Software de automatização da gestão do fluxo de trabalho

Afunção de ordem de assinatura garante que os seus documentos seguem uma sequência de assinatura específica e nunca são enviados para mais do que uma pessoa ou uma equipa de cada vez. Também poderá ficar descansado sabendo que todas as edições e aprovações estão a decorrer na ordem pretendida.

Depois de ativar a definição de ordem de assinatura no seu modelo de documento, basta clicar e arrastar os destinatários ou funções pretendidas para a ordem pela qual prefere que recebam os documentos. Qualquer novo ficheiro que crie com esse modelo incluirá automaticamente a ordem de assinatura designada.

Muitos documentos requerem a assinatura de uma ou mais pessoas antes de serem considerados prontos para serem enviados. As aprovações permitem-lhe configurar um sistema interno de processo de automatizaçãode aprovação que liga todos os destinatários necessários a um documento antes de este ser enviado para o potencial cliente ou cliente pretendido. Pode enviar documentos a colegas internos, antes e depois de serem finalizados, ativando as ordens de assinatura e adicionando membros da equipa como destinatários finais.

Um dos bloqueios mais comuns no fluxo de trabalho de gestão de documentos é o temido amontoado de edições contraditórias num documento partilhado. Ao estabelecer janelas de acesso pré-determinadas para cada colaborador, pode simplificar a sua gestãoda documentação para evitar os conflitos e a confusão causados por edições e comentários contraditórios.

Outros processos simples de gestão incluem:

• • Limitar o número de administradores e gestores no seu software de automatização do fluxo de trabalho

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• • Bloquear conteúdos com “restringir edição” para evitar edições indesejadas em elementos importantes do documento, como tabelas de preços ou descontos

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• • Criar funções personalizadas no seusoftware de acompanhamento de processos com as permissões correspondentes para manter o seu negócio a funcionar corretamente

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Estas ferramentas de automatização do fluxo de trabalho para gestão de documentos são suficientemente flexíveis para serem atualizadas em qualquer altura, mas suficientemente previsíveis para manterem os processos a funcionar sem problemas em piloto automático.

O software de automatização de fluxos de trabalho PandaDoc permite-lhe configurar facilmente um sistema de gestão de documentos integrando-se perfeitamente no CRM que já está a utilizar para os seus produtos ou serviços, produzindo uma tabela de preços interativa com apenas alguns cliques. Com o PandaDoc, utilizar o seu CRM para simplificar as tarefas repetitivas da sua empresa pode ser tão simples como ativar a opção “Importação automática” no seu documento ou modelo.

Isto permite-lhe manter o seu CRM como a única fonte de verdade da sua empresa, enviando automaticamente dados e produtos para os principais documentos comerciais.

A produtividade das empresas depende de processos e fluxos de trabalho simples e fiáveis. O PandaDoc facilita a gestão de grandes quantidades de documentos, tanto para grandes empresas como para pequenas empresas.

Com o software de automatização, a sua equipa tem acesso a funcionalidades poderosas, como a edição de documentos em tempo real e com várias pessoas, fluxos de trabalho de aprovação, ordens de assinatura e acompanhamentos automatizados> Isto significa que podem gastar menos tempo com tarefas gerais de escritório e mais tempo com tarefas mais importantes, como expandir o negócio, aumentar a equipa ou analisar documentos importantes.

A sua empresa é única, e a sua solução de fluxo de trabalho de documentos também o deve ser. Com o software de fluxo de trabalho personalizável PandaDoc, pode criar automatizações de documentos e fluxos de trabalho que funcionem exatamente como necessita.

Escolha entre as nossas inúmeras soluções de opções de automatização de gestão de documentação para criar ou remover ordens de assinatura e fluxos de trabalhode aprovação, bloquear conteúdos em todo o seu documento, colaborar em tempo real entre equipas e gerir feedback importante num único local. Com o software de automatização de fluxos de trabalho de código aberto PandaDoc, criar o fluxo de trabalho de documentos dos seus sonhos está apenas a um clique de distância.