Poll Everywhere hace que las renovaciones sean pan comido con PandaDoc

La pesadilla de las renovaciones manuales 

Poll Everywhere ayuda a los ponentes a animar a su público con encuestas en directo, sesiones de preguntas y respuestas y nubes de palabras. Profesores, ejecutivos de empresas y presentadores de eventos confían plenamente en esta herramienta. ¿Pero a nivel interno? Su proceso de gestión de documentos necesitaba una gran mejora.

Antes de PandaDoc, muchos clientes que renovaban sus contratos no recibían un acuerdo formal de renovación, sino solo un presupuesto de QuickBooks enviado por correo electrónico, lo que hacía que el flujo de operaciones fuera irregular y dejara demasiado margen para el error.

Chase King, responsable de Operaciones de Éxito del Cliente, y su equipo estaban desbordados por el trabajo manual. A menudo tenían que estar pendientes de las órdenes de compra, hacer un seguimiento manual de las facturas y soportar interminables intercambios de correos electrónicos. Era lento, frustrante y llevaba demasiado tiempo.

"Nuestro proceso de renovación era un auténtico caos", afirma Chase. "Sin acuerdos oficiales, sin automatización... Solo teníamos presupuestos de QuickBooks enviados por correo electrónico. No había documentos legales, ni condiciones de uso, y desde luego tampoco había ninguna forma sencilla de hacer un seguimiento de las cosas. Con más de 500 clientes, no era sostenible".

Del caos a la claridad

Antes de que Poll Everywhere pudiera incorporar a un proveedor importante como PandaDoc, tuvo que demostrar que era la opción correcta. Ahí es donde intervino Jeffrey Beaver, responsable de Cumplimiento y Seguridad.

«Para nosotros, elegir un proveedor no es solo cuestión de funcionalidad; necesitamos datos sólidos para justificar la inversión», explicó Jeffrey. "Los empleados deben elaborar un documento basado en datos (DDD) y presentarlo a sus superiores para demostrar que el producto es necesario, que es la mejor opción para nuestras necesidades y que se ajusta al presupuesto".

¿Cuáles eran los requisitos imprescindibles para Poll Everywhere?

• Mejor experiencia de usuario: sencilla, intuitiva y fácil de implementar en los equipos.

• Funcionalidad todo en uno: una biblioteca de documentos, herramienta de firma y puesto de trabajo, todo en uno

• Capacidades imprescindibles: garantizar el cumplimiento normativo, la automatización y la facilidad de uso en todos los departamentos.

• Integración con las herramientas existentes: conecta los procesos de contratación con QuickBooks para automatizar la facturación y eliminar la introducción manual de datos.

«PandaDoc cumplía todos los requisitos, pero lo que nos acabó de convencer fue lo bien que se integró en nuestro flujo de trabajo. No era solo una herramienta más, sino que se convirtió en una parte fundamental de nuestra forma de trabajar". —Jeffrey Beaver, responsable de Cumplimiento Normativo y Seguridad de Poll Everywhere

La transformación del proceso de renovación con PandaDoc 

Como parte de su proceso de evaluación de proveedores, Poll Everywhere analizó las opciones de Dropbox Sign y Breadwinner, pero PandaDoc resultó ser el claro ganador. La seguridad y el cumplimiento, así como las integraciones con Salesforce y QuickBooks, eran fundamentales para el éxito, y PandaDoc cumplía todos los requisitos.

Con PandaDoc, todo cambió. Esto es lo que más ha mejorado:

• Ahora los clientes firman un contrato formal elaborado con PandaDoc, en lugar de limitarse a recibir un presupuesto de QuickBooks.

• En cuanto un cliente firma un contrato, se genera automáticamente un presupuesto en QuickBooks y se envía para su revisión.

• Se acabó esperar órdenes de compra: ahora las firmas de los documentos activan el proceso de renovación.

• Los responsables de Ventas y de Éxito del Cliente ya no pierden tiempo haciendo el seguimiento de las facturas, y las cadenas de correos electrónicos se han reducido drásticamente.

"Antes, las renovaciones se alargaban durante meses; ahora, la diferencia es como del día a la noche", afirmó Chase. "Antes teníamos entre 30 y 40 renovaciones vencidas simultáneamente, ahora son menos de 15. Los clientes firman los contratos entre 30 y 60 días antes de las fechas límite, lo que nos permite ir un paso por delante".

Más valor además de las renovaciones

Lo que comenzó como una sencilla solución para agilizar su proceso de renovación se convirtió rápidamente en una implementación a gran escala de PandaDoc en toda la organización. El Equipo de Ventas utiliza ahora PandaDoc para gestionar contratos y realizar un seguimiento del estado de las operaciones sin esfuerzo, lo que garantiza traspasos más fluidos y cierres más rápidos. Los equipos de Finanzas y Cumplimiento Normativo confían ya en la plataforma para almacenar y gestionar de forma segura los acuerdos clave, lo que les proporciona tranquilidad y un fácil acceso cuando lo necesitan. Además, los altos directivos valoran la transparencia y la eficiencia que aporta. Atrás quedaron los días de caos en las renovaciones, que ahora se han sustituido por un sistema optimizado que respalda todas las etapas del ciclo de vida del cliente.

Lograr un impacto medible

Desde que cambió a PandaDoc, Poll Everywhere ha logrado grandes resultados:

• Renovaciones un 33-66 % más rápidas: El proceso tarda ahora entre 30 y 60 días, en lugar de los 90 que tardaba antes de utilizar PandaDoc. 

• Un 50 % menos de contratos vencidos: se redujo a menos de 15 desde los 40 antes de PandaDoc.

• Sin tareas innecesarias: se acabaron los seguimientos interminables y los correos electrónicos manuales.

Para Poll Everywhere, PandaDoc no es una herramienta más, sino el corazón de la empresa. 

PandaDoc transformó por completo la forma en que gestionamos las renovaciones. Ha pasado de ser algo que nos facilitaría la vida a una herramienta imprescindible.

Chase King

Customer Success Ops Manager en Poll Everywhere