LiteZilla verhoogde de gemiddelde contractwaarde met 30% dankzij PandaDoc

De uitdaging

LiteZilla testte enkele van de meest gerenommeerde oplossingen voor documentbeheer op de markt, maar vond niet de ideale oplossing voor hun kleine bedrijf. Na maandenlang testen van verschillende oplossingen zagen ze twee uitdagingen: sommige oplossingen waren te complex en niet intuïtief genoeg waardoor ze vastliepen bij het opstellen van voorstellen, terwijl andere te simpel waren en belangrijke functies misten die ze nodig hadden om documenten voor hun bedrijf aan te passen.

De oplossing

Met PandaDoc kan LiteZilla nu in een handomdraai professionele voorstellen maken, zonder steile leercurve. In tegenstelling tot andere oplossingen biedt PandaDoc een uitgebreide set functies waarmee LiteZilla documenten kan afstemmen op hun zakelijke vereisten zonder de complexiteit waar ze bij alternatieve oplossingen tegenaan liepen. Door over te stappen op PandaDoc bespaarden ze waardevolle tijd bij het opstellen van voorstellen en dat zagen ze direct terug in hun bedrijfsresultaat: een 20% snellere doorlooptijd en een 30% hogere gemiddelde contractwaarde dankzij de nieuwe, verbeterde voorstellen.

De juiste oplossing voor een klein bedrijf

LiteZilla is een dynamisch klein bedrijf dat interactieve lichttentoonstellingen en STEM-ervaringen op maat maakt voor doelgroepen van alle leeftijden. Hun producten worden gebruikt in diverse branches, variërend van onderwijs en horeca tot bedrijfsruimten en de gezondheidszorg.

Het runnen van een klein bedrijf brengt unieke uitdagingen met zich mee, vooral voor startups en zelfstandige ondernemers. Als een bedrijf groeit, ontstaat vaak de neiging om nieuwe producten of diensten te introduceren, waardoor het bedrijf weer in een veeleisende start-upachtige fase terecht kan komen. 

Deze veranderende uitdagingen zijn bepalend voor de criteria die kleine bedrijven stellen aan softwareoplossingen. "Mijn mantra is efficiëntie, ik heb een hekel aan tijdverspilling. Ik heb tools nodig die onze processen niet alleen eenvoudiger maar ook beter maken", zegt Adam Greenspan, CEO van LiteZilla. "Software moet gebruiksvriendelijk zijn zonder dat het eindeloos veel tijd en moeite kost om ermee te leren werken. En het moet de mogelijkheid bieden om onze use case uit te breiden naarmate ons bedrijf groeit."

Bij hun zoektocht naar een oplossing voor documentbeheer gaf Adam prioriteit aan een gebruiksvriendelijke tool waarmee zijn team snel een voorstel in de huisstijl kon maken dat indruk zou maken op hun klanten en de professionaliteit van het bedrijf zou uitstralen. LiteZilla testte maandenlang meer dan 10 verschillende oplossingen voor documentbeheer, waaronder met name Docusign en Proposify, voordat het bedrijf tot de conclusie kwam dat die niet goed aansloten bij hun vereisten.  

"Sommige van de beschikbare oplossingen hadden gelikte websites en flitsende voorstellen, maar toen ik de diepte in ging om ze te testen, schoten veel ervan tekort,"  zei Adam. "Ik heb maandenlang verschillende tools getest om te zien wat ik ermee kon doen, waarbij ik ze tot het uiterste dreef."

Bij het uitproberen van de verschillende oplossingen voor documentbeheer liep Adam tegen twee duidelijke uitdagingen op:

• Bij sommige duurde het onboarden en maken van voorstellen te lang en moesten we vreemde workarounds zoeken voor bedrijfskritieke elementen, in plaats van gebruik te kunnen maken van een standaardfunctie in de software.

• Sommige waren te eenvoudig en misten de functies die LiteZilla nodig had, wat erop wees dat de software met hem mee kon innoveren naarmate zijn bedrijf groeide.

