Wizehire reduce el tiempo de creación de contratos de 1 hora a 5 minutos con PandaDoc

Un esfuerzo inmenso

Para el equipo de Wizehire, crear contratos era una carrera de obstáculos: les llevaba mucho tiempo, era repetitivo y mucho más difícil de lo que debía ser. Su configuración de Docusign no daba la talla: las vistas previas de Salesforce presentaban fallos, los campos de datos no se asignaban correctamente e incluso una tarea tan sencilla como cambiar un firmante borraba campos enteros. Frustrante, cuanto menos. 

Por si fuera poco, el soporte era deficiente, lo que dejaba a su equipo atrapado en un bucle constante de resolución de problemas en lugar de cerrar tratos. Quedó claro que necesitaban una solución que realmente funcionara.

Encontrar la opción ideal con PandaDoc

PandaDoc ha ayudado al equipo de Wizehire a mejorar sus procesos con una plataforma fácil de usar y un servicio de atención al cliente fiable. Al reducir el tiempo de creación de contratos en un 92 %, han conseguido grandes mejoras de eficiencia. Además, gracias a una integración perfecta con Salesforce, se acabaron las correcciones y la resolución de problemas manuales.

De los frustrantes cuellos de botella a flujos de trabajo sin esfuerzo

Wizehire se centra en ayudar a las empresas a hacer crecer sus equipos con confianza, combinando un software inteligente con una asistencia experta y personalizada. Cuando su equipo de Operaciones de Ventas necesitó una forma de agilizar la gestión de contratos, PandaDoc fue la elección obvia.

Pero las cosas dieron un giro.

Inesperadamente, una reestructuración de la empresa dejó a April Fleming, analista de gestión de ingresos de Wizehire, a cargo de la gestión de PandaDoc. Los compañeros que se encargaban de la configuración salieron de la empresa. 

Sin una orientación clara, la situación se complicó. Cuando llegó el momento de la renovación, al no contar con procesos establecidos ni con un traspaso de funciones claro por parte de los antiguos administradores, Wizehire vio la oportunidad de empezar de cero y mejorar la eficiencia. Atraído por las promesas de una rápida habilitación, una integración fluida, una transición sin problemas y un soporte sólido, el equipo tomó la decisión estratégica de firmar con DocuSign. Al fin y al cabo, con DocuSign, ¿qué podría salir mal? 

Sin embargo, surgieron retos a lo largo del camino.

• Su integración con Salesforce no estaba dando los resultados previsto. Las vistas previas de los documentos fallaban, por lo que el equipo de April tenía que adivinar el aspecto real de los contratos para los clientes.

• La configuración de las plantillas era una pérdida de tiempo total. Los campos de datos de Salesforce no se asignaban correctamente, lo que les obligaba a volver a introducir manualmente los datos en los documentos.

• Las funciones de edición generaron más errores. Cambiar de firmante eliminaba campos de forma aleatoria, lo que obligaba a April a volver a crear las plantillas varias veces. 

Por si fuera poco, la atención al cliente tampoco había mejorado. April se veía obligada a dedicar cada día a resolver problemas: corregir contratos, lidiar con borradores defectuosos y realizar interminables modificaciones manuales, solo para enviar los documentos.

Llegados a este punto, era evidente: Wizehire necesitaba hacer un cambio. 

Wizehire vuelve a PandaDoc

Para Wizehire, volver a PandaDoc no supuso simplemente cambiar de software, sino retomar los procesos cotidianos que realmente funcionaban. Tras enfrentarse a constantes obstáculos e ineficiencias, April y su equipo estaban más que preparados para una solución que fuera coherente, fácil de usar y respaldada por un servicio de asistencia fiable. Necesitaban algo que no les ralentizara.

PandaDoc lo logró.

Cómo ganar más horas al día

Tras meses de lidiar con problemas técnicos en la asignación de campos, soluciones provisionales frustrantes y pérdidas de tiempo, en Wizehire sabían que necesitaban una solución por contrato que les facilitara la vida de verdad. La integración perfecta de PandaDoc con Salesforce y la personalización automatizada les dieron por fin la solución de contratos fluida y eficiente que estaban buscando.

Ahora, el equipo de ventas de Wizehire funciona como una máquina bien engrasada:

• Pueden crear plantillas inteligentes y personalizables que sincronizan automáticamente los datos entre Salesforce y PandaDoc.

• Pueden crear, finalizar y enviar acuerdos en solo unos clics — sin salir nunca de Salesforce.

• Han reducido el tiempo de creación de contratos de una hora a solo cinco minutos, lo que les permite dedicar más tiempo a cerrar tratos.

No se corresponde con la instancia de PandaDoc de Wizhire

Gracias a PandaDoc, Wizehire está cerrando muchos más contratos con total confianza y ahorrando tiempo y energía a los comerciales, lo que les permite centrarse en lo que realmente importa: ofrecer a los clientes una experiencia de compra de alta calidad.

Pequeños cambios, gran impacto

Antes de PandaDoc, enviar contratos por correo electrónico era un proceso complicado que requería varios pasos; ahora, Wizehire puede enviar acuerdos por correo electrónico y SMS directamente desde PandaDoc en un solo paso muy sencillo. Un pequeño cambio que ahorra un montón de tiempo al equipo de ventas.

No se corresponde con la instancia de PandaDoc de Wizhire

«Simplemente contar con la función de correo electrónico y SMS es genial. Nuestros representantes de ventas no tienen que copiar y pegar el enlace y luego enviarlo por correo electrónico o mensaje de texto, porque pueden hacerlo todo a la vez».—April Fleming, analista de gestión de ingresos en Wizehire

Mucho más que un software de contratos 

Más allá de la tecnología, Wizehire encontró algo aún más valioso: una verdadera alianza. A diferencia de la experiencia que tuvieron con el servicio de asistencia de su proveedor anterior, el equipo de PandaDoc les acompaña en cada paso del camino, ayudándoles a ajustar su configuración y a sacar el máximo partido a la plataforma.

El proceso de incorporación de PandaDoc solucionó una carencia crítica en su experiencia previa con la plataforma. En la experiencia anterior de Wizhire, solo los administradores pasaban por el proceso de incorporación. Cuando la empresa regresó, PandaDoc se aseguró de que tanto los administradores como los representantes de ventas realizaran el proceso de incorporación, capacitando a todo el equipo para usar la plataforma de manera eficaz. 

Resultados tangibles y cotidianos con PandaDoc

• Mayor producción de documentos: con PandaDoc, el cliente envía un 25 % más de documentos al mes que con DocuSign.

• Creación de documentos más rápida: PandaDoc reduce el tiempo de creación y envío de documentos de 2 horas a tan solo 6 minutos, un ahorro de tiempo del 95 %.

• Finalización ultrarrápida: los documentos se firman 46 veces más rápido con PandaDoc, lo que reduce el tiempo medio de finalización de 3,7 días a solo 1 hora y 57 minutos.

Con PandaDoc, el equipo de Wizehire puede centrarse en lo que se les da mejor: ayudar a las empresas a contratar a grandes profesionales, sin que los procesos manuales sean un lastre.

PandaDoc ofrece atención personalizada y soporte ágil, adaptándose a tus necesidades como un verdadero socio confiable. Esta cercanía marca la diferencia. Sabemos que siempre podemos contar con su apoyo rápido y confiable a resolver cualquier problema.

April Fleming

Analista de gestión de ingresos en Wizehire