Impact Networking

Fundada en 1999, Impact es uno de los proveedores de servicios gestionados de más rápido crecimiento del país, y cuenta con más de 650 expertos del sector en 23 ubicaciones en todo EE. UU. Impact se especializa en la concepción, el desarrollo y la ejecución de estrategias y soluciones personalizadas que mejoran los aspectos técnicos, financieros, operativos y creativos de una empresa. La suite de servicios de Impact incluye servicios gestionados de TI y en la nube, ciberseguridad, innovación digital, gestión de documentos y de impresión, e imagen de marca y marketing.

El problema 

Marry Zellers dirige el departamento de recursos humanos de Impact Networking y supervisa sus 26 sucursales en todo Estados Unidos. Dada la magnitud de la organización, contar con herramientas que faciliten la colaboración y la ejecución de documentos comerciales es una necesidad.

Hasta hace unos años, Impact dependía en gran medida del papel y de una tecnología obsoleta para documentar los acuerdos de los empleados, la incorporación y los planes de retribución, así como para obtener firmas. Con 600 empleados en todo el país, había procesos que se pasaban por alto o no funcionaban. A la hora de recopilar firmas o llevar un control de los documentos, no contaban con un sistema o proceso común que permitiera que todos estuvieran al corriente de la situación. Esto generaba mucha frustración y costaba a Impact tiempo y dinero.

«Nuestro mayor problema era la falta de organización a la hora de llevar un seguimiento de todos los procesos, sobre todo a medida que crecíamos». Mary Zellers, directora de Recursos Humanos

La solución

Impact Networking buscaba una solución para optimizar el proceso de RR. HH. y, cuando llegó la COVID-19, supieron que debían actuar con rapidez; eso fue justo lo que hizo su CTO al adquirir PandaDoc. 

Su analista de negocio, Daniel Bennett, trabajó con los distintos departamentos para ayudarles a ponerse en marcha de inmediato, algo importante, ya que se acababa de decretar una orden de confinamiento. 

La directora de Recursos Humanos de Impact, Mary Zellers, se formó rápidamente y envió más de 600 documentos relacionados con el teletrabajo. «Una de las grandes ventajas de PandaDoc es su facilidad de uso», afirma Mary. De marzo a junio de 2020, Mary envió más de 1800 documentos a través de PandaDoc debido a los constantes cambios que se vivían en aquel momento. Todas las cartas de oferta, modificaciones de contratos y avisos administrativos de cambios se gestionaron a través de PandaDoc; lo mejor de todo es que tiene un registro claro de todo, y los documentos se almacenan en el mismo lugar. 

«PandaDoc nos ha permitido realmente ser más eficientes y proactivos. Ahora es fácil hacer el seguimiento y estar al tanto porque podemos ver de un vistazo qué documentos fueron enviados, recibidos, abiertos y completados».

Antes de PandaDoc, los cambios de puesto o los aumentos siempre se hacían en papel y tenían que enviarse por correo de una oficina a otra o transferirse a través de cadenas de correos electrónicos entre las distintas partes. Ahora que todo es digital, el equipo de Mary dedica menos tiempo a crear documentos y a conseguir firmas, lo que hace que el proceso sea mucho más fácil para todas las personas implicadas.

«PandaDoc ha cambiado las reglas del juego para nuestro departamento. Antes invertíamos la mayor parte de nuestro tiempo en tediosas tareas administrativas. Ahora, sin embargo, podemos centrarnos en crear programas que ayuden a nuestros empleados y a la cultura de nuestra empresa». Mary Zellers, directora de Recursos Humanos.

Los resultados

Desde que empezó a utilizar PandaDoc, Mary Zellers lo usa prácticamente todos los días para gestionar formularios de cambios administrativos, prestaciones y días de vacaciones, entre otras tareas. Ahora su equipo puede enviar documentos a diferentes partes interesadas o departamentos, que pueden colaborar rápidamente y aprobar el documento sin salir de PandaDoc. Incluso su CEO sabe usar PandaDoc y pueden obtener su firma rápidamente. El Equipo de Adquisición de Talento también utiliza PandaDoc para todo el proceso de incorporación, desde el envío de las cartas de oferta, el plan de retribución y la estructura de comisiones.

«Ahora tenemos más tiempo para dedicarnos a tareas importantes que no son administrativas, como mejorar nuestra experiencia de incorporación» Mary Zellers, directora de Recursos Humanos.

Otros departamentos de Impact vieron el valor de usar una plataforma de documentos digitales como PandaDoc y la adoptaron como parte de su stack tecnológico. Los equipos de Ventas, Logística y Finanzas de Impact crean, envían y firman documentos con PandaDoc.

PandaDoc ha transformado la forma en que se crean, envían, firman y almacenan los documentos, ahorrando a Impact tiempo, dinero y dolores de cabeza. Con su proceso de negocio considerablemente mejorado, el equipo de Mary puede centrarse en hacer que su departamento y su organización tengan más éxito.