Wizehire verkort de tijd voor het opstellen van contracten van 1 uur naar 5 minuten met PandaDoc

Het was een hele strijd

Voor het team bij Wizehire voelde het maken van contracten als een lijdensweg – tijdrovend, repetitief en veel moeilijker dan het hoefde te zijn. Hun Docusign-configuratie schoot tekort: Salesforce-voorbeeldweergaven vertoonden storingen, gegevensvelden werden niet correct toegewezen en zelfs een eenvoudige taak zoals het wijzigen van een ondertekenaar wiste hele velden. Frustrerend, om het zacht uit te drukken. 

Bovendien ontbrak het aan ondersteuning, waardoor hun team vastzat in een constante cyclus van problemen oplossen in plaats van deals te sluiten. Het werd duidelijk dat ze een oplossing nodig hadden die echt werkte.

De juiste match vinden met PandaDoc

PandaDoc heeft het team bij Wizehire geholpen hun processen naar een hoger niveau te tillen met een gebruiksvriendelijk platform en betrouwbare klantenservice. Door de tijd voor het maken van contracten met 92% te verkorten, hebben ze grote efficiëntiewinsten behaald. En met een naadloze Salesforce-integratie zijn hun dagen van handmatige aanpassingen en probleemoplossing definitief voorbij.

Van frustrerende knelpunten naar moeiteloze workflows

Wizehire is erop gericht om bedrijven te helpen hun teams met vertrouwen te laten groeien, door slimme software te combineren met praktische, deskundige ondersteuning. Toen hun Sales Ops-team een manier nodig had om het contractbeheer te stroomlijnen, was PandaDoc de logische keuze.

Maar het liep anders.

Door een herstructurering van het bedrijf was April Fleming, Revenue Operations Analyst bij Wizehire, ineens verantwoordelijk voor het beheer van PandaDoc. De teamgenoten die alles hadden opgezet? Weg. 

Zonder echte begeleiding werd het een rommeltje. Toen het tijd was voor verlenging, zag Wizehire, zonder vastgelegde processen of duidelijke overdracht van eerdere beheerders, een kans op een frisse start en een efficiëntieslag. Aangetrokken door beloften van snelle ingebruikname, soepele integratie, een naadloze overgang en sterke ondersteuning, nam het team het strategische besluit om voor DocuSign te kiezen. Het is tenslotte DocuSign; wat kan er misgaan? 

Er ontstonden echter gaandeweg uitdagingen.

• Hun Salesforce-integratie? Niet geweldig. Voorbeeldweergaven van documenten vertoonden storingen, waardoor het team van April moest gokken hoe contracten er voor klanten uit zouden zien.

• Het instellen van het sjabloon? Een enorme tijdslurper. Gegevensvelden uit Salesforce werden niet correct gekoppeld, waardoor ze gegevens handmatig opnieuw in documenten moesten invoeren.

• Bewerkingsmogelijkheden? Voegde alleen maar meer fouten toe. Door ondertekenaars te wijzigen, werden er willekeurig velden verwijderd. April moest hierdoor sjablonen meerdere keren opnieuw inrichten. 

Om het nog erger te maken, was de klantenservice er ook niet op vooruitgegaan. April was dagelijks bezig met het oplossen van problemen – contracten corrigeren, omgaan met beschadigde concepten en eindeloos handmatige bewerkingen uitvoeren om documenten maar de deur uit te krijgen.

Op dat moment was het duidelijk: Wizehire moest een verandering doorvoeren. 

Wizehire keert terug naar PandaDoc

Voor Wizehire ging de terugkeer naar PandaDoc niet alleen over het overstappen op andere software — het ging om het terugkeren naar dagelijkse processen die wél werkten. Na te zijn geconfronteerd met voortdurende obstakels en inefficiënties waren April en haar team meer dan klaar voor een oplossing die consistent en eenvoudig te gebruiken was en waar betrouwbare ondersteuning voor werd geleverd. Ze hadden iets nodig dat hen niet zou vertragen.

PandaDoc maakte het waar.

