Schluss mit dem Hinterherlaufen von wichtigen Stakeholdern und unzähligen Erinnerungs-E-Mails. Automatisieren Sie den Freigabeprozess und legen Sie einen klaren Ablauf für jedes Dokument fest, das Sie erstellen.
Keine Kreditkarte erforderlich
Ein Dokumentenfreigabe-Workflow ist ein von Ihrem Team erstellter Prozess zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten wie Verträgen, Angeboten und mehr. Die Automatisierung von Freigabe-Workflows garantiert, dass das Dokument von den richtigen Personen geprüft wird und alle Anforderungen erfüllt.
Automatisieren Sie den Prozess, indem Sie Freigabepersonen direkt in den Vorlagen zuweisen und eine Reihenfolge festlegen, um zu bestimmen, wer das Dokument zu welchem Zeitpunkt im Prozess erhält.
Legen Sie in Ihrer Vorlage eine Genehmigungsreihenfolge fest, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen automatisch eingebunden werden. Wenn dieselbe Person ein Dokument in verschiedenen Phasen prüfen soll, können Sie sie mehrfach als Genehmigende hinzufügen.
Richten Sie einen automatisierten internen Workflow mit definierten Genehmigenden ein, bevor Sie Dokumente an Empfänger senden. Genehmigende erhalten ein Dokument nur dann, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, etwa ein bestimmter Dokumentwert oder ein gewährter Rabatt.
Prüfer werden per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Dokument freigegeben werden kann. Dank Prüfprotokollen und Aktivitätsübersichten behalten Sie den Freigabestatus immer im Blick und wissen genau, wo das Dokument gerade steht.
Freigabepersonen können Kommentare direkt im Dokument hinterlassen. Wird ein Dokument abgelehnt, muss der Absender Änderungen vornehmen und es erneut zur Prüfung senden. So gehen Dokumente erst zum Kunden, wenn sie wirklich fertig sind, und Engpässe werden sofort behoben.
Benötigen Sie eine Freigabe, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen können? Genehmigungsreihenfolgen ermöglichen es Ihnen, Dokumente nacheinander an jeweils eine Person in der richtigen Reihenfolge zu senden. Mit bedingten Genehmigungen erhalten festgelegte Genehmigende ein Dokument nur dann, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, etwa Dokumentwert, Positionsrabatt oder Gesamtrabatt.
Sobald Ihr Dokument fertig ist, klicken Sie auf „Senden“, um die Genehmigung einzuholen. Der Dokumentstatus wird aktualisiert und Teammitglieder erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, um das Dokument zu genehmigen oder abzulehnen.
Nach der Freigabe oder Ablehnung erhält der Absender eine E-Mail-Benachrichtigung inklusive Feedback. Dank gesperrter Inhalte und Benutzerrechten in PandaDoc schützen Sie wichtige Dokumente und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben und Änderungen vornehmen können.
Die HubSpot-Integration von PandaDoc ist unschlagbar im Vergleich zu anderen Anbietern. Sie ermöglicht es uns, wichtige Informationen direkt aus dem CRM nahtlos in PandaDoc zu übernehmen.
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Bringen Sie Ihre Angebote schneller auf den Weg. Bedingte Genehmigungen stellen sicher, dass die richtigen Personen Produkt-Rabatte und Preise freigeben, sodass Sie nie wieder an einem Angebot zweifeln müssen.
Vertrieb
Automatisierte Freigabe-Workflows eliminieren Engpässe und zeitraubende Prüfungsprozesse. Die Freigabereihenfolge und bedingte Inhalte helfen Ihnen dabei, schnelle und präzise Angebote zu erstellen, um mehr Abschlüsse zu erzielen.
Freigabe-Workflows: So unkompliziert geht’s
Richten Sie einen Workflow ein, bei dem jedes Dokument vor dem Versand von allen geprüft wird.
Legen Sie bedingte Genehmigungen fest, um Prüfprozesse zu automatisieren.
Erstellen Sie bedingte Genehmigungen basierend auf Dokumentwert, Gesamtrabatt, Positionsrabatt und weiteren Kriterien.
Behalten Sie jederzeit den Status Ihres Dokuments im Blick
Mithilfe von Audit-Trails können Sie den Status von Dokumentenfreigaben jederzeit nachverfolgen und Ihre Prozesse effizienter gestalten.
