PJ Callaghan verhoogt slagingspercentage met 40%

PJ Callaghan is al vier generaties lang een algemeen bouwbedrijf, dat zich uitsluitend richt op commerciële bouw. Ze zijn gespecialiseerd in geprefabriceerde metalen gebouwen voor een vaste groep kwaliteitsklanten. Het bedrijf is opgericht in 1948 en biedt behalve geprefabriceerde metalen gebouwen ook diensten op het gebied van hoofdaanneming, ontwerpen en bouwen, architectuur, bouwmanagement en facilitair onderhoud.

Het probleem

Voordat PJ Callaghan zich op commerciële bouw richtte, lag de focus oorspronkelijk op de bouw van woningen in de omgeving van St. Petersburg in de staat Florida. In 1967 werden ze erkend dealer van een fabrikant van metalen constructies en kwam hun nadruk vooral op commerciële projecten te liggen.

Door die focus op commerciële bouw is de communicatie met hun klanten, onderaannemers en leveranciers cruciaal om elk project tot een succes te maken. Het bedrijf is er ook trots op een klantgericht bedrijf te zijn, waardoor ze decennialange relaties hebben kunnen opbouwen met bedrijven zoals Coca-Cola, Southeastern Freight, Penske en vele andere.

Helaas sloot hun voorstelproces niet aan bij hun waarden. Het proces begon met een verre van perfect sjabloon in Microsoft Word. Vervolgens moest de maker van het voorstel content en informatie uit talloze bronnen verzamelen en in het sjabloon kopiëren en plakken. Door al deze stappen was het vrijwel onmogelijk om elk verzonden document volledig op de klant af te stemmen omdat dat simpelweg te veel tijd kostte. De workflow was van begin tot eind omslachtig en inefficiënt, om nog maar te zwijgen van het feit dat het ontwerp de prachtige projecten die PJ Callaghan heeft voltooid niet goed kon weerspiegelen.

De oplossing

Toen Thomas Burket, directeur van de 4e generatie, op zoek ging naar een oplossing, vond hij oorspronkelijk Proposify en DocuSign. Maar ook die tools waren niet de perfecte match. Ze maakten zijn team niet efficiënter, omdat ook zij talloze tools gebruikten om een enkele voorsteltaak te voltooien.

Dus ging hij terug naar de tekentafel. Na onderzoek naar concurrenten van zijn bestaande oplossingen kwam Thomas PandaDoc tegen en hakte hij uiteindelijk de knoop door vanwege de snelheid, het gebruiksgemak en de mogelijkheid om rich media in hun voorstellen in te sluiten.

Thomas is ook dol op de PandaDoc-sjablonen. Nu kunnen hij en zijn team binnen enkele minuten prachtige, op maat gemaakte, mediarijke voorstellen maken dankzij de sjablonen die ze hebben gemaakt voor elk specifiek type voorstel dat ze verzenden.

“Ik ben gek op de sjablonen. Daarmee kan ons salesteam gestandaardiseerde voorstelformulieren maken die consistent zijn voor de verschillende soorten voorstellen die we verzenden. Onze klanten zeggen keer op keer: ‘Dit is een van de beste bouwvoorstellen die ik ooit heb gezien!’” Thomas Burket, directeur van de 4e generatie

Misschien wel de grootste verandering in hun proces is dat ze nu het geweldige werk kunnen laten zien dat het bouwteam van PJ Callaghan doet. Thomas en zijn team kunnen contentbibliotheek-items zoals afbeeldingen, bouwtekeningen en foto's van eerdere projecten rechtstreeks naar hun voorstellen slepen, die zich daardoor beter onderscheiden en prettiger te lezen zijn voor hun klanten.

Het team van PJ Callaghan benut ook geautomatiseerde, gebruiksvriendelijke functies zoals goedkeuringsworkflows, toegewezen rollen en onze Google Drive-integratie. Door de opslagmogelijkheden van PandaDoc te benutten kunnen Thomas en zijn team al hun documenten op een enkele doorzoekbare plek bewaren, waardoor ze georganiseerd blijven en beter in staat zijn om voorstellen te volgen.

De resultaten

Het voorstelproces van PJ Callaghan is aanzienlijk verbeterd doordat ze zijn overgestapt van twee afzonderlijke tools naar een enkele productieve workflow. Thomas en zijn team zijn niet alleen erg te spreken over hun nieuwe, verbluffende voorstellen en offertes, maar ook over de realtime meldingen die ze ontvangen wanneer hun klant hun documenten opent, bekijkt of voltooit. Deze inzichten maken een lange verkoopcyclus een stuk interessanter.

Over interessant gesproken: PJ Callaghan is ook heel blij dat ze ruim 3 uur hebben kunnen besparen op het opstellen van documenten. Dankzij deze tijdsbesparing konden hun calculators de productiviteit verhogen en drie keer zoveel voorstellen de deur uit doen.

“PandaDoc is niet alleen eenvoudig te gebruiken, maar heeft mij en mijn team in staat gesteld efficiënter en consistenter te werken met de voorstellen die we verzenden. Wij zijn een 4e-generatie bouwbedrijf, dat sinds 1948 bestaat. PandaDoc heeft ons versneld naar het digitale tijdperk gebracht.” Thomas Burket, directeur

Nu het proces voor offertes en voorstellen van PJ Callaghan beter georganiseerd is en inefficiënties zijn geëlimineerd, kunnen ze terugkeren naar de basis en blijven bouwen aan sterke relaties met hun prospects en klanten. Het bedrijf meldt ook dat PandaDoc heeft geholpen om het percentage gesloten deals met 40% te verhogen en het aantal offertes met 180% te laten stijgen.

Het belangrijkste is dat Thomas en zijn team het werk van PJ Callaghan vol vertrouwen kunnen presenteren, waardoor ze meer opdrachten kunnen binnenhalen en nog generaties lang meer bouwprojecten kunnen blijven voltooien.