TheKey ahorra 3000 horas al año usando PandaDoc

El reto 

TheKey, el principal proveedor de servicios prémium de atención domiciliaria en Estados Unidos, se enfrentó a enormes problemas de gestión documental al expandirse rápidamente de 14 a 120 oficinas en todo el país. Con operaciones en 31 estados, cada uno de los cuales exigía acuerdos de consentimiento específicos, la empresa se enfrentaba a problemas relacionados con la proliferación de plantillas, las preocupaciones en materia de confidencialidad y el aumento de los costes al utilizar su solución existente de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).

La solución

Al implementar PandaDoc en varios departamentos, TheKey consolidó y agilizó sus procesos documentales. Han rediseñado todas las plantillas existentes en PandaDoc y ahora pueden aplicar al instante los cambios en la redacción jurídica. La interfaz intuitiva y las sólidas funcionalidades de la plataforma permitieron a TheKey incorporar a 10 departamentos, gestionando los documentos de más de 8000 cuidadores y 1500 empleados de la empresa, y la cifra sigue aumentando.

Cómo lidiar con las complejidades de los documentos

TheKey, anteriormente conocida como Home Care Assistance, lleva dos décadas siendo líder en la prestación de cuidados a domicilio de calidad para personas mayores. A medida que experimentaban un rápido crecimiento —pasando de 14 oficinas corporativas a 120 en todo Estados Unidos en tan solo dos años—, se vieron desbordados por los retos relacionados con la gestión de documentos.

Katie Buell, gestora de producto digital en TheKey, describió el caos: «¿Cuál es la situación actual? ¿Hacia dónde va? ¿Cómo podemos mantener el control de la situación?». La presencia de la empresa en 31 estados obligó a establecer al menos uno o dos acuerdos de consentimiento distintos para cada uno de ellos, debido a las diferentes normativas locales aplicables a las agencias de asistencia sanitaria y cuidados a domicilio.

Su solución CLM actual, Docusign, estaba empeorando el problema. «Nuestra dificultad a la hora de utilizar Docusign era que teníamos documentos de Word para cada acuerdo distinto. Sesenta plantillas distintas para lo mismo, con el mismo texto», explicó Buell. «El hecho de no poder, básicamente, aplicar un cambio en la redacción jurídica de un momento a otro supuso un gran problema para nosotros».

Esta ineficiencia estaba pasando factura al equipo y a los resultados. «Estábamos totalmente desbordados de trabajo», continuó Buell. «Sabíamos que habría algunos gastos inesperados [si seguíamos utilizando Docusign] y que el gasto anual iba a ser enorme para algo que solo utilizaba aproximadamente un tercio de nuestra empresa».

Además, aumentaban las dudas sobre la confidencialidad y la gestión del sistema. «Era muy limitado. No podíamos incorporar ningún departamento más. Además, existía cierta preocupación por la confidencialidad. Nadie quería encargarse de gestionar el sistema», añadió Buell.

La adopción de las soluciones de PandaDoc

En plena crisis de gestión de documentos, un correo electrónico en frío enviado a tiempo por PandaDoc llamó la atención de Buell. «¿Me provocó interés? Sí», recordó. TheKey empezó a trabajar con PandaDoc en junio de 2022, embarcándose en una revisión integral de sus procesos documentales.

«Sacamos todo lo que teníamos de Docusign y lo reconstruimos con plantillas de PandaDoc», declaró Buell. «No queríamos subir documentos de Word o .pdf nunca más». La transición era urgente, ya que TheKey tenía que pasar de Docusign a PandaDoc de la noche a la mañana para evitar cualquier interrupción del servicio a los pacientes.

Desde que se completó esta transición adecuadamente, TheKey ha incorporado a 10 departamentos, entre los que se incluyen operaciones empresariales, nóminas, asuntos jurídicos y recursos humanos. Buell destacó la envergadura de esta iniciativa: «[PandaDoc] es la herramienta con la que vamos a gestionar todos nuestros documentos, sobre todo teniendo en cuenta que contamos con más de 8000 cuidadores y 1500 empleados corporativos». Es nuestra fuente de referencia para toda la documentación en todas nuestras sedes corporativas y departamentos. Es una tarea enorme para una sola plataforma».

PandaDoc estuvo más que a la altura de la tarea.

Aprovechar las oportunidades de mejora de la eficiencia

La implementación de PandaDoc supuso una rentabilidad de la inversión impresionante para TheKey. Buell informó: «Hemos ahorrado 3000 horas de trabajo al año».

La naturaleza centralizada de PandaDoc supuso un antes y un después. «Todo el mundo puede vivir en PandaDoc», explicó Buell. «Uso esta analogía: PandaDoc es la casa, y los espacios de trabajo son las habitaciones. Es limpio, claro y fácil de entender. Es nuestro centro de operaciones».

El impacto en la eficiencia de la gestión de documentos en particular fue sustancial. «En el último año, hemos multiplicado por 10 nuestra eficiencia en la gestión de documentos gracias a nuestra colaboración con PandaDoc», informó Buell.

Más allá de las mejoras cuantitativas, Buell elogió el servicio de atención al cliente de PandaDoc. «He trabajado con muchos proveedores diferentes en distintos sectores y nunca me había sentido tan impresionada», afirmó. «Me responden en menos de una hora, incluso cuando no hace falta una solución. Me hace sentir que siempre están pendientes de nosotros».

Abriendo camino para el crecimiento futuro

Al adoptar PandaDoc, TheKey ha revolucionado sus procesos de gestión de documentos en varios departamentos. La capacidad de crear y modificar plantillas al instante ha resuelto sus desafíos anteriores con la implementación de cambios en el lenguaje legal. La interfaz intuitiva ha permitido una adopción generalizada en toda la organización, desde RR. HH. hasta el departamento legal, nóminas y operaciones comerciales.

El ahorro significativo de tiempo (3000 horas al año) permite al equipo de TheKey centrarse en su misión principal de proporcionar cuidados a domicilio de primera calidad a personas mayores en todo Estados Unidos. La mejora de diez veces en la eficiencia de la gestión documental no solo agiliza las operaciones, sino que también posiciona a TheKey para un crecimiento y una expansión continuos. ¿Estás listo para revolucionar tus procesos documentales y recuperar un tiempo valioso para tu equipo? Reservar una demo.

Así es como vamos a gestionar todos nuestros documentos, especialmente con más de 8000 cuidadores y 1500 empleados corporativos. Es nuestra fuente de información fiable para toda la documentación, así como para todas nuestras ubicaciones y departamentos corporativos. Es una tarea enorme para una sola plataforma.

Katie Buell

Digital Product Manager