Viele Dokumente müssen von mehreren Personen genehmigt werden, bevor sie versandbereit sind. Mit Freigabeworkflows können Sie einen automatisierten internen Prozess einrichten, der alle erforderlichen Beteiligten mit einem Dokument verbindet, bevor es an die vorgesehene empfangende Person gesendet wird. Durch die Aktivierung von Signierreihenfolgen und das Hinzufügen der benötigten Teammitglieder als endgültige Empfangende können Sie Geschäftsdokumente sowohl vor als auch nach ihrer Fertigstellung intern weiterleiten.
Öffnen Sie zunächst die PandaDoc-Vorlage, die Sie für Ihr Dokument verwenden möchten. Klicken Sie darin oben auf die drei Punkte, dann auf „Workflow einrichten“ und bewegen Sie den Schalter „Genehmigung“ auf „ein“.
Nun wird ein neues Fenster mit einer Personalliste geöffnet. Hier wählen Sie die oberste Genehmigungsinstanz oder eine Genehmigungsgruppe aus, sofern Sie das Dokument an eine ganze Abteilung schicken möchten.
Wenn Sie Dokumentenfreigaben aktivieren und Prüfende zuweisen, beginnt der Freigabeprozess unmittelbar nach Abschluss der Dokumentenerstellung. Sobald das Dokument erstellt und der Freigabeworkflow aktiviert wurde, erhalten die Prüfenden automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem Link zum Dokument.
Mit der Dokumentenfreigabe-Software von PandaDoc können Prüfende das Dokument sofort einsehen und entscheiden, ob sie es genehmigen oder ablehnen. Darüber hinaus können sie direkt im Dokument Feedback, Änderungswünsche oder Kommentare hinterlassen, sodass die erstellende Person die erforderlichen Anpassungen einfach vornehmen kann. Wird das Dokument genehmigt, können Prüfende es außerdem an weitere Genehmigende oder an die endgültige empfangende Person weiterleiten.
Was nach der Freigabe eines Dokuments geschieht, liegt ganz bei Ihnen. Sie können wählen, ob das Dokument nach der Freigabe automatisch an den finalen Empfänger gesendet wird oder ob die Person, die das Dokument erstellt hat, zuerst benachrichtigt werden soll. Dies bietet Ihnen absolute Flexibilität und Kontrolle darüber, was mit Ihrem Dokument geschieht, nachdem es erstellt, freigegeben oder versendet wurde. Im Gegensatz zu anderen Open-Source-Workflow-Softwareoptionen können Sie so sicherstellen, dass Ihr Workflow von Anfang bis Ende absolut sicher ist.
Ja, für jedes Dokument und jede Vorlage können eigene Genehmigungserfordernisse eingerichtet werden. Und da PandaDoc jede Weiterleitung genau verfolgt, sind komplizierte Genehmigungsprozesse und Irrläufer kein Thema.
Wenn Sie eigene Genehmigungsabläufe aufstellen möchten, gehen Sie wie bei der Einrichtung einer Genehmigungsreihenfolge vor und setzen beliebig viele Genehmigungsinstanzen ein.
Mit der cloudbasierten Workflow-Software von PandaDoc wird die Dokumentenfreigabe so einfach wie nie zuvor. Ist die zuständige genehmigende Person außer Haus, kann sie Dokumente in Echtzeit von jedem Gerät und von überall auf der Welt prüfen und freigeben – solange eine Internetverbindung besteht.
Ein Dokumentenfreigabeprozess definiert den schrittweisen Ablauf für ein einzelnes Dokument von der Erstellung bis zum Abschluss. Diese Schritte können je nach Unternehmen variieren, sodass Sie den für Ihr Team passenden Prozess festlegen können. Ein Dokumentenfreigabeprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:
Dokument erstellen
Dokument prüfen
Genehmigung oder Ablehnung
Wird das Dokument abgelehnt, nehmen die Ersteller die erforderlichen Änderungen vor.
Wird das Dokument genehmigt, geht es zum nächsten Schritt über. Sind keine weiteren Prüfungen erforderlich, wird das Dokument an den Kunden gesendet.
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