"Ik wilde onze doorlooptijden verbeteren. Maar als het voorstel te robuust of niet robuust genoeg was, lukte dat niet", zegt Adam.

Samenwerken met PandaDoc

De zoektocht van Adam leidde hem naar PandaDoc, waarvan hij direct begreep dat het voldeed aan alle subtiele vereisten van LiteZilla. Daarmee kon zijn team de krachtige voorstellen maken die ze nodig hadden, zonder overmatig veel tijd aan concepten te besteden. Het was cruciaal voor zijn team om documenten op te stellen waarin het aanbod aan maatwerkprojecten van zijn bedrijf duidelijk werd gecommuniceerd, en hij was onder de indruk van hoe gemakkelijk het was om foto's, prijstabellen en interactieve elementen toe te voegen zonder urenlang te sleutelen of tegen functionaliteitsproblemen aan te lopen. 

Naarmate LiteZilla groter werd, was het behoud van efficiëntie met een lean team cruciaal. De gebruiksvriendelijke, op samenwerking gerichte interface van PandaDoc ondersteunde hun flexibele werkprocessen. Dit versterkte Adams vertrouwen dat PandaDoc de juiste oplossing was om het voortdurende succes van LiteZilla te ondersteunen.

"PandaDoc heeft al onze problemen opgelost. Het is ongelooflijk eenvoudig te gebruiken en aan te passen, en het heeft de samenwerking binnen ons team aanzienlijk verbeterd. Met deze software kunnen we de professionaliteit van ons merk laten zien en onze bedrijfsvisie effectief communiceren. We kunnen efficiënter opschalen door slimmer te werken, niet harder. Voor een bedrijf als het onze dat een groot aantal softwaretools gebruikt, is het van onschatbare waarde om er een te vinden die echt onze ethos belichaamt en onze efficiëntie verhoogt", zegt Adam.

Succesvol met klantenservice

Hoewel LiteZilla PandaDoc eenvoudig te gebruiken vond zonder afhankelijk te zijn van ondersteuning, merkte Adam op hoe makkelijk het is om met de ondersteuning te werken wanneer ze een vraag beantwoord willen hebben of begeleiding nodig hebben bij nieuwe functies. "De ondersteuning van PandaDoc is de beste van alle software waarmee we werken. We vinden het geweldig hoe ze consequent de hulp bieden die we nodig hebben, wat ons vertrouwen versterkt dat onze keuze voor PandaDoc de juiste was." 

De beschikbaarheid van de deskundige en responsieve ondersteuning van PandaDoc zorgt ervoor dat zelfs simpele vragen snel worden beantwoord. Of het nu om chat, FAQ's, hulpartikelen of directe hulp van het team gaat, LiteZilla krijgt snel de hulp die ze nodig hebben, zodat het bedrijf altijd zijn zakelijke momentum kan behouden.

De afsluitsnelheid van LiteZilla is met 150% verbeterd

Met PandaDoc werd de verkoopcyclus van LiteZilla drastisch verkort: van een proces van een week naar slechts twee dagen. Ze kunnen snel en eenvoudig professionele voorstellen maken, waardoor de complexiteit van de alternatieven die ze probeerden wegvalt. 

PandaDoc biedt ook een krachtig pakket aan functies waarmee LiteZilla documenten kan aanpassen aan hun specifieke wensen. Door hun voorstellen te verfijnen met upselmogelijkheden heeft LiteZilla ook verbeteringen gezien in hun gemiddelde contractwaarde en omzetkansen.

We hebben zorgvuldig gezocht naar de juiste tool om onze voorstellen te verbeteren, en PandaDoc voldeed op alle fronten. We zijn een klein bedrijf en PandaDoc is inmiddels een onmisbaar onderdeel van onze workflow. Het heeft keer op keer bewezen waarom het de juiste keuze voor ons was.

Adam Greenspan

CEO bei LiteZilla