Eine intelligente Plattform zur Dokumentenverarbeitung wandelt unstrukturierte und teilstrukturierte Dokumente in strukturierte Daten um. Dafür nutzt IDP verschiedene Softwarelösungen wie KI, die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und optische Zeichenerkennung (OCR), um Informationen zu erfassen und in ihren Kontext einzuordnen.

Lösungen für die intelligente Dokumentenverarbeitung unterscheiden sich von herkömmlichen Tools zur Dokumentenautomatisierung, die möglicherweise nur einen einzelnen Anwendungsfall oder eine einzelne Lösung abdecken. Da IDP eine Vielzahl von Tools nutzt, kann es Informationen klassifizieren und für den Einsatz in verschiedenen Geschäftsprozessen aufbereiten.

Die IDP-Prozesse von PandaDoc kombinieren maschinelles Lernen mit einer Validierung durch Menschen, um die betriebliche Effizienz zu steigern, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und gleichzeitig die Kontrolle zu behalten.

OCR (optische Zeichenerkennung) wandelt gescannte Dokumente und Zeichen aus bildbasierten Dateien in maschinenlesbaren Text um. Die Software kann zwar Zeichen und Formatierungen erkennen, versteht jedoch weder Dokumenttypen und Zusammenhänge noch die Beziehungen zwischen einzelnen Datenpunkten.

IDP-Software baut auf OCR auf und nutzt künstliche Intelligenz sowie Deep-Learning-Modelle, um den Kontext und die Struktur eines Dokuments besser zu verstehen. IDP ermöglicht die Klassifizierung von Dokumenten und die erweiterte Datenextraktion und lässt sich zudem problemlos in APIs und Tools zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) integrieren.

IDP ist eine ideale Lösung für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten in umfangreichen Geschäftsprozessen verwalten. Teams aus den Bereichen Recht, Finanzen und Vertrieb sowie aus bestimmten Branchen wie dem Gesundheitswesen setzen häufig auf No-Code- oder Low-Code-IDP-Lösungen, um die Datenerfassung zu automatisieren und gleichzeitig das Kundenerlebnis zu verbessern.

Unternehmen, die sich in der digitalen Transformation befinden, profitieren davon, IDP mit Content-Management-Systemen, Microsoft-Tools, CRM-Plattformen und anderen Lösungen ihrer Tech-Landschaft zu verbinden. So können sie unstrukturierte Daten auf benutzerfreundliche Weise nutzbar machen.

Die Verarbeitungslimits hängen von der verwendeten IDP-Lösung und Ihrem jeweiligen Abonnement ab. Die meisten cloudbasierten IDP-Plattformen sind auf Skalierbarkeit ausgelegt und ermöglichen es Unternehmen, ihre Kapazitäten zu erweitern, wenn das Dokumentenaufkommen wächst.

IDP-Software bietet den meisten Nutzern zwei wesentliche Vorteile.

Erstens kann die Software die betriebliche Effizienz eines Unternehmens steigern, indem sie manuelle Datenprozesse automatisiert. Anstatt Mitarbeitende dazu zu zwingen, Daten manuell aus statischen Dateien zu übertragen, automatisiert IDP diese Aufgaben, sodass sich Teammitglieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Zweitens erleichtert die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung die Einführung neuer Datensätze und Kennzahlen aus einer größeren Bandbreite an Quellen. Unternehmen können ältere Vertragsdokumente, Angebote oder Rechnungen hochladen und IDP die darin enthaltenen Informationen nach Daten und Werten durchsuchen lassen, die möglicherweise zuvor übersehen wurden.