Das familiengeführte Kleinunternehmen, das voll auf Technologie setzte

PRQ Exteriors ist ein in Colorado ansässiges Dach- und Fassadenunternehmen, das in nur drei Jahren fast um das Zehnfache gewachsen ist. Obwohl sie klein angefangen haben, entschied sich der Eigentümer schon früh dazu, stark in Technologie und Fachkräfte zu investieren – ein kühner Schritt in der handwerklichen Dienstleistungsbranche.

Jake Knight, der VP of Business Innovation, leitet alle Technologieabläufe und wurde geholt, um diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen. Ihr Ziel ist ehrgeizig: einen Umsatz von 150 Mio. $ zu erzielen. Dies erfordert die Konsolidierung übernommener Unternehmen und die Mechanisierung ihrer internen Prozesse.

Die Herausforderung: Papierkram, der nicht skaliert werden konnte

Im Bedachungs- und Hausdienstleistungsgeschäft gibt es viele bewegliche Teile. Bis zum Ende des Lebenszyklus eines Kunden hat dieser mit neun oder mehr Personen bei PRQ zusammengearbeitet. Die Aufrechterhaltung einer erstklassigen Kundenerfahrung ist von entscheidender Bedeutung. Daher ist es unerlässlich, die Customer Journey mit klaren Zuständigkeiten und einer nahtlosen Informationsübertragung zwischen den Teammitgliedern zu strukturieren.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Home-Services-Unternehmen bei ihrer Technologie im Rückstand sind. Für PRQ basierte das alte System auf uneinheitlichen Verträgen und gescannten Dokumenten, was zu einem großen Engpass für das Wachstum wurde.

• Keinerlei Konsistenz: Die Verträge waren überall verstreut, was eine Standardisierung für eine schnelle Skalierung sowie Fusionen und Übernahmen erschwerte.

• Manuelle Komplexität: Sie benötigten ein einzelnes Dokument für den Einsatz in mehreren Bundesstaaten, was ohne ständige, manuelle Bearbeitung unmöglich war.

• Unübersichtliche Nachverfolgung: Sie konnten Dokumente nach der Unterzeichnung nur schwer nachverfolgen oder umbenennen, was die Berichterstattung über kritische Versicherungsansprüche zu einem zeitaufwendigen Projekt machte.

PRQ benötigte eine Lösung, die jedes einzelne vom Unternehmen benötigte Dokument verwalten konnte, wobei alles direkt über das zentrale HubSpot-CRM gesteuert wurde.

Die Lösung: PandaDoc-Integration von HubSpot

Das Herzstück der technologischen Modernisierung von PRQ ist die Integration von HubSpot und PandaDoc. So arbeiten die beiden Plattformen zusammen: PandaDoc ermöglicht es PRQ, mit einem einzigen Vertrag Dutzende von zentralen Geschäftsdokumenten abzuwickeln. Sie übertragen Kundendaten direkt aus HubSpot nach PandaDoc, wo anschließend Variablenfelder genutzt werden, um alles im Vertrag anzupassen – von rechtlichen Variablen für mehrere Bundesstaaten bis hin zu komplexen, durch benutzerdefinierten Code generierten Dachgrößen- und Preisberechnungen.

Da beide Plattformen auf diese Weise verknüpft waren, wurde diese Integration zum täglichen Workflow, der den gesamten Übergabeprozess von PRQ reibungslos hielt.

Wie fünf Teams PandaDoc im gesamten Unternehmen nutzen

Die Plattform ist nicht auf den Vertrieb beschränkt – sie betrifft nahezu jeden Bereich des Unternehmens und sorgt für Konsistenz bei der Integration übernommener Unternehmen:

• Das Vertriebsaußendienst-Team kümmert sich um Kundenverträge und wechselt derzeit von seiner alten E-Signatur-Lösung (über die SalesRabbit-Haustür-App) zur vollständigen Integration mit PandaDoc.

• Das Inside-Sales-Team nutzt PandaDoc ausschließlich für alle Zoom-basierten Vertragsunterzeichnungen und -abschlüsse.

• Account Manager automatisieren Dokumente für den gesamten Schadensabwicklungsprozess, einschließlich des Aufbaus eines umfassenden Pre-Production-Playbooks, das Kundeneingaben und Unterschriften erfordert.

• Produktion: verwendet Vorlagen und Tabellen, um wichtige Dokumente wie Materialbestellformulare und Änderungsaufträge schnell zu erstellen, und unterstützt so den Bedarf an großen Stückzahlen.

• HR und M&A nutzen die Plattform, um die Erstellung vertraulicher Dokumente zu optimieren, einschließlich des Versands von Einstellungsangeboten für die Rekrutierung und Absichtserklärungen für strategische Unternehmensübernahmen.

Die Ergebnisse: Zurückgewonnene Stunden und ein klarer Weg zu 150 Mio. $

Die Entscheidung, Dokumente zu konsolidieren und zu automatisieren, war eine Voraussetzung für ihre aggressive Wachstumsstrategie. Durch den Wegfall des manuellen Prozesses beim Abrufen von Vorlagen, Suchen von Unterschriften und Umbenennen von Dateien sparte PRQ unzählige Stunden, die das Unternehmen nun für die Übernahme und Integration neuer Geschäftsbereiche nutzen kann.

• Jährliche Zeitersparnis: PRQ Exteriors sparte über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg jährlich über 312 Stunden für die manuelle Dokumentenerstellung, das Einholen von Unterschriften und das Umbenennen von Dateien ein.

• Operative Konsolidierung: Sie haben zentrale Geschäftsdokumente erfolgreich konsolidiert und so sichergestellt, dass jeder Vertrag über mehrere Bundesstaaten hinweg korrekt und regelkonform ist.

• M&A-Bereitschaft: PandaDoc wickelt jetzt kritische M&A-Dokumente ab und unterstützt die täglichen Änderungsaufträge bei ihren Unternehmensübernahmen. So wird sichergestellt, dass jeder Unternehmensbereich über eine Methodik zur Unterzeichnung verfügt.

Der Erfolg des Tech-first-Ansatzes von PRQ hat dem Unternehmen einen enormen Wettbewerbsvorteil in der Home-Services-Branche verschafft. Durch die Automatisierung der eigenen Prozesse und Investitionen in Technologie ist PRQ Exteriors nun bestens aufgestellt, um sein Wachstum mit der richtigen Technologie am Steuer fortzusetzen. 

„Wir können unser Ziel von 150 Mio. $ nur erreichen, wenn unsere Technologie einwandfrei funktioniert. PandaDoc ermöglicht es uns, einen komplexen Vertrag für mehrere Bundesstaaten nahtlos mit allen korrekten rechtlichen Variablen und Preisen zu versenden. Es beseitigt das alte Chaos. Wir erhalten saubere, verlässliche Daten zurück, über die wir tatsächlich Berichte erstellen können – und das ist für eine Skalierung unverzichtbar.“ —Jake Knight, VP of Business Innovation bei PRQ Exteriors