Impact Networking

Impact werd opgericht in 1999 en is een van de snelstgroeiende managed services providers in de VS, met meer dan 650 branche-experts op 23 locaties. Impact is gespecialiseerd in het bedenken, ontwikkelen en uitvoeren van op maat gemaakte strategieën en oplossingen die de technische, financiële, operationele en creatieve aspecten van een bedrijf verbeteren. Het dienstenpakket van Impact omvat Managed IT & Cloud Services, Cybersecurity, Digitale innovatie, Print- en documentbeheer en Huisstijl & marketing.

Het probleem 

Marry Zellers geeft leiding aan de afdeling Personeelszaken van Impact Networking en houdt toezicht op alle 26 vestigingen in de Verenigde Staten. Gezien de omvang van de organisatie zijn tools die de samenwerking en de uitvoering van zakelijke documenten vergemakkelijken een absolute noodzaak.

Tot een paar jaar geleden vertrouwde Impact sterk op papier en verouderde technologie om werknemersovereenkomsten, onboarding en compensatiepakketten vast te leggen en handtekeningen te verkrijgen. En met 600 medewerkers door het hele land ging er gemakkelijk iets mis of liepen processen vast. Als het ging om het verkrijgen van handtekeningen of het bijhouden van documenten, was er geen universeel systeem of proces aanwezig om iedereen op één lijn te houden. Dit zorgde voor veel frustratie en kostte Impact tijd en geld.

“Ons grootste probleem was het gebrek aan een manier om alles overzichtelijk te houden, vooral naarmate we groeiden.” Mary Zellers, HR-manager

De oplossing

Impact Networking zocht een oplossing om het HR-proces te stroomlijnen. Toen COVID-19 toesloeg, zag hun CTO in dat het bedrijf snel moest handelen en werd PandaDoc aangeschaft. 

Bedrijfsanalist Daniel Bennett werkte samen met de verschillende afdelingen om hen te helpen direct aan de slag te gaan. Dat moest ook wel, want er was net een schuilmaatregel afgekondigd. 

De HR-manager van Impact, Mary Zellers, kon snel worden opgeleid en meer dan 600 documenten voor thuiswerken versturen. "Een van de grootste voordelen van PandaDoc is hoe gebruiksvriendelijk het is", zegt Mary. Van maart tot en met juni 2020 verstuurde Mary vanwege de vele veranderingen die destijds plaatsvonden meer dan 1.800 documenten in PandaDoc. Alle aanbiedingsbrieven, contractwijzigingen en kennisgevingen over administratieve wijzigingen verliepen via PandaDoc. Het beste is dat ze een duidelijk overzicht van alles heeft en dat documenten op één plek worden opgeslagen. 

"PandaDoc heeft ons echt geholpen efficiënter en proactiever te werken. Het is nu gemakkelijk om alles bij te houden en op te volgen, omdat we in één oogopslag kunnen zien welke documenten zijn verzonden, ontvangen, geopend en voltooid."

Vóór PandaDoc stonden functiewijzigingen of salarisverhogingen altijd op papier en moesten ze per post van het ene kantoor naar het andere worden gestuurd of via e-mailthreads tussen verschillende partijen worden overgedragen. Nu alles digitaal is, besteedt het team van Mary minder tijd aan het maken van documenten en het najagen van handtekeningen, wat het proces een stuk makkelijker maakt voor alle betrokkenen.

“PandaDoc heeft voor onze afdeling een ware revolutie teweeggebracht. Voorheen waren we altijd bezig met papierwerk, maar nu kunnen we ons richten op de uitbreiding van programma's voor onze werknemers en bedrijfscultuur.” Mary Zellers, HR-manager.

De resultaten

Sinds de ingebruikname van PandaDoc gebruikt Mary Zellers de oplossing vrijwel elke dag, voor administratieve wijzigingsformulieren, secundaire arbeidsvoorwaarden en verlof, en nog veel meer. Haar team kan nu documenten verzenden naar verschillende belanghebbenden of afdelingen, die snel kunnen samenwerken en het document kunnen ondertekenen, allemaal binnen PandaDoc. Zelfs hun CEO is zeer bedreven in het gebruik van PandaDoc en ze kunnen snel zijn handtekening krijgen. Het team Talentwerving gebruikt PandaDoc ook voor het gehele onboardingproces. Ze gebruiken PandaDoc voor het verzenden van de aanbiedingsbrieven, het beloningspakket en de commissiestructuur.

“We hebben nu meer tijd om ons bezig te houden met belangrijke zaken die geen administratieve taken zijn, zoals het verbeteren van onze onboardingervaring.” Mary Zellers, HR-manager.

Andere afdelingen bij Impact zagen de waarde in van een digitaal documentplatform zoals PandaDoc en introduceerden het als onderdeel van hun tech stack. De teams Sales, Logistics en Finance van Impact maken, verzenden en ondertekenen allemaal documenten via PandaDoc.

PandaDoc heeft de manier waarop documenten worden gemaakt, verzonden, ondertekend en opgeslagen veranderd, waardoor Impact tijd, geld en hoofdbrekens bespaart. Nu hun bedrijfsproces aanzienlijk is verbeterd, kan het team van Mary zich richten op het succesvoller maken van haar afdeling en organisatie.