Meer tijd overhouden

Na maandenlang te hebben geworsteld met haperende veldtoewijzing, frustrerende tijdelijke oplossingen en verloren tijd, wist Wizehire dat ze een contractoplossing nodig hadden die het leven echt gemakkelijker maakte. De naadloze Salesforce-integratie en geautomatiseerde aanpassing van PandaDoc gaven hen eindelijk de soepele, efficiënte contractoplossing waarnaar ze op zoek waren.

Nu werkt het verkoopteam van Wizehire als een goed geoliede machine:

• Ze kunnen slimme, aanpasbare sjablonen maken die automatisch gegevens synchroniseren tussen Salesforce en PandaDoc.

• Ze kunnen in slechts een paar klikken overeenkomsten aanmaken, afronden en verzenden – zonder Salesforce ooit te verlaten.

• Ze hebben de tijd voor het opstellen van contracten teruggebracht van een uur naar slechts vijf minuten, waardoor er tijd vrijkomt om te focussen op het sluiten van deals.

Niet representatief voor de PandaDoc-omgeving van Wizhire

Met PandaDoc krijgt Wizehire vol vertrouwen veel meer contracten de deur uit en bespaart het vertegenwoordigers tijd en energie om zich te richten op wat er echt toe doet: het bieden van een hoogwaardige koopervaring aan klanten.

Kleine veranderingen, grote impact

Vóór PandaDoc was het versturen van contracten via e-mail een gedoe van meerdere stappen – nu kan Wizehire in één eenvoudige stap overeenkomsten rechtstreeks vanuit PandaDoc versturen via e-mail en sms. Een kleine aanpassing, maar wel een die het salesteam een hoop tijd bespaart.

Niet representatief voor de PandaDoc-omgeving van Wizhire

“Het is al geweldig om de e-mail- en sms-functie te hebben. Onze verkoopmedewerkers hoeven de link niet te kopiëren en te plakken om deze vervolgens te e-mailen of te sms'en. Ze kunnen dat allemaal in één keer doen”, aldus April Fleming, Revenue Operations Analyst bij Wizehire

Meer dan alleen contractsoftware 

Naast de technologie vond Wizehire iets wat nog waardevoller was: een echt partnerschap. In tegenstelling tot hun ervaring met de ondersteuning van hun vorige provider staat het team van PandaDoc bij elke stap voor ze klaar om te helpen hun configuratie te verfijnen en het meeste uit het platform te halen.

De onboarding van PandaDoc vulde een cruciaal gat op in hun eerdere ervaring met het platform. In de eerdere ervaring van Wizhire doorliepen alleen beheerders het onboardingproces. Toen het bedrijf terugkeerde, zorgde PandaDoc ervoor dat zowel beheerders als verkoopvertegenwoordigers de onboarding doorliepen, zodat het hele team het platform effectief kon gebruiken. 

Concrete, dagelijkse resultaten met PandaDoc

• Toegenomen documentoutput: met PandaDoc verzendt de klant 25% meer documenten per maand dan met DocuSign.

• Sneller documenten creëren: PandaDoc verkort de tijd voor het maken en verzenden van documenten van 2 uur naar slechts 6 minuten – een tijdbesparing van 95%.

• Razendsnelle voltooiing: documenten worden 46x sneller ondertekend met PandaDoc, waardoor de gemiddelde voltooiingstijd afneemt van 3,7 dagen naar slechts 1 uur en 57 minuten.

Met PandaDoc kan het team van Wizehire zich richten op waar ze het beste in zijn – bedrijven helpen geweldige mensen aan te nemen, zonder vast te lopen in handmatige processen.

PandaDoc hanteert een persoonlijke aanpak: ze luisteren, passen zich aan en ondersteunen ons als partners. Dat gaf de doorslag. Ik weet ook dat ik ze altijd kan bereiken. Ze nemen de tijd om alles met ons door te nemen en ik kan erop vertrouwen dat ze ons helpen om eventuele problemen snel op te lossen.

April Fleming

Revenue Operations Analyst bij Wizehire