Wie Remofirst durch automatisierte Verträge und Echtzeit-Einblicke in Deals intelligenter skalierte

F: Vor welchen Herausforderungen standen Sie beim Vertragsmanagement, bevor Sie PandaDoc verwendet haben?

A: Wir sind ein volumenstarkes Unternehmen, bei dem wöchentlich viele Verträge herausgehen, und alles wurde manuell erledigt. Die Vertriebsmitarbeiter mussten ihre eigenen MSAs und Angebote entwerfen, was sehr viel Zeit in Anspruch nahm und zu Inkonsistenzen führte. Manchmal passten sie Formulierungen an, ohne sich der Compliance-Risiken bewusst zu sein. Darüber hinaus war es mit unserem alten System schwierig, Preise und Rabatte über mehrere Märkte hinweg nachzuverfolgen.

F: Warum haben Sie sich für PandaDoc und gegen andere Lösungen entschieden?

A: Wir haben uns einige Optionen angesehen, darunter HubSpot und Contractbook, aber PandaDoc war für uns einfach die sinnvollste Lösung. Es war einfach zu bedienen, bot solide Automatisierungsfunktionen und ließ sich nahtlos in HubSpot integrieren. Wir suchten nach einer Lösung, die uns manuelle Arbeit abnimmt und hilft, Fehler zu reduzieren – und PandaDoc hat alle Anforderungen erfüllt. 

F: Wie hat PandaDoc die Art und Weise verbessert, wie Ihr Team Verträge bearbeitet? 

A: Anstatt dass Vertriebsmitarbeiter Zeit mit der manuellen Erstellung von Verträgen verbringen, rufen sie einfach eine standardisierte Vorlage auf und versenden diese in wenigen Minuten. Alles ist mit HubSpot synchronisiert, sodass wir uns keine Gedanken über die manuelle Eingabe von Kundeninformationen oder Preisen machen müssen. Zudem ist der Genehmigungsprozess automatisiert, was die Abläufe erheblich beschleunigt. Und da wir jetzt über ein besseres Reporting verfügen, können wir Preistrends und Rabattentwicklungen tatsächlich sehen, anstatt zu raten.

F: Welche messbaren Vorteile konnten Sie seit der Einführung von PandaDoc feststellen?

A: Der größte Gewinn ist die Zeit, die wir einsparen. Jeder Vertriebsmitarbeiter kann täglich 4–5 Verträge versenden, ohne dass dies den gesamten Zeitplan beansprucht. Das ist mindestens eine Stunde Ersparnis pro Person und Tag. Wir machen jetzt auch deutlich weniger Fehler, da wir standardisierte Vorlagen verwenden, sodass wir die Rechtsabteilung nicht mehr so oft einbeziehen müssen. Und die Geschäftsführung hat endlich einen klaren Überblick über unsere Preise und Rabatte, was uns hilft, intelligentere Entscheidungen zu treffen.

F: Mit Blick auf die Zukunft: Wie wird PandaDoc Ihrer Meinung nach das Wachstum von Remofirst unterstützen?

A: Da wir weiter wachsen, könnte PandaDoc CPQ für HubSpot für uns von großer Bedeutung sein. Mehr Kontrolle über Preisdaten und Rabatte bedeutet, dass wir bei unserem Vertriebsansatz wesentlich strategischer vorgehen können. PandaDoc erleichtert uns bereits jetzt die Arbeit, und ich gehe davon aus, dass sich dies mit unserem Wachstum weiter fortsetzen wird. Für jedes Unternehmen, das eine große Anzahl an Verträgen verwaltet, ist diese Art der Automatisierung eine Selbstverständlichkeit.

PandaDoc hat unsere Herangehensweise an Verträge verändert – nicht nur in Bezug auf Effizienz, sondern auch in der Qualität unserer Entscheidungen. Wir können tatsächlich Trends erkennen und unsere Strategie auf Basis der Zahlen anpassen. Eine solche Transparenz ist für ein umsatzstarkes Unternehmen wie unseres von unschätzbarem Wert.

Christopher Ginty

Direktor für Revenue Operations bei RemoFirst