Luigi's Box spart mit den Funktionen von PandaDoc 30 Stunden pro Monat ein

Die Herausforderung

Luigi's Box, ein wachsendes Startup, das mit Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Verträgen konfrontiert war. Sie nutzten PandaDoc bisher nur eingeschränkt – sie verwendeten einfache Vorlagen, fügten Unterzeichner hinzu und versendeten Dokumente. Sie hatten mit ihrem Prozess zur Genehmigung von Kostenvoranschlägen zu kämpfen, der täglich 3–4 Stunden für die Überprüfung in Anspruch nahm, bevor der Vertrieb sie an Interessenten senden konnte, was sie dazu veranlasste, die Funktionen von PandaDoc genauer zu untersuchen.

Die Lösung

Natália Gažiová, Sales Operations Specialist bei Luigi's Box, hat die Nutzung von PandaDoc grundlegend überarbeitet. Durch die Erkundung und Implementierung von Funktionen wie Vorlagen, Intelligente Inhalte, Bearbeitungssperre und PandaDoc CPQ für HubSpot konnten sie ihren Vertriebsprozess automatisieren und optimieren. Dies führte zu erheblichen Zeiteinsparungen und reduzierte Engpässe, um Interessenten zeitnah Angebote zukommen zu lassen.

Maximierung des Potenzials von PandaDoc

Luigi’s Box arbeitet primär mit E-Shops zusammen, um deren Reichweite zu erhöhen, und bietet eine Reihe von Tools für den E-Commerce (Suche, Analyse, Empfehlungen & Produktauflistung), die durch ein optimales Einkaufserlebnis für die Besucher den Umsatz steigern. Als Natália zu Luigi's Box kam, beschränkte sich die Nutzung von PandaDoc im Unternehmen auf einfache Vorlagen ohne spezielle Funktionen.

Mit diesem Ansatz wurden die leistungsstarken Funktionen von PandaDoc nicht voll ausgeschöpft, was eine verpasste Chance zur Steigerung der Effizienz war. Als Natália dies erkannte, konzentrierte sie sich schnell darauf, die Nutzung der Plattform auszuweiten.

Durch ihre Bemühungen begann Luigi's Box, PandaDoc-Funktionen zu nutzen, die die Effizienz des Vertriebsteams weiter verbessern würden:

• Sie stellte sicher, dass umfassende Dokumentvorlagen in verschiedenen Kategorien erstellt wurden, sodass das Team mehrere Vorlagen für verschiedene Sprachen und Arten von Stakeholdern, einschließlich Kunden und Partnern, pflegen konnte.

• Sie haben die PandaDoc HubSpot-Integration aktiviert, wodurch Mitarbeiter Angebote und Kostenvoranschläge direkt aus HubSpot heraus erstellen und senden können. Dieser Ansatz stellte zudem sicher, dass jede Aktion, die in PandaDoc stattfand (wie die Unterzeichnung eines Vertrags durch den Interessenten), an HubSpot zurückgemeldet wurde und sogar die Opportunity auf „abgeschlossen/gewonnen“ setzte.

• Sie begannen, Intelligente Inhalte zu verwenden, was es Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Kostenvoranschläge schnell auf Basis von Optionen wie monatlichen, jährlichen oder vierteljährlichen Vertriebspaketen direkt in den Dokumenten anzupassen.

Standardisierung der Preisgestaltung mit PandaDoc CPQ für HubSpot

Natália machte große Fortschritte dabei, sicherzustellen, dass Luigi's Box PandaDoc optimal nutzt; eine Herausforderung blieb jedoch bestehen: die Notwendigkeit der manuellen Genehmigung von Verträgen aufgrund von Preisüberlegungen.

Dank ihrer bisherigen Erfahrung mit PandaDoc erkannte Natália das Potenzial der Plattform, ihre Probleme zu lösen. Sie arbeitete eng mit unserem Produktteam zusammen, um die Funktionen der HubSpot-Integration von PandaDoc für Configure, Price, Quote (CPQ) zu untersuchen. Ziel war es, Vertriebsmitarbeitern flexible Preisstrukturen zu bieten, die den Unternehmensrichtlinien entsprachen, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen.

