Poll Everywhere maakt verlengingen een fluitje van een cent met PandaDoc

De nachtmerrie van handmatige verlengingen 

Poll Everywhere helpt presentatoren hun publiek te animeren met live peilingen, V&A-sessies en woordwolken. Docenten, bedrijfsleiders en organisatoren van evenementen zweren erbij. Maar intern? Hun documentbeheerproces had een flinke upgrade nodig.

Voorafgaand aan PandaDoc ontvingen veel klanten die aan verlenging toe waren geen formeel contract voor hun verlenging. Ze ontvingen alleen per e-mail een QuickBooks-offerte, wat de dealflow inconsistent en foutgevoelig maakte.

Operationeel klantsuccesmanager Chase King en zijn team kwamen om in handmatig werk. Ze moesten vaak achter inkooporders aan, hielden facturen handmatig bij en mailden eindeloos heen en weer. Het was traag, frustrerend en veel te tijdrovend.

“Ons verlengingsproces was volstrekt ordeloos”, zegt Chase. “Geen officiële overeenkomsten, geen automatisering, alleen per e-mail verzonden QuickBooks-offertes. Geen juridische documenten, geen servicevoorwaarden en al helemaal geen makkelijke manier om alles bij te houden. Met meer dan 500 klanten was dat onhoudbaar.”

Van chaos naar helderheid

Voordat Poll Everywhere een grote leverancier als PandaDoc in de arm kon nemen, moesten ze aantonen dat dat de juiste keuze was. Dat was de taak van compliance- en beveiligingsdirecteur Jeffrey Beaver.

“Het kiezen van een leverancier draait voor ons niet alleen om functionaliteit. We hebben harde gegevens nodig om de investering te rechtvaardigen”, legt Jeffrey uit. “Medewerkers moeten een document op basis van gegevens maken en dat hogerop presenteren om aan te tonen dat het product noodzakelijk is, het best voldoet aan onze vereisten en binnen het budget past.”

Wat waren de vereisten voor Poll Everywhere?

• Een betere gebruikerservaring: eenvoudig, intuïtief en gemakkelijk te implementeren in alle teams

• Alles-in-eenfunctionaliteit: een documentenbibliotheek, een ondertekeningstool en een werkplek in één

• Onmisbare kenmerken: compliance, automatisering en gebruiksgemak op alle afdelingen waarborgen

• Integratie met bestaande tools: contractprocessen koppelen aan QuickBooks om facturering te automatiseren en handmatige gegevensinvoer overbodig te maken

“PandaDoc voldeed aan alle eisen. Maar wat ons echt overtuigde, was hoe naadloos het in onze workflow paste. Het was niet zomaar een tool, het is een essentieel onderdeel geworden van onze manier van werken.” —Jeffrey Beaver, compliance- en beveiligingsdirecteur van Poll Everywhere

Het verlengingsproces transformeren met PandaDoc 

Poll Everywhere heeft tijdens de evaluatie van potentiële leveranciers ook Dropbox Sign en Breadwinner geëvalueerd, maar PandaDoc kwam als duidelijke winnaar uit de bus. Beveiliging, compliance en integraties met Salesforce en QuickBooks waren cruciaal en PandaDoc voldeed aan al die eisen.

Sinds PandaDoc is alles anders. Dit is veel beter geworden:

• Klanten krijgen niet meer alleen een QuickBooks-offerte, maar ondertekenen nu een formele met PandaDoc gemaakte overeenkomst.

• Zodra een klant een contract ondertekent, wordt er automatisch een QuickBooks-offerte gemaakt en verzonden om te bekijken.

• Wachten op inkooporders is voorbij, het verlengingsproces wordt nu geïnitieerd door documenthandtekeningen.

• Verkoop- en klantsuccesmanagers verspillen geen tijd meer aan de opvolging van facturen en mailwisselingen zijn veel korter geworden.

“Vroeger sleepten verlengingen zich maandenlang voort. Dat is een verschil van dag en nacht met nu”, zegt Chase. “We hadden vaak 30–40 achterstallige verlengingen tegelijk, nu zijn het er minder dan 15. Klanten ondertekenen contracten 30–60 dagen voor de deadline, waardoor alles op schema blijft.”

Waarde vinden buiten verlengingen

Wat begon als een simpele oplossing om het verlengingsproces te verbeteren, groeide al snel uit tot een volledige PandaDoc-implementatie binnen de hele organisatie. Het salesteam gebruikt PandaDoc nu om moeiteloos contracten te beheren en de status van deals te volgen, waardoor overdrachten soepeler verlopen en deals sneller gesloten worden. Financiële en complianceteams gebruiken het platform inmiddels om belangrijke overeenkomsten veilig op te slaan en te beheren, wat voor gemoedsrust en indien nodig gemakkelijke toegang zorgt. Voor de directie zijn de resulterende transparantie en efficiëntie een groot voordeel. De tijd van verlengingschaos is voorbij en in plaats daarvan is er een gestroomlijnd systeem dat elke fase van de levenscyclus van de klant ondersteunt.

Een meetbare impact behalen

Sinds de overstap naar PandaDoc heeft Poll Everywhere grote successen behaald:

• 33–66% snellere verlengingen: het proces duurt nu 30 tot 60 dagen in plaats van 90 zonder PandaDoc. 

• 50% minder achterstallige contracten: afgenomen tot minder dan 15 in plaats van 40 zonder PandaDoc.

• Geen rompslomp: geen eindeloze opvolging en handmatige e-mails meer.

Voor Poll Everywhere is PandaDoc niet zomaar een tool – het vormt de kern van hun bedrijf. 

PandaDoc heeft de manier waarop we verlengingen afhandelen compleet veranderd. Het is van een 'handig om te hebben' een absolute must-have geworden.

Chase King

Customer Success Ops Manager bij Poll Everywhere