LiteZilla ha experimentado un incremento del 30 % en el valor medio de los contratos gracias a PandaDoc

El reto

LiteZilla probó algunas de las soluciones de gestión de documentos más reconocidas del mercado, pero tuvo dificultades para encontrar la solución ideal para su pequeña empresa. Tras probar distintas soluciones durante meses, identificaron dos retos principales: algunas soluciones eran demasiado complejas y poco intuitivas, lo que les hacía toparse con un muro al crear propuestas, y otras no eran lo bastante sólidas, ya que carecían de funciones clave que necesitaban para personalizar documentos para su negocio.

La solución

Ahora PandaDoc permite a LiteZilla crear propuestas profesionales sobre la marcha y sin una curva de aprendizaje pronunciada. A diferencia de otras soluciones, PandaDoc ofrece un sólido conjunto de funciones que permite a LiteZilla personalizar los documentos para adaptarlos a sus necesidades empresariales sin la complejidad que experimentaban con otras soluciones. El cambio a PandaDoc les ha permitido ahorrar un tiempo valioso en la elaboración de propuestas y ha tenido un impacto directo en sus resultados, con una mejora del 20 % en la rapidez de cierre de operaciones y, gracias a las nuevas y mejoradas propuestas, un aumento del 30 % en el valor medio de los contratos.

La solución adecuada para una pequeña empresa

LiteZilla es una pequeña empresa dinámica que crea exposiciones de luz interactivas y personalizadas y experiencias STEM para públicos de todas las edades. Sus productos tienen cabida en diversos sectores, que abarcan la educación, la hostelería, los espacios corporativos y la atención médica.

Gestionar una pequeña empresa implica enfrentarse a un conjunto especial de desafíos, especialmente para startups y emprendedores. A medida que una empresa crece, surge una tendencia natural a lanzar nuevos productos o servicios, lo que puede hacer que la empresa vuelva a atravesar una fase tan exigente como la de una startup. 

Estos retos en constante evolución determinan los criterios que las pequeñas empresas buscan en las soluciones de software. «La eficiencia es mi mantra, detesto perder el tiempo. Necesito herramientas que no solo simplifiquen nuestros procesos, sino que también los mejoren», afirmó Adam Greenspan, CEO de LiteZilla. «El software debería ser fácil de usar, sin necesidad de dedicar una cantidad infinita de recursos y tiempo a la formación inicial, y debería permitir ampliar nuestros casos de uso a medida que crece nuestro negocio».

En su búsqueda de una solución de gestión documental, Adam dio prioridad a una herramienta fácil de usar que permitiera a su equipo elaborar rápidamente una propuesta personalizada y con la imagen de marca de la empresa, capaz de impresionar a sus clientes y poner de manifiesto la profesionalidad de la empresa. LiteZilla probó más de 10 soluciones diferentes de gestión documental —dos en particular, Docusign y Proposify, durante meses— antes de llegar a la conclusión de que no se ajustaban a sus necesidades.  

"Algunas de las soluciones que había en el mercado tenían sitios web sofisticados y propuestas llamativas, pero cuando me puse a probarlas a fondo, muchas se quedaron cortas", dijo Adam. "Pasé meses probando diferentes herramientas para ver qué podía hacer con ellas, llevándolas al límite."

A medida que probaba diferentes soluciones de gestión de documentos, Adam señaló dos retos distintos:

• A algunos les llevaba demasiado tiempo familiarizarse con el sistema y elaborar propuestas, y se veían obligados a buscar soluciones alternativas poco habituales para elementos fundamentales, en lugar de utilizar una función nativa del software.

• Algunos eran demasiado simples y carecían de las funciones que LiteZilla necesitaba, lo que indicaba que el software podía innovar con él a medida que su empresa crecía.

«Quería solucionar y conseguir unos tiempos de cierre más rápidos. Si la propuesta era demasiado robusta o no lo suficientemente robusta, resultaba imposible», comentó Adam.

Encontrar una alianza con PandaDoc

El camino de Adam lo llevó hasta PandaDoc, donde reconoció de inmediato su capacidad para satisfacer todas las necesidades específicas de LiteZilla. Permitió a su equipo elaborar las sólidas propuestas que necesitaban sin dedicar un tiempo excesivo a los borradores. Para su equipo era fundamental crear documentos que comunicaran las ofertas de proyectos personalizados de su empresa, y quedó impresionado con lo fácil que era añadir fotos, tablas de precios y elementos interactivos —sin pasarse horas haciendo retoques ni encontrarse con problemas de funcionamiento. 

A medida que LiteZilla crecía, mantener la eficiencia con un equipo reducido resultaba crucial, y la interfaz intuitiva y colaborativa de PandaDoc respaldó sus procesos de trabajo ágiles. Esto consolidó la confianza de Adam en que PandaDoc era la solución adecuada para contribuir al éxito continuo de LiteZilla.

«PandaDoc resolvió todos y cada uno de nuestros problemas. Es increíblemente fácil de usar y personalizar, y ha mejorado considerablemente la colaboración de nuestro equipo. Este software nos permite mostrar la profesionalidad de nuestra marca y comunicar la visión de nuestra empresa de forma eficaz. Podemos escalar más eficientemente, trabajando mejor, no más. Para una empresa como la nuestra, que utiliza una infinidad de herramientas de software, encontrar una que realmente refleje nuestros valores y mejore nuestra eficiencia no tiene precio», afirmó Adam.

Tener éxito con la atención al cliente

Aunque a LiteZilla le pareció que PandaDoc era fácil de usar sin necesidad de recurrir al servicio de asistencia, Adam destacó lo sencillo que resulta tratar con este servicio cuando necesitan resolver alguna duda o recibir orientación sobre nuevas funciones. «La asistencia de PandaDoc es la mejor de todas las empresas de software con las que trabajamos. Nos encanta cómo nos ofrecen sistemáticamente la ayuda que necesitamos, lo que refuerza nuestra confianza en que elegir PandaDoc fue la decisión acertada». 

La disponibilidad de la asistencia atenta y bien informada de PandaDoc garantiza que incluso las preguntas de menor importancia se resuelvan con rapidez. Ya sea a través del chat, las preguntas frecuentes, los artículos de ayuda o la asistencia directa del equipo, LiteZilla obtiene rápidamente la ayuda que necesita, lo que permite a la empresa mantener siempre su dinamismo empresarial.

La velocidad de cierre de LiteZilla mejoró un 150 %

Con PandaDoc, el ciclo de ventas de LiteZilla se redujo drásticamente, pasando de ser un proceso de una semana a solo dos días. Pueden crear propuestas profesionales de forma rápida y sencilla, eliminando las complejidades que encontraron en las alternativas que probaron. 

PandaDoc también ofrece un potente conjunto de funciones que ayudan a LiteZilla a personalizar documentos para adaptarlos a sus necesidades específicas. Al perfeccionar sus propuestas para incluir oportunidades de venta adicional, LiteZilla también ha experimentado mejoras en el valor medio de sus contratos y en las oportunidades de ingresos.

Nos tomamos muy en serio la búsqueda de la solución de pago ideal para llevar nuestras propuestas al siguiente nivel y PandaDoc superó todas nuestras expectativas. Como pequeña empresa que somos, PandaDoc se ha convertido en una parte indispensable de nuestro día a día y ha demostrado con creces que fue la mejor decisión que pudimos tomar.

Adam Greenspan

CEO bei LiteZilla