Durch die Integration der CPQ-Funktionen von PandaDoc in ihre bestehenden Workflows konnte Luigi's Box Preisberechnungen automatisieren und Regeln durchsetzen, die direkt mit Produktoptionen, Rabatten und Anpassungen verknüpft sind. Dies vereinfachte nicht nur den Prozess der Kostenvoranschlagserstellung, sondern bot den Vertriebsmitarbeitern auch eine geführte Erfahrung bei der Auswahl der geeigneten Preisgestaltung auf der Grundlage vordefinierter Parameter.

Dadurch wurde die Notwendigkeit einer Genehmigung durch den Manager für jeden Kostenvoranschlag erheblich reduziert, da Maßnahmen zur Qualitätssicherung direkt in die Preisstrategie integriert waren.

„PandaDoc CPQ für HubSpot hat unseren Vertriebsprozess bei Luigi's Box wirklich grundlegend verändert. Vor der Integration dieser Funktionen kam es wegen manueller Genehmigungen und komplexer Preisstrukturen ständig zu Verzögerungen. Jetzt haben die Automatisierung der Preisberechnungen und die Möglichkeit, unsere Unternehmensrichtlinien einzuhalten, es unserem Sales-Team ermöglicht, mit beispielloser Effizienz zu arbeiten. Das geführte Angebotserlebnis stellt sicher, dass wir jedes Mal genaue Angebote liefern, Engpässe deutlich reduzieren und unsere Gesamtproduktivität steigern. Ich möchte nicht mehr zu unserer vorherigen Methode zurückkehren – die Lösung hat unsere Prozesse grundlegend verändert!“ - Natália Gažiová, Sales Operations Specialist bei Luigi's Box

Das Potenzial von PandaDoc voll ausschöpfen

Luigi's Box hatte regelmäßig geplante Telefonate und erhielt Unterstützung vom Produkt-Team von PandaDoc bei der Implementierung von PandaDoc CPQ für HubSpot. Dabei wurden sie mit detaillierter Dokumentation und Video-Ressourcen unterstützt, um sicherzustellen, dass sie die Funktionen erfolgreich implementieren und nutzen konnten.

Luigi's Box verzeichnete deutliche Verbesserungen, als sie die Funktionen von PandaDoc optimal nutzten. Kostenvoranschläge werden nun direkt aus ihrem HubSpot CRM erstellt, wobei vordefinierte Optionen es den Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, Verträge unabhängig zu erstellen, was die Notwendigkeit einer ständigen Einbindung der Vertriebsleitung verringert.

Stunden pro Monat beim Erstellen von Kostenvoranschlägen gespart

Die vollständige Einführung des Funktionsumfangs von PandaDoc führte zu einer höheren Prozesseffizienz und sparte dem Vertriebsteam jede Woche mehrere Arbeitsstunden. Mit PandaDoc CPQ für HubSpot müssen Manager nicht mehr Stunden damit verbringen, Kostenvoranschläge zu überprüfen, bevor diese an Interessenten gesendet werden können. Laut Natália war die Erfahrung mit PandaDoc insgesamt großartig. Ihre Vertriebsmitarbeiter können sich nun darauf konzentrieren, Lösungen zu verkaufen, anstatt Stunden mit der Erstellung von Kostenvoranschlägen zu verbringen.

Sind Sie bereit, die Dokumenten-Workflows in Ihren Teams zu optimieren? Demo buchen.

Ich kann gar nicht genug betonen, wie sehr PandaDoc unser Vertriebsteam verändert hat. Bevor wir alle Funktionen voll ausschöpften, behinderte unser Prozess zur Erstellung von Kostenvoranschlägen die Effizienz des Vertriebsteams. Dank der Funktionen von PandaDoc konnten wir manuelle Aufgaben automatisieren, die früher unsere Ressourcen beanspruchten. Ich schätze PandaDoc sehr, da es nicht nur unsere Effizienz steigert, sondern uns auch dabei unterstützt, unsere Wachstumsziele zu erreichen.

Natália Gažiová

Sales Operations Specialist at Luigi’s Box