El negocio familiar que apostó por la tecnología

PRQ Exteriors es una empresa de cubiertas y exteriores con sede en Colorado que ha multiplicado por casi diez su volumen de negocio en tan solo tres años. Aunque sus comienzos fueron modestos, los propietarios apostaron desde el principio por realizar importantes inversiones en tecnología y en la contratación de personal especializado, una decisión audaz en el sector de los servicios para el hogar, caracterizado por el trabajo manual.

Jake Knight, vicepresidente de Innovación Empresarial, dirige todas las operaciones tecnológicas y se incorporó para hacer realidad esta visión. Su objetivo es ambicioso: alcanzar los 150 millones de dólares en ingresos. Para ello, es necesario consolidar las empresas adquiridas y automatizar sus procesos internos.

El reto: un papeleo que no se podía adaptar al crecimiento

En el sector de los servicios para el hogar y las cubiertas, hay muchos elementos en juego. Al final del ciclo de vida de un cliente, este habrá trabajado con nueve o más personas de PRQ. Mantener una experiencia del cliente de primera categoría es fundamental, por lo que resulta esencial estructurar el recorrido del cliente con vías claras y una transferencia de información fluida entre los miembros del equipo.

No es raro que las empresas de servicios para el hogar vayan con retraso en cuanto a tecnología. En el caso de PRQ, su antiguo sistema dependía de contratos desorganizados y documentos escaneados, lo que se convirtió en un importante cuello de botella para el crecimiento.

• Cero coherencia: los contratos eran muy dispares, lo que dificultaba su estandarización para facilitar la expansión rápida y las fusiones y adquisiciones.

• Complejidad manual: necesitaban un único documento que funcionase en mercados de varias regiones, lo que era imposible sin una edición manual y constante.

• Seguimiento caótico: no podían realizar un seguimiento ni cambiar el nombre de los documentos una vez firmados, lo que hacía que la tramitación de las reclamaciones de seguros críticas se convirtiera en una tarea que requería mucho tiempo.

PRQ necesitaba una sola solución que pudiese gestionar cada uno de los documentos se necesitara, todos ellos tramitados directamente a través de su CRM central de HubSpot.

La solución: la integración de PandaDoc en HubSpot

La clave de la actualización tecnológica de PRQ es la integración de HubSpot y PandaDoc. Así es como funcionan juntas las dos plataformas: PandaDoc permite a PRQ usar un solo contrato para gestionar docenas de documentos comerciales clave. Transfieren los datos de los clientes de HubSpot directamente a PandaDoc, que a continuación utiliza campos variables para personalizar todos los aspectos del contrato, desde variables legales específicas de cada región hasta complejos cálculos de dimensiones de tejados y precios generados mediante código personalizado.

Al estar ambas plataformas conectadas de esta manera, esta integración se convirtió en el flujo de trabajo diario que garantizaba la fluidez de todo el proceso de traspaso de PRQ.

Cómo cinco equipos usan PandaDoc en toda la empresa

La plataforma no se limita al área de ventas — abarca casi todas las partes de la empresa, lo que garantiza la coherencia a medida que integran las empresas adquiridas:

• El Equipo de Ventas sobre el Terreno gestiona los contratos con los clientes y está llevando a cabo una transición activa desde su antigua solución de firma electrónica (a través de la aplicación de visitas a domicilio SalesRabbit) para integrarse plenamente con PandaDoc.

• El Equipo de Ventas Internas utiliza PandaDoc en exclusiva para firmar y cerrar todos los contratos a través de Zoom.

• Los gestores de cuentas automatizan los documentos de todo el proceso de reclamación de seguros, lo que incluye la elaboración de un exhaustivo manual de procedimientos previo a la producción que requiere la participación y las firmas de los clientes.

• Producción utiliza plantillas y tablas para generar rápidamente documentos esenciales, como formularios de pedido de material y órdenes de modificación, lo que permite satisfacer necesidades de gran volumen.

• RR. HH. y Fusiones y Adquisiciones utilizan la plataforma para agilizar la creación de documentos confidenciales, lo que incluye el envío de cartas de oferta de empleo para la contratación y cartas de intenciones para adquisiciones estratégicas de empresas.

Los resultados: horas ahorradas y un camino despejado hacia los 150 millones de dólares

La decisión de consolidar y automatizar los documentos era un requisito para esta agresiva estrategia de crecimiento. Al eliminar el proceso manual de recuperar plantillas, buscar firmas y renombrar archivos, PRQ ha ahorrado innumerables horas que ahora puede dedicar a la adquisición e integración de nuevas unidades de negocio.

• Ahorro de tiempo anual: PRQ Exteriors ha ahorrado más de 312 horas al año dedicadas a la preparación manual de documentos, la recogida de firmas y el cambio de nombre de archivos a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente.

• Consolidación operativa: consolidaron los documentos clave de la empresa, para garantizar que todos los contratos fueran precisos y cumplieran la normativa en varias regiones.

• Preparación para fusiones y adquisiciones: PandaDoc gestiona ahora los documentos clave de fusiones y adquisiciones y da soporte a las órdenes de cambio diarias de las empresas adquiridas, garantizando que cada área del negocio cuente con una metodología para la firma de documentos.

El éxito del concepto de PRQ, que da prioridad a la tecnología, les ha proporcionado una enorme ventaja competitiva en el sector de los servicios para el hogar. Al automatizar sus procesos e invertir en tecnología, PRQ Exteriors se ha posicionado para seguir creciendo con la tecnología adecuada al mando. 

"No podemos alcanzar nuestra meta de 150 millones de dólares si nuestra tecnología no es impecable. PandaDoc nos permite tomar un contrato complejo que abarca varias regiones y enviarlo sin problemas, con todas las variables legales y los precios correctos. Elimina el caos del pasado. Recibimos datos limpios y fiables con los que realmente podemos elaborar informes, y eso es imprescindible para crecer". — Jake Knight, vicepresidente de innovación empresarial en PRQ Exteriors