Cómo Ion Solar consiguió revisiones de propuestas un 20 % más rápidas al cambiar desde Docusign

El reto

Ion Solar tenía problemas con el modelo de precios de Docusign, que resultó inadecuado para su equipo en crecimiento. Su equipo de 100 empleados compartía cuatro puestos de usuarios, lo que daba a la dirección una visibilidad mínima de los procesos de gestión de documentos. Además, la integración de Docusign con Salesforce era difícil de configurar, lo que provocaba interrupciones innecesarias en su proceso de ventas.

La solución

PandaDoc llenó el vacío que había dejado Docusign y ofreció a Ion Solar una solución potente necesaria en la expansión de su negocio. Con una API sencilla, integración con Salesforce y una interfaz fácil de usar, PandaDoc no solo se adaptó a la perfección a las necesidades de Ion Solar, sino que también superó las expectativas al ofrecer más funcionalidades, una configuración más rápida y un mayor control sobre el proceso de aprobación de documentos.

El descubrimiento del potencial de PandaDoc

Ion Solar es una de las 20 principales empresas de energía solar de Estados Unidos, que proporciona soluciones solares integrales a sus clientes. En los últimos años ha experimentado un gran crecimiento, ha pasado de un equipo de solo 50 personas a más de 500. Ante este rápido crecimiento, Brandon Mullen, director de TI en Ion Solar, se encargó de la búsqueda de formas para que las tecnologías de la empresa funcionaran de forma más inteligente a medida que la empresa continuaba evolucionando.

Uno de sus puntos débiles era Docusign, su sistema de gestión propuestas y de documentación. Las limitaciones del modelo de precios de Docusign implicaba que la mayoría de los empleados tenían que trabajar con un número limitado de cuentas de usuario, lo que generaba una falta de transparencia sobre el estado de los contratos. Con solo cuatro puestos de usuario disponibles para su equipo en expansión, cada vez era más complicado para los trabajadores colaborar de forma eficaz en los documentos.

La empresa también tuvo problemas con la integración de Docusign en Salesforce, que era un aspecto crucial de los procesos de su organización. A menudo, los empleados se confundían con el estado de los contratos y las propuestas, lo que dificultaba la comunicación y daba lugar a incumplimientos de fechas de entrega. Brandon Mullen sabía que Docusign les estaba retrasando el envío de propuestas a los clientes, por lo que se encargó de encontrar una solución que apoyara el crecimiento en sus operaciones.

La transición a PandaDoc

Ion Solar buscó una nueva solución de gestión de documentos con las prioridades claras:

• Una sólida colaboración que podría proporcionar soporte para la adopción sencilla de nuevas características

• Una integración intuitiva con Salesforce que ofrecería visibilidad sobre el progreso de los documentos de forma directa dentro del CRM de Salesforce, sin añadir complejidad

• Un modelo de precios que permitiría a Ion Solar crecer junto con su creciente plantilla y con sus necesidades empresariales en aumento

• Una potente funcionalidad de la API que posibilita integraciones personalizadas, lo que permite a Ion Solar conectar PandaDoc sin problemas con sus flujos de trabajo existentes y aplicaciones de terceros

• Un flujo de trabajo de aprobación eficiente que reduce los cuellos de botella y mejora la colaboración entre miembros del equipo.

La transición a PandaDoc fue más rápida de lo que se esperaba al completar la configuración en una semana y media, frente al mes que se había previsto. PandaDoc permitió a Ion Solar mantenerse al tanto de todos los acuerdos, con información integrada de forma directa a través de la API y la integración de Salesforce. Esto supuso un avance enorme con respecto a su situación anterior, con permisos de usuario y documentos desordenados.

Las características adicionales de PandaDoc, como los mensajes de texto SMS y la posibilidad de incluir la marca Ion Solar en los documentos, también fortalecieron la imagen de marca de la empresa y contribuyeron a ofrecer una mejor experiencia a sus clientes.

Eficiencia empresarial aumentada

Con PandaDoc, todos los equipos de Ion Solar, incluidos los de adquisiciones de la cadena de suministro y ventas, encontraron una plataforma única y optimizada para sus operaciones. La rápida integración de PandaDoc con Salesforce permitió a los diferentes grupos trabajar de forma eficiente según su proceso de trabajo. 

Por ejemplo, los representantes de ventas podían trabajar a través de una aplicación personalizada mediante la integración de la API de PandaDoc, mientras que otros podían trabajar de forma directa en Salesforce. La mejora del proceso redujo la carga de trabajo relacionada con la documentación, lo que facilitó y agilizó las tareas. Como resultado, la empresa experimentó un aumento significativo en la velocidad de ventas.

Impacto en el balance final

Ion Solar no solo pudo ahorra mucho tiempo gracias a PandaDoc, sino que también experimentó un aumento significativo en la adopción de su solución de gestión de documentos en toda la empresa. El proceso de revisión de contratos se volvió un 20 % más rápido, lo que contribuyó de forma directa en los resultados de la empresa, ya que el equipo pudo centrarse más en cerrar acuerdos, mejorar las interacciones  con los clientes y su rendimiento en general en ventas.

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La migración a PandaDoc supuso una ventaja con respecto a nuestra eficiencia operativa. No te dejes engañar por su nombre poco conocido; PandaDoc ofreció más valor que sus rivales de más renombre. Es una solución potente y fiable que ha transformado nuestro proceso de gestión de documentos para mejor.

Brandon Mullen

Director de TI en Ion Solar