Luigi's Box ahorra 30 horas al mes con las funciones de PandaDoc

El reto

Luigi's Box, una startup en crecimiento que se enfrentaba a dificultades en la gestión de contratos. Su uso actual de PandaDoc era básico: utilizaban plantillas sencillas, añadían firmantes y enviaban documentos. Tenían dificultades con el proceso de aprobación de propuestas, ya que les llevaba entre tres y cuatro horas al día revisarlas antes de que el departamento de ventas pudiera enviárselas a los clientes potenciales, lo que les llevó a profundizar en las funcionalidades de PandaDoc.

La solución

Natália Gažiová, especialista en operaciones de ventas de Luigi's Box, se encargó de optimizar el uso de PandaDoc en la empresa. Al explorar e implementar funciones como Plantillas, Contenido inteligente, Bloqueo de edición y PandaDoc CPQ para HubSpot, automatizaron y optimizaron su proceso de ventas. Esto supuso un ahorro de tiempo significativo y redujo los cuellos de botella para hacer llegar las propuestas a los clientes potenciales de manera ágil.

Cómo maximizar el potencial de PandaDoc

Luigi’s Box, que trabaja principalmente con tiendas online para mejorar su visibilidad, es un conjunto de herramientas para el comercio electrónico (búsqueda, análisis, recomendaciones y listados de productos) que ayuda a aumentar las ventas al ofrecer a los visitantes la mejor experiencia de compra posible. Cuando Natália se unió a Luigi's Box, el uso que hacía la empresa de PandaDoc se limitaba a plantillas básicas sin ninguna funcionalidad especial.

Este enfoque no aprovechó al máximo las potentes funciones que ofrece PandaDoc, lo que supuso una oportunidad perdida para mejorar la eficiencia. Al darse cuenta de esto, Natália se centró rápidamente en ampliar el uso que hacían de la plataforma.

Gracias a sus esfuerzos, Luigi's Box empezó a aprovechar las funciones de PandaDoc que mejorarían aún más la eficiencia del equipo de ventas:

• Se aseguró de que se crearan plantillas de documentos completas en varias categorías, lo que permitió al equipo mantener varias plantillas adaptadas a diferentes idiomas y tipos de partes interesadas, incluidos clientes y socios.

• Habilitaron la integración de PandaDoc con HubSpot, lo que permite a los representantes crear y enviar propuestas directamente desde HubSpot. Este enfoque también garantizó que cualquier acción realizada en PandaDoc (como la firma de un contrato por parte del cliente potencial) se reflejara en HubSpot e incluso cambiara la oportunidad a cerrada/ganada.

• Han empezado a usar contenido inteligente, lo que permite a los representantes de ventas adaptar propuestas rápidamente según opciones como planes de ventas mensuales, anuales o trimestrales directamente dentro de los documentos.

Estandarización de precios con PandaDoc CPQ para HubSpot

Natália logró grandes avances para garantizar que Luigi's Box aprovechara al máximo el potencial de PandaDoc; sin embargo, seguía existiendo un problema: la necesidad de aprobar manualmente los contratos debido a cuestiones relacionadas con los precios.

Gracias a su experiencia previa con PandaDoc, Natália reconoció su potencial para resolver sus problemas. Trabajó en estrecha colaboración con nuestro equipo de producto para analizar las capacidades de las funciones de HubSpot para Configure, Price, Quote (CPQ) de PandaDoc, con el objetivo de dotar a los representantes de ventas de estructuras de precios flexibles que se ajustaran a las directrices de la empresa sin comprometer la precisión.

Al integrar las funcionalidades de CPQ de PandaDoc en sus flujos de trabajo existentes, Luigi's Box pudo automatizar los cálculos de precios y aplicar reglas directamente vinculadas a las opciones de productos, descuentos y personalizaciones. Esto no solo simplificó el proceso de creación de propuestas, sino que también proporcionó a los representantes de ventas una experiencia guiada para seleccionar los precios adecuados en función de parámetros predefinidos.

Como resultado, la necesidad de aprobación del gestor en cada propuesta disminuyó significativamente, con medidas de garantía de calidad integradas en la propia estrategia de precios.

«PandaDoc CPQ para HubSpot ha transformado realmente nuestro proceso de ventas en Luigi's Box. Antes de integrar estas funciones, nos enfrentábamos a retrasos constantes debido a las aprobaciones manuales y a las complejas estructuras de precios. Ahora, la automatización de los cálculos de precios y la capacidad de cumplir con las directrices de nuestra empresa han permitido a nuestro equipo de ventas operar con una eficiencia sin precedentes. La experiencia guiada garantiza que proporcionemos presupuestos precisos en todo momento, lo que reduce significativamente los cuellos de botella y aumenta nuestra productividad general. No puedo imaginar volver a nuestro método anterior: ¡ha sido revolucionario para nosotros!», Natália Gažiová, especialista en operaciones de venta en Luigi's Box

Saca el máximo partido a PandaDoc

Luigi's Box mantenía reuniones periódicas y recibió ayuda del equipo de producto de PandaDoc para implementar PandaDoc CPQ para HubSpot, que les proporcionó documentación detallada y recursos en vídeo, garantizando así que pudieran implementar y utilizar las funciones adecuadamente.

Luigi's Box experimentó mejoras significativas al aprovechar al máximo las funciones de PandaDoc. Ahora las propuestas se crean directamente desde el CRM de HubSpot, con opciones predefinidas que permiten a los comerciales crear contratos de forma autónoma, lo que reduce la necesidad de una intervención constante por parte de los responsables de ventas.

Ahorro de horas al mes creando propuestas

La adopción completa del conjunto de funciones de PandaDoc dio lugar a una mayor eficiencia en los procesos y permitió a su equipo de ventas ahorrar varias horas de trabajo cada semana. Con PandaDoc CPQ para HubSpot, los gestores ya no tendrán que dedicar horas a revisar las propuestas antes de poder enviarlas a los clientes potenciales. Según Natália, la experiencia general con PandaDoc ha sido excelente. Sus representantes de ventas ahora pueden centrar su tiempo en vender soluciones, en lugar de dedicar horas a crear propuestas.

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No puedo explicar lo transformador que ha sido PandaDoc para nuestro equipo de ventas. Antes de aprovechar todas las funciones, nuestro proceso de propuestas obstaculizaba la eficiencia del equipo de ventas. Con las capacidades de PandaDoc a nuestro alcance, hemos automatizado tareas manuales que solían consumir nuestros recursos. Me encanta PandaDoc, no solo por mejorar nuestra eficiencia, sino también por ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos de crecimiento.

Natália Gažiová

Sales Operations Specialist at Luigi’s Box