer eerdere verlengingen om patronen te identificeren en je benadering van klanten in de toekomst te verbeteren.
Onboarding
Voor nieuwe medewerkers is vaak heel wat papierwerk nodig, zoals arbeidsovereenkomsten, compliance-formulieren en andere zaken.
Met de organisatietools van PandaDoc kun je onboardingsdocumenten jaren later nog gemakkelijk terugvinden. Je typt een naam in de zoekbalk of filtert op de ontvanger van het document en ziet snel waar de betreffende overeenkomsten staan.
Facturen
Ben je het beu om eindeloos e-mails en mappen door te spitten om een factuur te vinden?
Met PandaDoc kunnen teams zoeken op bedrijf en vervaldatum en snel de documenten vinden die actie vereisen. Zo kunnen ze makkelijk inactieve ontvangers herinneren en zonder gedoe betalingen afronden.
Ontbrekende items
Elk team raakt wel eens een document kwijt. Bestanden worden in de verkeerde map geplaatst of komen terecht waar ze niet thuishoren.
In PandaDoc is het herstellen van bestanden net zo eenvoudig als een zoekopdracht.
Je geeft alleen relevante informatie op in de zoekbalk en wacht terwijl PandaDoc alle bestanden in je werkruimte doorzoekt voor het ontbrekende document.
Stroomlijn administratieve processen met filter- en zoekfuncties
Vind al je documenten sneller en gemakkelijker met PandaDoc
Vraag een persoonlijke demo van een van onze productspecialisten aan.
- Precies op maat voor je bedrijf
- Antwoorden op al je vragen
- Geheel vrijblijvend
Plan je gratis live demo
- Formulier invullen
- Een tijdslot boeken
- Een demo bijwonen
Door dit formulier te verzenden, ga ik akkoord met de Servicevoorwaardene en de Privacyverklaring die van toepassing zijn op respectievelijk het gebruik van de services en mijn verstrekte persoonsgegevens.
Veelgestelde vragen
Is PandaDoc documentbeheersoftware?
PandaDoc is een compleet platform voor documentbeheer. Teams kunnen hierin digitale documenten opstellen, samen aan de documenten werken, deze automatiseren en elektronisch ondertekenen.
Daarnaast kunnen gebruikers de opgestelde documenten opslaan in de aan hun werkruimte gekoppelde cloudopslag.
Bedrijven die hun gegevens willen beveiligen en processen willen samenvoegen, kunnen elektronisch bewaren in PandaDoc gebruiken.
Wat is de beste manier om elektronische bestanden te ordenen?
PandaDoc biedt veel opties om bestanden te ordenen.
In de meeste elektronische documentbeheersystemen (ook wel DMS of EDMS genoemd) worden documenten ingedeeld op basis van zaken als metagegevens en tags, of moeten gebruikers een mapstructuur maken voor logische navigatie.
Al deze functies zijn beschikbaar voor PandaDoc-gebruikers. Sommige functies, zoals automatische nummering, kunnen zelfs een back-up bieden als de naamgevingsconventies voor bestanden tot verwarring leiden.
Andere belangrijke informatie voor een bestand, zoals audittrails en versiebeheer, is gekoppeld aan de documenten zelf. Hierdoor worden alle documentwijzigingen op één plek bewaard.
Hoe gebruik ik de zoekfuncties van PandaDoc (tags, zoekbalk, filters, enz.)?
Al deze zoek- en sorteertools zijn automatisch geïntegreerd in je PandaDoc-werkruimte.
Op het tabblad Documenten kun je met vooraf gedefinieerde filters documenten sorteren die niet in je mappenstructuur zijn gearchiveerd. Als je de inhoud van een bepaalde map wilt filteren, moet je eerst naar de juiste map in je documentenopslag gaan.
Onthoud dat je deze stap kunt overslaan door te zoeken met de zoekbalk. Je zoekopdracht geeft een lijst met resultaten op basis van wat je hebt ingevoerd. Daarna kun je filters gebruiken om de zoekopdracht te verfijnen en specifieke documenten te zoeken.
Tags zijn een krachtig hulpmiddel, maar moeten handmatig aan specifieke bestanden en mappen worden toegewezen. Het kan enige tijd duren om dit in te stellen, maar daarna heb je mogelijkheden voor contentbeheer die je met een eerste filtering niet kunt bereiken.
Wat is de beste manier om bestanden elektronisch op te slaan?
Dit hangt af van het bestandstype en waarvoor je het gebruikt.
PandaDoc is bijvoorbeeld uitstekend voor documentbeheer. We zijn een goede optie wanneer teams documenten met gevoelige informatie moeten opslaan of delen, of wanneer ze moeten voldoen aan specifieke wettelijke vereisten, zoals HIPAA. We bieden een ruime keuze aan samenwerkingstools waarmee deze processen eenvoudiger en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.
Maar als je een bestandsbeheersysteem nodig hebt voor gegevens in een andere indeling (muziekbestanden, foto’s, enz.), moet je dat meenemen in je besluitvormingsproces bij het selecteren van je bestandsbeheersoftware.
Hoe zet ik een digitaal archiveringssysteem op?
De meeste bedrijven en teams hebben al een archiveringssysteem, ook al is het niet erg goed georganiseerd.
Bestanden worden doorgaans opgeslagen in een reeks mappen op een harde schijf. Je kunt een bestand vinden door te klikken op de mappen of te zoeken op de bestandsnaam. De structuren zijn bekend en gebruikelijk in de meeste branches.
PandaDOc biedt een gedigitaliseerde versie van die basisstructuur in de cloud, met enkele extra functies zoals verbeterde toegangscontrole en betere rechten.
De aanpak is min of meer vergelijkbaar. Zo is het voor teams eenvoudig om veel bestaande bestanden (DOCX, PDF, enz.) te importeren in het PandaDoc-ecosysteem voor beter bestandsbeheer op de lange termijn.