PJ Callaghan augmente son taux de conclusion de 40 %

P.J. Callaghan est une entreprise de construction générale de quatrième génération qui se consacre exclusivement à la construction commerciale. Elle est spécialisée dans les bâtiments métalliques préfabriqués destinés à une clientèle de choix. Fondée en 1948, elle propose, outre les bâtiments métalliques préfabriqués, des services dans les domaines de la maîtrise d’œuvre générale, de la conception-construction, de l’architecture, de la gestion de chantier et de l’entretien des installations.

Le problème

Avant de se consacrer à la construction commerciale, PJ Callaghan s’était initialement spécialisé dans la construction de maisons individuelles dans la région de Saint-Pétersbourg, en Floride. Puis, en 1967, l’entreprise est devenue distributeur agréé d’un fabricant de bâtiments métalliques et s’est orientée vers les projets commerciaux.

Dans le domaine de la construction commerciale, la communication avec les clients, les sous-traitants et les fournisseurs est essentielle pour garantir la réussite de chaque projet. L’entreprise se targue également d’être une société axée sur la clientèle, ce qui lui a permis de nouer des relations de longue date avec des entreprises telles que Coca-Cola, Southeastern Freight, Penske et bien d’autres encore.

Malheureusement, leur processus d’élaboration des propositions ne reflétait pas leurs valeurs. Ce processus reposait sur un modèle Microsoft Word loin d’être optimal. La personne chargée de rédiger les propositions devait ensuite rassembler le contenu et les informations provenant de nombreuses sources, puis les copier-coller dans le modèle. Du fait de toutes ces étapes, il était pratiquement impossible de personnaliser chaque document envoyé, tout simplement parce que cela prenait trop de temps. Dans son ensemble, le processus était fastidieux et inefficace, sans compter que la mise en page ne parvenait pas à mettre en valeur les projets remarquables réalisés par PJ Callaghan.

La solution

Lorsque Thomas Burket, président de la 4e génération, s’est mis en quête d’une solution, il a d’abord découvert Proposify et DocuSign. Mais ces outils ne répondaient toujours pas parfaitement à ses besoins. Ils ne permettaient pas à son équipe de gagner en efficacité, car celle-ci devait encore utiliser de nombreux outils pour mener à bien une seule tâche liée à l’élaboration d’une proposition.

Elle est donc repartie de zéro. Après avoir cherché des solutions concurrentes à celles qu’il utilisait déjà, Thomas a découvert PandaDoc et a finalement franchi le pas en raison de la rapidité, de la facilité d’utilisation et de la possibilité d’intégrer des contenus multimédias enrichis dans ses propositions.

Thomas apprécie également les modèles PandaDoc. Désormais, lui et son équipe peuvent créer en quelques minutes des propositions professionnelles, personnalisées et riches en contenu multimédia grâce aux modèles qu’ils ont élaborés pour chaque type spécifique de proposition qu’ils envoient.

« J’apprécie beaucoup ces modèles. Ils aident notre équipe commerciale à créer des formulaires de devis standardisés, qui présentent une cohérence entre les différents types de devis que nous envoyons. Nos clients nous disent régulièrement : "C’est l’un des plus beaux devis de travaux que j’aie jamais vus !" » Thomas Burket, président représentant la 4e génération

Le changement le plus important dans leur processus réside peut-être dans la possibilité de mettre en valeur l’œuvre exceptionnelle réalisée par l’équipe de construction de PJ Callaghan. Thomas et son équipe peuvent glisser-déposer des éléments de la bibliothèque de contenus, tels que des graphiques, des plans de construction et des photos de projets antérieurs, directement dans leurs devis, ce qui permet de les rendre plus attrayants et plus agréables à lire pour leur clientèle.

L’équipe de PJ Callaghan tire également parti de fonctionnalités faciles à utiliser et automatisées, telles que les flux de travail d’approbation, les rôles attribués et notre intégration Google Drive. Grâce aux capacités de stockage de PandaDoc, Thomas et son équipe peuvent conserver tous leurs documents dans un emplacement unique et consultable, ce qui les aide à rester organisés et à mieux suivre les propositions.

Les résultats

Le processus d’élaboration des propositions de PJ Callaghan s’est considérablement amélioré, car l’entreprise est passée de deux outils disparates à un flux de travail efficace. Thomas et son équipe apprécient non seulement leurs nouvelles propositions et devis, d’une qualité exceptionnelle, mais ils apprécient également les notifications en temps réel qu’ils reçoivent lorsque leurs clients ouvrent, consultent ou finalisent leurs documents. Ces informations sont un véritable atout pour rendre un cycle de vente souvent long plus intéressant.

Pour rester sur cette note, PJ Callaghan se réjouit d’avoir pu économiser plus de 3 heures sur le temps consacré à la création de documents. Ce gain de temps a permis à ses estimateurs d’accroître leur productivité et de multiplier par trois le nombre de devis qu’ils parviennent à envoyer.

« PandaDoc est non seulement simple à utiliser, mais il nous a également permis, à mon équipe et à moi-même, d’être plus efficaces et plus cohérents dans les devis que nous envoyons. Nous sommes une entreprise de construction de 4e génération, en activité depuis 1948, et PandaDoc nous a permis d’entrer rapidement dans l’ère numérique. » Thomas Burket, Président

Maintenant que le processus de devis et d’appel d’offres de PJ Callaghan est mieux organisé et que les pertes d’efficacité ont été résolues, l’entreprise a pu revenir à l’essentiel et continuer à tisser des relations solides avec ses prospects et ses clients. L’entreprise indique également que PandaDoc lui a permis d’augmenter son taux de signature de 40 % et le volume de ses appels d’offres de 180 %.

Mais surtout, Thomas et son équipe peuvent présenter en toute confiance les réalisations de PJ Callaghan, ce qui leur permet de remporter davantage de contrats et de continuer à mener à bien davantage de projets de construction pour les générations à venir.