Lafunción de orden de firmas garantiza que los documentos sigan una secuencia de firma específica y que no se envíen a más de una persona o equipo a la vez. Además, ofrecen la tranquilidad de saber que todos los cambios y aprobaciones se realizan en en el orden deseado.

Una vez que hayas habilitado la configuración del orden de firmas en tu plantilla de documento, solo tienes que hacer clic y arrastrar los destinatarios o funciones que desees, en el orden en que quieras que reciban los documentos. Cualquier nuevo archivo que crees con esa plantilla incluirá automáticamente el orden de firma establecido.

Muchos documentos requieren la aprobación de varias personas antes de que se puedan considerar listos para su envío. Las aprobaciones permiten configurar un procesode aprobacióninterno y automatizado, que conecta a todos los usuarios necesarios con un documento antes de que se envíe al destinatario previsto. Además, puedes enviar información a los miembros del equipo interno, tanto antes como después de que el documento se dé por finalizado, habilitando órdenes de firmas y añadiendo a los compañeros de trabajo necesarios como destinatarios finales.

Uno de los obstáculos más comunes de todo flujo de trabajo de gestión de documentos es la temida acumulación de modificaciones contradictorias de un documento compartido. Si estableces ventanas de acceso predeterminadas para cada colaborador, podrás agilizar la gestióndel proceso y evitar los conflictos y la confusión causados por cambios y comentarios contradictorios.

Otras soluciones sencillas que permiten garantizar una mejor gestión del flujo de trabajo son las siguientes:

• Limitar el número de administradores y gestores en el software de automatización.
• Bloquear contenidos mediante la opción de «Restringir edición» para evitar que personas no autorizadas hagan cambios no deseados en elementos importantes del documento, como tablas de precios o descuentos.
• Crear funciones personalizadas en elsoftware de seguimiento de procesos con los permisos correspondientes, para garantizar que tu negocio funcione sin problemas.

Estas herramientas de automatización de flujos de trabajo para la gestión de documentos son lo suficientemente flexibles como para permitir su actualización en cualquier momento, pero lo suficientemente predecibles como para mantener los procesos en marcha con el piloto automático.

El software de automatización de flujos de trabajo de PandaDoc te permitirá configurar fácilmente un sistema de gestión de documentos, ya que lo puedes integrar a la perfección con el CRM que ya estés utilizando para tus productos o servicios y generar, por ejemplo, tablas de precios interactivas con solo un par de clics. Con PandaDoc, utilizar tu CRM para agilizar las tareas más repetitivas de tu negocio puede ser tan sencillo como activar la opción «Importación automática» en tu documento o plantilla.

Esto hará que los datos y productos clave se incorporen automáticamente a tus documentos desde tu CRM, que hará las veces de fuente de información única de la empresa.

La productividad de las empresas depende del desarrollo de procesos y flujos de trabajo sencillos y fiables. PandaDoc facilita la gestión de grandes cantidades de documentos, tanto para las grandes empresas como para negocios más modestos.

Con el software de automatización de PandaDoc, tu equipo tendrá acceso a potentes funciones de gestión, como la edición de documentos en tiempo real por varias personas, los flujos de trabajo de aprobación, las órdenes de firma y el seguimiento automatizado del estado de los documentos. Esto significa que podrás dedicar mucho menos tiempo al papeleo e para invertirlo en abordar las tareas pendientes y más importantes, como ampliar el negocio, incorporar nuevo talento a tus equipos o analizar documentos clave.

Tu negocio es único, de modo que tu solución de flujos de trabajo documental también debería serlo. Con el software de flujo de trabajo personalizable de PandaDoc, podrás crear automatizaciones de documentos y flujos de trabajo para que funcionen exactamente como tú necesitas.

Elige entre nuestro sinfín de soluciones de gestión de papeleo para crear o eliminar órdenes de firma y aprobaciónde flujos de trabajo, bloquear contenido en los documentos, facilitar la colaboración en tiempo real entre equipos y gestionar los comentarios importantes en un solo lugar. Con el software de automatización de flujos de trabajo de código abierto de PandaDoc, podrás diseñar el flujo de trabajo documental de tus sueños, en un solo clic.